---
tytul: Centralny Rejestr Umów - co widać od 1.07.2026 i jak to czytać jako sprzedawca
adres: https://sigov.pl/wiedza/centralny-rejestr-umow-jak-czytac/
rodzaj: artykul
format: rozbior
kategoria: Podstawy rynku
autor: Piotr Cieluchowski
autor_rola: Co-founder Sigov
stan_prawny_na: 2026-10-24
zrodla_sprawdzono: 2026-10-24
---

# Centralny Rejestr Umów - co widać od 1.07.2026 i jak to czytać jako sprzedawca

Od 1 lipca 2026 r. gminy, szkoły, ośrodki i inne jednostki publiczne wpisują swoje umowy do jawnego rejestru, także te za kilka tysięcy złotych. Pokazujemy, co dokładnie widać w Centralnym Rejestrze Umów i jak zamienić wpisy w listę konkurentów, cen i terminów kolejnych zakupów.

**W skrócie**

- Od **1 lipca 2026 r.** gminy, powiaty i ich jednostki wpisują umowy na zakupy do jawnego [Centralnego Rejestru Umów](https://sigov.pl/wiedza/instytucje/centralny-rejestr-umow/) (CRU). Przepis nie ma progu kwotowego, więc trafiają tam także zlecenia za kilka tysięcy złotych.
- Wpis ma się pojawić najpóźniej **30 dni** od zawarcia umowy. Wgląd nie wymaga logowania.
- Z rejestru wyczytasz, kto realizuje zlecenia w twojej branży, za ile i do kiedy. Koniec umowy na usługę ciągłą to zapowiedź kolejnego zakupu.
- Ograniczenia: rejestr jest młody, spółki komunalne go nie wypełniają, a część umów jest wyłączona.
- Następny krok: wyszukaj w CRU swoją branżę w trzech gminach z twojego terenu.

## Dlaczego rejestr umów to dla ciebie sygnał sprzedażowy

[Zapytanie ofertowe](https://sigov.pl/wiedza/slownik/zapytanie-ofertowe/) w BIP mówi, co gmina chce kupić teraz. Rejestr umów mówi, co już kupiła, od kogo, za ile i na jak długo. Dla sprzedawcy to historia zakupów konkretnej jednostki.

Dla sprzedawcy to historia zakupów konkretnej jednostki.

Każda umowa w CRU to potencjalny lead. Trzeba o niej wiedzieć i wiedzieć, co z nią zrobić. Umowa serwisowa zawarta na 6 miesięcy kończy się w znanym dniu. Na kilka tygodni przed tym dniem jednostka zacznie szukać wykonawcy na kolejny okres.

Co to znaczy dla twojej sprzedaży: z CRU ustalisz, do kogo i kiedy zgłosić się z ofertą, zanim pojawi się zapytanie.

## Co mówi prawo o Centralnym Rejestrze Umów

Obowiązek wpisu ma kierownik każdej [jednostki sektora finansów publicznych](https://sigov.pl/wiedza/slownik/jednostka-sektora-finansow-publicznych/) (art. 34a ust. 1 ufp w brzmieniu Dz.U. 2025 poz. 1844). Do sektora należą m.in. gminy, jednostki budżetowe (szkoły, ośrodki pomocy społecznej), samorządowe zakłady budżetowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej i samorządowe instytucje kultury (art. 9 ufp). Gdy umowę zawiera organ władzy publicznej, np. wójt w imieniu gminy, obowiązek wykonuje kierownik jednostki, która ten organ obsługuje, czyli urzędu gminy (art. 34a ust. 4 ufp).

Rejestr obejmuje umowę, która jednocześnie jest zamówieniem i ma określoną formę (art. 34a ust. 1 ufp). Zamówienie to umowa odpłatna, w której zamawiający kupuje roboty budowlane, dostawy lub usługi (art. 7 pkt 32 Pzp). Forma pisemna to podpisany dokument, dokumentowa to np. zamówienie wysłane i przyjęte mailem, a elektroniczna to plik z podpisem kwalifikowanym (art. 78, 77² i 78¹ kc). Nie ma znaczenia, czy zakup przeszedł przetarg, czy był poniżej progu 170 000 zł.

