---
tytul: Regulamin zamówień gminy - co w nim przeczytać, zanim złożysz ofertę
adres: https://sigov.pl/wiedza/regulamin-zamowien-gminy-co-przeczytac/
rodzaj: artykul
format: rozbior
kategoria: Zapytania ofertowe
autor: Piotr Cieluchowski
autor_rola: Co-founder Sigov
stan_prawny_na: 2026-10-24
zrodla_sprawdzono: 2026-10-24
---

# Regulamin zamówień gminy - co w nim przeczytać, zanim złożysz ofertę

Poniżej progu ustawy to regulamin gminy decyduje, ile firm zapyta urząd, gdzie ogłosi zakup i jak wybierze ofertę. Kwadrans na jego lekturę przed pierwszą ofertą oszczędzi ci odrzucenia i straconych tygodni.

**W skrócie**

- Zamówień poniżej **170 000 zł netto** gmina nie udziela według Prawa zamówień publicznych (art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp). Kupuje według **[regulaminu zamówień](https://sigov.pl/wiedza/slownik/regulamin-zamowien/)**, który wójt, burmistrz albo prezydent miasta wydaje zwykle zarządzeniem.
- Regulamin mówi, od jakiej kwoty urząd pyta kilka firm, gdzie publikuje zapytanie, ile daje dni na ofertę i co poza ceną ocenia.
- Każda gmina pisze własny regulamin. Progi typu „od 50 tys. zł zapytanie do 3 firm” to lokalna konwencja, nie prawo.
- Regulamin znajdziesz w BIP wśród zarządzeń wójta. Jeśli go tam nie ma, poproś o niego wnioskiem o informację publiczną (urząd ma 14 dni na odpowiedź).
- Następny krok: przeczytaj regulaminy swoich gmin, zanim odpowiesz na pierwsze zapytanie.

## Dlaczego regulamin jest dla ciebie mapą zakupów gminy

Regulamin zdradza, jak będzie wyglądać każde przyszłe zapytanie. Z niego wiesz, czy zakup za 30 tys. zł trafi do [BIP](https://sigov.pl/wiedza/instytucje/bip/), czy urząd wyśle mail do trzech znanych sobie firm. Wiesz też, czy możesz wygrać czymś innym niż ceną.

Zakup poprzedza sygnał: [uchwała budżetowa](https://sigov.pl/wiedza/slownik/uchwala-budzetowa/) albo jej zmiana z nowym zadaniem. Gdy go zobaczysz, regulamin podpowie, co dalej. Czekać na ogłoszenie w BIP? Przedstawić się urzędowi, żeby trafić na listę zapraszanych firm? Szykować ofertę na krótki termin? Dla twojej sprzedaży znaczy to jedno: bez regulaminu nie wiesz, którędy przyjdzie zapytanie.

Dla twojej sprzedaży znaczy to jedno: bez regulaminu nie wiesz, którędy przyjdzie zapytanie.

## Co mówi prawo: dlaczego każda gmina kupuje po swojemu

Pzp stosuje się do zamówień od 170 000 zł netto (od 1.01.2026, wcześniej 130 000 zł). Poniżej progu ustawa nie narzuca trybu, terminów ani formy zapytania. Gmina wydaje jednak pieniądze publiczne, więc ustawa o finansach publicznych (ufp) każe wydawać je celowo i oszczędnie. Dlatego wójt, jako kierownik urzędu, spisuje zasady zakupów w zarządzeniu.

| Kwestia | Przepis | Co z niego wynika |
|---|---|---|
| [Próg stosowania Pzp](https://sigov.pl/wiedza/slownik/prog-stosowania-pzp/) | art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp (170 000 zł od 1.01.2026, zmiana Dz.U. 2025 poz. 1173) | Poniżej progu Pzp się nie stosuje |
| Wartość bez VAT | art. 28 Pzp | Porównujesz kwotę netto, nie brutto |
| Zakaz zaniżania i dzielenia | art. 29 ust. 1 i 2 Pzp | Gmina nie może sztucznie [podzielić zakupu](https://sigov.pl/wiedza/slownik/dzielenie-zamowienia/), żeby zejść pod próg |
| Łączenie części i podobnych dostaw | art. 30 ust. 1-2 i art. 33 Pzp | Wartość liczy się łącznie dla części zamówienia i dla całego zamawiającego, nie osobno dla każdego wydziału |
| Zasady wydawania | art. 44 ust. 3 ufp | Wydatki celowe, oszczędne, z najlepszym efektem z danych nakładów |
| Kto odpowiada | art. 53 ust. 1 ufp, art. 33 ust. 1 i 3 ustawy o samorządzie gminnym (usg) | Wójt kieruje urzędem i odpowiada za całość gospodarki finansowej, więc to on ustala zasady zakupów |
| Procedury wewnętrzne | art. 68 ust. 2 pkt 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ufp | Wójt zapewnia kontrolę zarządczą, czyli m.in. zgodność działania urzędu z prawem i procedurami wewnętrznymi; regulamin jest taką procedurą |
| Kto podpisuje umowę | art. 46 ust. 1 i 3 usg | Wójt albo upoważniony przez niego zastępca; przy zobowiązaniu pieniężnym potrzebna jest kontrasygnata skarbnika, czyli jego podpis, bez którego umowa nie jest skuteczna |