| Kwestia | Co mówi przepis | Podstawa |
|---|---|---|
| Kto wpisuje | kierownik jednostki sektora finansów publicznych | art. 34a ust. 1-4 ufp |
| Jakie umowy | zamówienie w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub innej szczególnej | art. 34a ust. 1 ufp, art. 7 pkt 32 Pzp |
| Od jakiej kwoty | przepis nie przewiduje progu | art. 34a ust. 1 ufp |
| Od kiedy | umowy zawarte od 1.07.2026 | art. 14a ustawy z 14.10.2021 w brzmieniu Dz.U. 2025 poz. 1844 |
| W jakim terminie | bez zbędnej zwłoki, najpóźniej 30 dni od zawarcia lub zmiany | art. 34a ust. 10 ufp |
| Dla kogo | rejestr jest jawny, wgląd bez uwierzytelnienia | art. 34a ust. 11 ufp, § 13 ust. 1 rozporządzenia |
| Jak długo | do 5 lat od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać | art. 34b ust. 6 ufp |
| Czego nie ma | m.in. umowy służb specjalnych i jednostek podległych MON, umowy z zakresu prawa pracy, zamówienia z dziedziny obronności i bezpieczeństwa, umowy NFZ o świadczenia zdrowotne | art. 34a ust. 5 ufp |

Dane z rejestru możesz ponownie wykorzystywać nieodpłatnie, na warunkach ustalonych przez Ministra Finansów (art. 34b ust. 7 ufp). Wyszukiwarka Ministerstwa Finansów działa pod adresem rejestrumow.gov.pl.

## Jakie pola zobaczysz i co z nich wyczytasz

Zakres informacji wylicza art. 34a ust. 7 ufp, a szczegóły podaje § 3 rozporządzenia Dz.U. 2026 poz. 440.

| Pole (art. 34a ust. 7) | Co dokładnie jest wpisane | Co z tego wynika dla ciebie |
|---|---|---|
| pkt 1 numer umowy | numer, jeśli go nadano | odwołanie we wniosku o treść umowy |
| pkt 2 data zawarcia | dzień zawarcia umowy | moment zakupu w roku budżetowym |
| pkt 3 okres umowy | czas nieoznaczony albo liczba dni, miesięcy lub lat | data zawarcia plus okres daje planowany koniec umowy |
| pkt 4 strony umowy | nazwa (firma), REGON, NIP (jeśli jest w bazie REGON) i adres; przy osobie fizycznej imię i nazwisko | kto jest twoim konkurentem w tej jednostce |
| pkt 5 przedmiot | opis zakresu dostaw, usług lub robót | co dokładnie kupiono i w jakiej skali |
| pkt 6 wartość | kwota w złotych bez VAT, z opcjami i wznowieniami | poziom cen w twojej branży |
| pkt 7 środki UE i zagraniczne | tak albo nie (art. 5 ust. 1 pkt 2-3 ufp) | zakup z projektu, z terminem i wymogami projektu |
| pkt 8 status | aktywna albo nieaktywna, dzień zakończenia | czy umowa wciąż trwa |
| pkt 9 wyłączenia jawności | podstawa prawna oraz organ lub stanowisko osoby, która wyłączyła jawność | dlaczego czegoś nie widać |
| pkt 10 aktualizacje | przyczyna (np. zmiana umowy, wypowiedzenie, cesja, korekta błędu), krótki opis i data | zmiany wartości lub terminu w trakcie umowy |

Wartość to kwota z umowy, a nie to, co jednostka faktycznie zapłaciła (§ 2 ust. 1 i 3 rozporządzenia). Przy umowie na czas nieoznaczony wpisuje się wartość za pierwsze 48 miesięcy (§ 2 ust. 1). Gdy umowa nie podaje kwoty, wpisuje się środki, które jednostka zamierza na nią przeznaczyć (§ 2 ust. 2). Wyszukiwać możesz według kryteriów opartych na tych polach (§ 13 ust. 2 rozporządzenia). Kiedy jednostka musi zapłacić fakturę i co robić, gdy się spóźnia, piszemy w tekście o terminach płatności JST.

## Jak czytać CRU w praktyce

Rejestr odpowiada na cztery pytania sprzedawcy.

**Kto jest twoim konkurentem.** Wyszukaj przedmiot z twojej branży w jednostkach z twojego terenu. Pole „strony umowy” poda nazwę i NIP firmy. Jeśli wyszukiwarka pozwala szukać po wykonawcy, sprawdź też odwrotnie: wszystkie umowy konkurenta w regionie. Gdy zakup szedł w przetargu, ceny konkurencji i rozpiętość ofert wyczytasz z dokumentów, które gmina publikuje przed wpisem w CRU - rozbieramy je w tekście o ogłoszeniu o wyniku i informacji o wyborze oferty.

**Jakie są ceny.** Wartość umowy pokazuje kwotę całkowitą, bez cen jednostkowych. Porównuj więc umowy o podobnym zakresie i okresie. Szczegóły, np. stawkę za godzinę, znajdziesz w treści umowy, o którą możesz wnioskować (art. 10 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Klauzule tajemnicy przedsiębiorstwa w takich umowach uważa się co do zasady za niezastrzeżone (art. 35 ufp).

**Kiedy kończą się umowy.** Dodaj okres do daty zawarcia. Pole „dzień zakończenia” system oznacza dopiero przy zmianie statusu na nieaktywny (§ 3 pkt 6 rozporządzenia), więc nie czekaj na nie.

**Jak często jednostka kupuje daną usługę.** Licz umowy na ten sam przedmiot w jednej jednostce. Trzy umowy po 3 miesiące w ciągu roku zamiast jednej rocznej to sygnał, że jednostka kupuje doraźnie. Zwróć też uwagę na jednostki podległe: szkoła, dom kultury i ośrodek sportu wpisują swoje umowy osobno, niezależnie od urzędu.

## Co z tym zrobić

**Krok po kroku**

1. **Wybierz 3-5 jednostek z twojego terenu** (urząd gminy plus szkoły lub zakład budżetowy). Ty, 15 minut, lista z BIP gminy.
2. **Wyszukaj w CRU 3-4 słowa opisujące twoją usługę**, np. „konserwacja”, „serwis”, „przegląd”. Ty, 30 minut. Przedmiot to wolny opis, więc jedna fraza nie wystarczy.
3. **Spisz trafienia w arkuszu**: jednostka, wykonawca, przedmiot, wartość netto, data zawarcia, okres, wyliczony koniec. Ty lub asystent, 30 minut.
4. **Zaznacz umowy kończące się w ciągu 4 miesięcy.** To twoja lista leadów. Ustaw przypomnienie na 8-10 tygodni przed końcem każdej.
5. **Przed przypomnieniem sprawdź sygnał wcześniejszy**: czy zadanie jest w projekcie budżetu na kolejny rok (wójt przedkłada go radzie do 15 listopada, art. 238 ust. 1 ufp). Ty, 20 minut na gminę.
6. **Zgłoś się do jednostki z rozeznaniem**, zanim ogłosi zapytanie: krótka informacja o firmie i zakresie, jeszcze bez ceny. Ty, 1 rozmowa lub mail.
7. **Powtarzaj przegląd co miesiąc.** Wpisy pojawiają się do 30 dni po zawarciu umowy, więc miesięczny rytm wyłapie każdą nową umowę.

## Przykład: kiedy kończy się umowa konkurenta

Załóżmy, że serwisujesz instalacje grzewcze i obsługujesz kilka gmin w swoim powiecie. W jednej z nich kotłownie zespołu szkół od lat obsługuje firma z sąsiedniego powiatu. Chcesz wiedzieć, kiedy kończy się jej umowa, żeby zgłosić się przed kolejnym zakupem. Tak może wyglądać twoje pół roku z rejestrem.

**Oś czasu**

- **3.07.2026** - zespół szkół podpisuje z twoim konkurentem umowę na serwis dwóch kotłowni: 6 miesięcy, 24 600 zł netto.
- **do 2.08.2026** - szkoła ma czas na wpis (najpóźniej 30 dni od zawarcia).
- **sierpień 2026** - przy comiesięcznym sprawdzaniu rejestru wpisujesz w wyszukiwarkę „serwis kotłowni” i nazwę gminy. Widzisz wpis: nazwa i NIP konkurenta, okres 6 miesięcy, wartość 24 600 zł. Liczysz: koniec na początku stycznia 2027 r., około 4 100 zł miesięcznie za dwie kotłownie. Zapisujesz umowę w arkuszu i ustawiasz przypomnienie na październik.
- **październik 2026** - dzwonisz do dyrektora szkoły. Przedstawiasz firmę i proponujesz przegląd instalacji przed mrozami. Ceny jeszcze nie podajesz.
- **do 15.11.2026** - projekt budżetu na 2027 r. trafia do rady. Sprawdzasz w BIP, czy plan wydatków szkoły przewiduje serwis kotłowni.
- **grudzień 2026** - szkoła wysyła zapytanie do trzech firm na serwis w 2027 r. Jesteś na liście i znasz cenę odniesienia.

Ten schemat powtórzysz w każdej branży z umowami okresowymi: utrzymanie zieleni, odbiór odpadów z jednostek, serwis IT, [dowóz uczniów](https://sigov.pl/wiedza/katalog/dowoz-uczniow/).