Co wynika z samego prawa: próg, zakaz dzielenia, zasada oszczędności. Co wynika tylko z regulaminu: liczba ofert, forma zapytania, miejsce publikacji, terminy, kryteria. Regulamin to wewnętrzne zarządzenie kierownika urzędu. Wiąże urzędników jako ich procedura, a tobie nie nadaje praw ani obowiązków. Warunki, których musisz dotrzymać, określa samo zapytanie.

**Dlaczego gmina czasem łączy zakupy.** Kto dzieli zakup na mniejsze zlecenia, żeby uniknąć ustawy, narusza art. 29 ust. 2 Pzp. Urzędnikowi grozi za to odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 17 ust. 1 pkt 2 i 5b ustawy o dyscyplinie). Dlatego gminy sumują planowane zakupy. Usługę lub robotę dzieloną na części liczą łącznie (art. 30 ust. 1 Pzp), podobne dostawy też (art. 30 ust. 2). Wartość ustalają dla całego zamawiającego, a nie osobno dla każdego wydziału (art. 33 ust. 1). Jeśli koszenie w pięciu sołectwach daje razem 200 tys. zł netto, gmina ogłosi jedno postępowanie według Pzp, a nie pięć zapytań. Zlecenie, które wygląda na małe, może więc trafić do jednego dużego postępowania.

## Jak to wygląda w praktyce: co sprawdzić w regulaminie

Regulaminy różnią się, ale składają się z podobnych elementów. Trzecia kolumna pokazuje, jakie zapisy możesz spotkać. Kwoty i terminy każda gmina ustala sama, więc sprawdź je w jej regulaminie.

| Element | Dlaczego ważny dla ciebie | Zapis do sprawdzenia w regulaminie |
|---|---|---|
| Progi wewnętrzne i liczba ofert | Mówią, czy zakup w ogóle będzie konkurencyjny i czy masz szansę o nim usłyszeć | Do kwoty ustalonej przez gminę zakup bez porównania ofert; powyżej niej zapytanie do co najmniej 3 firm lub publikacja. Wysokość progów zależy od gminy |
| Forma zapytania | Zapytanie mailem do wybranych firm nie trafi do ciebie, jeśli nie jesteś na liście | Telefon lub mail w najniższym przedziale, pisemne zapytanie ofertowe powyżej |
| Gdzie publikują | Wiesz, które źródło obserwować | BIP gminy, strona urzędu, [platforma zakupowa](https://sigov.pl/wiedza/slownik/platforma-zakupowa/), w projektach unijnych Baza Konkurencyjności |
| Kryteria poza ceną | Możesz wygrać terminem, gwarancją, doświadczeniem | Cena 100 % w małych zakupach; przy większych dodatkowe kryteria, np. termin lub gwarancja |
| Termin na ofertę | Planujesz pracę zespołu | Termin w dniach roboczych albo kalendarzowych, liczony od publikacji lub wysłania zapytania. Liczbę dni ustala gmina |
| Wyłączenia | Część zakupów nigdy nie trafi do zapytania | Zakupy pilne (awaria), szkolenia, usługi prawne, zakup u jedynego dostawcy |
| Kto podpisuje umowę i kto prowadzi zakup | Wiesz, z kim rozmawiać przed i po ofercie | Wydział merytoryczny prowadzi zakup, wójt lub zastępca podpisuje, skarbnik kontrasygnuje |
| Protokół lub notatka | Z niej dowiesz się, dlaczego przegrałeś i kto wygrał | Notatka z rozeznania rynku lub protokół z wyboru oferty, w aktach sprawy |

Nazwy bywają różne: „regulamin udzielania zamówień”, „zasady”, „instrukcja”. Jeśli w tekście widzisz jeszcze kwotę 130 000 zł, zapytaj urząd, która wersja obowiązuje.