## Pułapki i ograniczenia

- **Szukanie umów sprzed lipca 2026 r.** Rejestr obejmuje umowy zawarte od 1.07.2026. Wieloletnia umowa z 2025 r. się w nim nie pojawi. Historię sprzed tej daty ustalisz z BIP lub z wniosku o informację publiczną.
- **Spółka komunalna jako klient.** Spółki prawa handlowego nie należą do sektora finansów publicznych (art. 9 pkt 14 ufp wprost je wyłącza), więc wodociągi czy spółka śmieciowa w formie spółki nie wpisują swoich umów. Szukaj ich zakupów na ich stronach i [platformach zakupowych](https://sigov.pl/wiedza/slownik/platforma-zakupowa/), a jak kupują, opisujemy w tekście o [spółkach komunalnych i zamówieniach sektorowych](https://sigov.pl/wiedza/spolki-komunalne-i-zamowienia-sektorowe/).
- **Brak drobnego zakupu w rejestrze.** Umowa ustna nie spełnia warunku formy (art. 34a ust. 1 pkt 2 ufp). Jednostka może ją wpisać dobrowolnie, ale nie musi (art. 34a ust. 6 ufp). Sama faktura nie jest umową, więc nie decyduje o wpisie. Zamówienie wysłane mailem i przyjęte mailem to już forma dokumentowa (art. 77² kc), więc taka umowa trafia do rejestru. Tak wyjaśnia to Ministerstwo Finansów w odpowiedziach na pytania o CRU.
- **Wpis opóźniony o miesiąc.** Jednostka ma 30 dni, a dni awarii systemu się nie wlicza (art. 34a ust. 10 ufp). Brak umowy w sierpniu nie znaczy, że jej nie ma.
- **Wartość z umowy to nie cena rynkowa.** Kwota obejmuje opcje i wznowienia (§ 2 ust. 4 rozporządzenia). Umowa „do 50 000 zł” z opcją może skończyć się na 30 000 zł.
- **Twoja umowa też będzie widoczna.** Konkurencja zobaczy twoją nazwę, NIP i wartość umowy. Przy jednoosobowej działalności rejestr co do zasady pokaże też twoje imię i nazwisko. Licz się z tym, ustalając cenę.

Tekst nie obejmuje umów w szpitalach-spółkach ani w spółdzielniach. Wątpliwości co do jawności konkretnej umowy wyjaśnisz z prawnikiem.

## Dla zaawansowanych

**Dwa warunki łącznie.** Art. 34a ust. 1 ufp obejmuje informacje o umowie zawartej przez jednostkę sektora finansów publicznych „lub na jej rzecz”, jeżeli umowa łącznie: 1) stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 Pzp i 2) została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej. Próg kwotowy nie pojawia się ani w ustawie, ani w rozporządzeniu. Ministerstwo Finansów w odpowiedziach na pytania o CRU (pkt 10.2) pisze wprost, że obowiązek obejmuje umowy od 1 grosza. Starsze brzmienie art. 34a z progiem 500 zł, widoczne jeszcze w tekście jednolitym ufp (Dz.U. 2025 poz. 1483), zastąpiła ustawa Dz.U. 2025 poz. 1844, zanim weszło w życie.

**Forma dokumentowa.** Wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie (art. 77² kc), a dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 77³ kc). Podpis nie jest potrzebny. Stąd stanowisko MF: mail, skan i formularz online z akceptacją warunków na stronie to forma dokumentowa (pkt 10.7), faktura jest dowodem księgowym, a nie umową (pkt 10.4), umowa ustna wchodzi do rejestru tylko z decyzji kierownika (pkt 10.8, art. 34a ust. 6 ufp).

**Kto technicznie wpisuje.** Przy umowie organu obowiązek ma kierownik jednostki obsługującej ten organ (art. 34a ust. 4 ufp); kierownikiem urzędu gminy jest wójt (art. 33 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym). Wpisy robią pracownicy z uprawnieniem wprowadzającego albo publikującego (§ 10 rozporządzenia), a system przyjmuje też dane hurtowo z innych systemów przez API (§ 12).

**Wartość i okres.** Wartość to kwota z umowy z dokładnością do grosza, z opcjami i wznowieniami, bez VAT, a przy czasie nieoznaczonym - za pierwsze 48 miesięcy (§ 2 i § 3 pkt 4 rozporządzenia). Dzień zakończenia system wpisuje sam w dniu zmiany statusu na nieaktywny (§ 3 pkt 6). Przy zamówieniu realizowanym od ręki MF zaleca wpisać okres jednego dnia (pkt 11.4.2), więc krótki okres w rejestrze nie zawsze oznacza krótką usługę.