**Gdzie znaleźć regulamin.**

| Miejsce | Jak szukać | Uwagi |
|---|---|---|
| BIP gminy, zakładka zarządzeń wójta (burmistrza, prezydenta) | Wpisz w wyszukiwarkę BIP „regulamin zamówień” lub „170 000” | Najpewniejsze źródło, z datą i numerem zarządzenia |
| BIP, zakładka zamówień publicznych | Szukaj pliku przy ogłoszeniach | Część gmin dołącza regulamin do zapytań |
| Wniosek o informację publiczną | Mail do urzędu z prośbą o aktualny regulamin (art. 2 i art. 10 ust. 1 ustawy o dostępie) | Nie musisz podawać powodu; urząd ma 14 dni (art. 13 ust. 1), w wyjątkowych sytuacjach do 2 miesięcy (art. 13 ust. 2) |

Regulamin urzędu nie musi obejmować szkół, ośrodków pomocy społecznej ani gminnych spółek. Te jednostki mogą mieć własne regulaminy, wydane przez swoich kierowników.

## Co z tym zrobić

**Krok po kroku**

1. **Wybierz 3-5 gmin, do których chcesz sprzedawać.** Ty lub handlowiec, 15 minut. Zacznij od gmin w promieniu, w którym realnie wykonasz zlecenie.
2. **Pobierz regulamin z BIP każdej z nich.** Wyszukaj „regulamin zamówień” w zarządzeniach. Zapisz numer i datę zarządzenia. Około 10 minut na gminę.
3. **Gdzie regulaminu brak, wyślij wniosek o informację publiczną.** Dwa zdania mailem na adres urzędu: prosisz o aktualny regulamin udzielania zamówień poniżej 170 000 zł netto. Odpowiedź do 14 dni.
4. **Wypełnij tabelę z poprzedniej sekcji dla każdej gminy.** Próg, liczba ofert, miejsce publikacji, termin, kryteria. Pół godziny na regulamin. To twoja ściąga przy każdym zapytaniu.
5. **Ustaw sobie sygnał.** Obserwuj miejsca publikacji wskazane w regulaminie i uchwały budżetowe z zadaniami z twojej branży. Jak szukać zapytań, piszemy w tekście [Gdzie gmina ogłasza zapytania ofertowe](https://sigov.pl/wiedza/gdzie-gmina-oglasza-zapytania-ofertowe/).
6. **Gdy urząd pyta tylko wybrane firmy, przedstaw się wydziałowi.** Krótki mail z zakresem usług i referencjami. Bez nacisku - urząd ma wiedzieć, że istniejesz.
7. **Po przegranym zapytaniu poproś o protokół lub notatkę z wyboru.** Dowiesz się, jakie ceny wygrywają. Jeśli urząd odmówi, ta sama droga: wniosek o informację publiczną.

## Przykład: firma od zieleni i trzy regulaminy

Załóżmy, że prowadzisz firmę od utrzymania zieleni: kosisz, sadzisz, pielęgnujesz parki. Chcesz startować w zleceniach trzech sąsiednich gmin. Tak może wyglądać twój pierwszy kwartał z regulaminami w ręku.

**Oś czasu**

- **Styczeń, tydzień 1.** Pobierasz regulaminy z BIP dwóch gmin. Trzecia nie ma regulaminu w BIP, więc wysyłasz wniosek o informację publiczną.
- **Styczeń, tydzień 3.** Przychodzi trzeci regulamin. Pierwsza gmina: od 30 tys. zł netto zapytanie w BIP. Druga: od 50 tys. zł netto mail do 3 wybranych firm. Trzecia: od 20 tys. zł netto platforma zakupowa.
- **Luty.** Rada drugiej gminy zmienia budżet i dopisuje zadanie „zagospodarowanie zieleni w parku miejskim”. Z regulaminu wiesz, że zapytanie przyjdzie mailem do wybranych firm. Wysyłasz więc do wydziału infrastruktury mail z przedstawieniem firmy i referencjami.
- **Marzec.** Druga gmina wysyła zapytanie do trzech firm, w tym do ciebie: nasadzenia i roczna pielęgnacja, około 90 tys. zł netto. Termin na ofertę: 7 dni. Kryteria: cena 80 %, termin realizacji 20 %. Składasz ofertę z krótszym terminem.
- **Kwiecień.** Wygrywasz, choć nie dałeś najniższej ceny. Umowę podpisuje zastępca wójta, kontrasygnuje ją skarbnik.