**Dane wykonawcy.** Przedsiębiorcę z Polski oznacza się nazwą (firmą), REGON, NIP-em i adresem (§ 3 pkt 2 lit. a), osobę fizyczną - imieniem i nazwiskiem (lit. c). MF przyjmuje, że imię i nazwisko podaje się także przy osobie prowadzącej działalność, chyba że kierownik wyłączy jawność (pkt 11.5.1). Wyłączenie obejmuje informacje chronione z art. 5 ust. 1 i 2-2b ustawy o dostępie do informacji publicznej (art. 34a ust. 8 ufp), a wpis wskazuje wtedy podstawę wyłączenia (§ 3 pkt 7).

## Pytania

### Czy w CRU są umowy poniżej 170 000 zł?
Tak. Przepis nie przewiduje progu kwotowego, liczy się to, że umowa jest zamówieniem i ma wymaganą formę (art. 34a ust. 1 ufp).

### Czy muszę się logować, żeby przeglądać rejestr?
Nie. Wgląd do informacji o umowach nie wymaga uwierzytelnienia (§ 13 ust. 1 rozporządzenia). Wyszukiwarka jest pod adresem rejestrumow.gov.pl.

### Jak szybko nowa umowa pojawia się w rejestrze?
Najpóźniej po 30 dniach od zawarcia. Ustawa każe wpisać ją bez zbędnej zwłoki (art. 34a ust. 10 ufp), więc wpis może pojawić się już w dniu podpisania.

### Czy zobaczę w CRU treść umowy?
Nie. Rejestr pokazuje wybrane informacje, nie dokument. Treść umowy możesz uzyskać na wniosek o informację publiczną (art. 10 ust. 1 ustawy o dostępie).

### Czy spółka komunalna wpisuje umowy do CRU?
Nie. Obowiązek mają jednostki sektora finansów publicznych, a spółki prawa handlowego do niego nie należą (art. 9 pkt 14 ufp). Jeśli jednak spółka zawiera umowę na rzecz gminy, informacje o niej wpisuje gmina (art. 34a ust. 2 ufp).

### Jak długo umowa zostaje w rejestrze?
Pięć lat od końca roku, w którym przestała obowiązywać (art. 34b ust. 6 ufp). Umowa zakończona w 2027 r. zniknie z rejestru z końcem 2032 r.

## Podstawa prawna

Ustawa o finansach publicznych: art. 9, art. 34a, art. 34b w brzmieniu Dz.U. 2025 poz. 1844, art. 35, art. 238. Ustawa z 14.10.2021 r.: art. 14a w brzmieniu Dz.U. 2025 poz. 1844. Rozporządzenie Dz.U. 2026 poz. 440: § 2, § 3, § 10, § 12, § 13. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 793): art. 7 pkt 32. Ustawa o dostępie do informacji publicznej: art. 10 ust. 1 w brzmieniu od 1.07.2026. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795): art. 77², 77³, 78 i 78¹. Ustawa o samorządzie gminnym: art. 33 ust. 3. Ministerstwo Finansów: najczęściej zadawane pytania o CRU JSFP (wersja z 17.08.2026) i wyszukiwarka rejestrumow.gov.pl.

## Źródła

1. [Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy - Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1844) - Centralny Rejestr Umów](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250001844)
2. [Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (Dz.U. 2026 poz. 440)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000440)
3. [Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1483)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250001483)
4. [Ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 793)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000793)
5. [Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. 2022 poz. 902, art. 10 ust. 1 zmieniony Dz.U. 2025 poz. 1844)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20220000902)
6. [Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000795)
7. [Ministerstwo Finansów - Centralny Rejestr Umów JSFP, najczęściej zadawane pytania (wersja 8.0 z 17.08.2026)](https://www.gov.pl/web/finanse/najczesciej-zadawane-pytania2)
8. [Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. 2026 poz. 662)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000662)

## Dalej

- [Gdzie gmina ogłasza zapytania ofertowe i jak ich szukać](https://sigov.pl/wiedza/gdzie-gmina-oglasza-zapytania-ofertowe/)
- [Sesja rady gminy jako zapowiedź zakupu - od uchwały do zamówienia](https://sigov.pl/wiedza/sesja-rady-gminy-zapowiedz-zakupu/)
- [Spółki komunalne i zamówienia sektorowe - kto kupuje według Pzp, a kto według regulaminu](https://sigov.pl/wiedza/spolki-komunalne-i-zamowienia-sektorowe/)