Bez regulaminu czekałbyś na ogłoszenie w BIP drugiej gminy, którego nigdy by nie było.

## Pułapki i ograniczenia

- **Nieaktualny regulamin.** Czytasz wersję z 2023 r. z progiem 130 000 zł i zasadami, które gmina już zmieniła. Skutek: oferta w złej formie albo w złym miejscu. Zapobieganie: sprawdź datę zarządzenia i zapytaj urząd, czy to wersja obowiązująca.
- **Regulamin urzędu zamiast jednostki.** Składasz ofertę szkole według zasad urzędu gminy. Szkoła ma własny regulamin z innym terminem. Zapobieganie: sprawdź, kto jest zamawiającym w zapytaniu.
- **Termin liczony inaczej.** Regulamin mówi o „dniach roboczych”, a ty liczysz kalendarzowe. Oferta przychodzi dzień po terminie i urząd jej nie rozpatruje. Zapobieganie: termin bierz z zapytania, nie z regulaminu, i składaj ofertę dzień wcześniej.
- **Czego tu nie znajdziesz.** Tekst nie opisuje zamówień od 170 000 zł netto. Nie opisuje też [zasady konkurencyjności](https://sigov.pl/wiedza/slownik/zasada-konkurencyjnosci/) w projektach unijnych: stosuje się ją powyżej 80 000 zł netto, także w gminie przy zakupie poniżej progu Pzp (Wytyczne kwalifikowalności 2021-2027 w wersji z 19.05.2026, sekcja 3.2.1 pkt 1 lit. a i sekcja 3.2.2 pkt 2). Gdy podejrzewasz, że gmina dzieli zamówienie, porozmawiaj z prawnikiem od zamówień.

## Dla zaawansowanych

**Podstawa regulaminu.** Ani Pzp, ani ustawa o finansach publicznych, ani ustawa o samorządzie gminnym nie nazywa regulaminu zamówień; kompetencja wynika z pozycji wójta jako kierownika urzędu i zwierzchnika służbowego pracowników (art. 33 ust. 3 i 5 usg) oraz z obowiązku zapewnienia kontroli zarządczej (art. 69 ust. 1 pkt 2 ufp). Jej celem jest m.in. „zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi” (art. 68 ust. 2 pkt 1 ufp). Miarą zakupu pozostaje art. 44 ust. 3 pkt 1 ufp: celowo i oszczędnie, z najlepszym efektem z danych nakładów. Art. 44 ust. 4 ufp każe zawierać umowy „na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych”. Zakres tych przepisów wyznacza jednak art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp, więc poniżej 170 000 zł netto odesłanie nie przenosi procedur Pzp. To wykładnia, nie wprost wyrażona norma.

**Granice łączenia wartości.** Art. 29 ust. 2 Pzp dopuszcza podział, gdy jest „uzasadniony obiektywnymi przyczynami”. Art. 33 ust. 2 Pzp pozwala liczyć wartość odrębnie dla wyodrębnionej jednostki organizacyjnej z samodzielnością finansową, która kupuje na potrzeby własnej działalności. Odpowiedzialność z art. 17 ust. 1 pkt 2 i 5b ustawy o dyscyplinie odpada, jeśli czynność skorygowano albo nie doszło do udzielenia zamówienia (art. 17 ust. 1a).

**Środki wykonawcy.** Odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) przysługuje przy naruszeniu „przepisów ustawy” (art. 505 ust. 1 Pzp), nie regulaminu. Wyjątek: zaniechanie przeprowadzenia postępowania według Pzp, „mimo że zamawiający był do tego obowiązany” (art. 513 pkt 3), np. po sztucznym podziale. Termin: poniżej progów unijnych 5 dni od powzięcia wiadomości o podstawie odwołania (art. 515 ust. 3 pkt 2), a po zawarciu umowy bez ogłoszenia o wyniku w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP) najpóźniej miesiąc od jej zawarcia (art. 515 ust. 4 pkt 3 lit. a). Jeśli gmina zorganizowała wybór jako przetarg w rozumieniu Kodeksu cywilnego, organizator musi postępować zgodnie z ogłoszonymi warunkami (art. 70¹ § 4 Kc) i powiadomić uczestników na piśmie o wyniku (art. 70³ § 2). Uczestnik może żądać unieważnienia umowy, gdy na wynik wpłynięto w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami: w miesiąc od dowiedzenia się o przyczynie, nie później niż rok od zawarcia umowy (art. 70⁵ Kc). Czy zapytanie jest takim przetargiem, rozstrzyga jego treść.

**Jawność.** Regulamin opisuje tryb działania urzędu (art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o dostępie). Informacje z pkt 1-3 tego przepisu urząd ma obowiązek udostępnić w BIP (art. 8 ust. 3). Od 1.07.2026 na wniosek udostępnia się informację, której nie ma w BIP, portalu danych ani w Centralnym Rejestrze Umów (art. 10 ust. 1 w brzmieniu Dz.U. 2025 poz. 1844). Odmowa udostępnienia wymaga decyzji, a odwołanie od niej urząd rozpoznaje w 14 dni (art. 16 ust. 1 i ust. 2 pkt 1).

## Pytania

### Czy każda gmina musi mieć regulamin zamówień poniżej 170 tys. zł?
Nie, ani Pzp, ani ustawa o finansach publicznych, ani ustawa o samorządzie gminnym nie nakazują wprost wydania regulaminu. Gminy go jednak wydają, bo tak najprościej wykazać, że pieniądze idą celowo i oszczędnie (art. 44 ust. 3 ufp). Za całość finansów odpowiada kierownik jednostki (art. 53 ust. 1 ufp), a wójt musi zapewnić kontrolę zarządczą (art. 69 ust. 1 pkt 2 ufp). Regulamin to najprostsze narzędzie tej kontroli.

### Czy gmina może nie przestrzegać własnego regulaminu?
Nie powinna, ale regulamin wiąże urzędników, a tobie nie daje odwołania jak w Pzp. Odwołanie do KIO (Dział IX Pzp) dotyczy postępowań objętych ustawą. Poniżej progu zapytanie lub regulamin mogą przewidzieć własny tryb zastrzeżeń - sprawdź je. Możesz też zgłosić uwagi urzędowi, złożyć skargę na działanie wójta do rady gminy (art. 18b ust. 1 usg) albo przekazać sygnał regionalnej izbie obrachunkowej, która kontroluje zamówienia gminy (art. 5 ust. 1 ustawy o RIO). Żadna z tych dróg nie jest środkiem odwoławczym od wyboru oferty.

### Czy muszę płacić za udostępnienie regulaminu?
Nie, co do zasady. Opłata wchodzi w grę tylko wtedy, gdy wskazany przez ciebie sposób udostępnienia rodzi dodatkowe koszty. Urząd musi o niej powiadomić w 14 dni (art. 15 ust. 1-2 ustawy o dostępie). Prośba o plik PDF mailem takich kosztów nie powinna rodzić.

### Czy próg 170 000 zł liczy się brutto czy netto?
Netto. Wartość zamówienia to szacunkowe wynagrodzenie bez VAT (art. 28 Pzp). Zakup za 200 tys. zł brutto może więc wciąż być poniżej progu.

### Czy regulamin gminy obowiązuje też szkoły i inne jednostki gminy?
Nie zawsze. Szkoła, ośrodek pomocy społecznej czy instytucja kultury może mieć własny regulamin, wydany przez dyrektora. Sprawdź, kto jest zamawiającym w zapytaniu.

## Źródła

1. [Ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 793)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000793)
2. [Ustawa z dnia 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1173) - próg 170 000 zł](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250001173)
3. [Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1483)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250001483)
4. [Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. 2026 poz. 662)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000662)
5. [Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. 2022 poz. 902, art. 10 ust. 1 zmieniony Dz.U. 2025 poz. 1844)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20220000902)
6. [Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1484)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250001484)
7. [Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000795)
8. [Ustawa z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 7)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000007)
9. [Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 (MFiPR/2021-2027/9(3), z 19.05.2026, M.P. 2026 poz. 523)](https://funduszeeuropejskie.gov.pl/dokumenty/wytyczne-dotyczace-kwalifikowalnosci-wydatkow-2021-2027/)

## Dalej

- [Odpowiedź na zapytanie ofertowe krok po kroku](https://sigov.pl/wiedza/odpowiedz-na-zapytanie-ofertowe-krok-po-kroku/)
- [Gdzie gmina ogłasza zapytania ofertowe i jak ich szukać](https://sigov.pl/wiedza/gdzie-gmina-oglasza-zapytania-ofertowe/)
- [Kalendarz budżetowy gminy - kiedy rodzi się potrzeba zakupowa](https://sigov.pl/wiedza/kalendarz-budzetowy-gminy/)