← sigov.pl

POLITYKA PRYWATNOŚCI PLATFORMY SIGOV

Wersja 1.07, obowiązuje od 29.10.2026

§ 1. Administrator danych i zakres Polityki

Administratorem danych osobowych jest Optymalna spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Tychach, ul. Kościuszki 12/11, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000901587, NIP 6462989103, REGON 388981840, zwana dalej „Operatorem”.
Kontakt z Operatorem w sprawach ochrony danych osobowych: [email protected].
Polityka opisuje przetwarzanie danych osobowych w związku z: (a) serwisem internetowym sigov.pl (strona informacyjna), (b) platformą Sigov dostępną pod adresem panel.sigov.pl („Platforma”), (c) komunikacją elektroniczną Operatora z klientami i użytkownikami, (d) przetwarzaniem publicznie dostępnych informacji o działalności sektora publicznego w ramach Platformy.
Polityka stanowi realizację obowiązków informacyjnych z art. 13 i 14 rozporządzenia (UE) 2016/679 („RODO”).

§ 2. Kategorie danych, cele i podstawy prawne

Konta użytkowników Platformy: adres e-mail, imię i nazwisko, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci kryptograficznego skrótu), rola w organizacji, przypisanie do organizacji. Cel: świadczenie usługi dostępu do Platformy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy), a wobec użytkowników wskazanych przez klienta niebędących stroną umowy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze kont wskazanych przez klienta).
Dane rozliczeniowe klienta: nazwa firmy, adres siedziby, NIP, KRS/REGON, imię i nazwisko osoby reprezentującej, adres e-mail do faktur, adresy e-mail do oświadczeń umownych. Cel: zawarcie i wykonanie umowy, wystawianie faktur, rozliczenia podatkowe. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (umowa oraz obowiązki prawne, w tym podatkowe i rachunkowe).
Dane bezpieczeństwa i audytu: adres IP przy wybranych zdarzeniach (logowanie, żądanie resetu hasła), dziennik zdarzeń administracyjnych i audytowych, techniczne tokeny resetu hasła. Cel: bezpieczeństwo Platformy, rozliczalność działań, zapobieganie nadużyciom. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Korespondencja i powiadomienia: adres e-mail odbiorcy, treść wiadomości transakcyjnych (powiadomienia o sygnałach, wiadomości rozliczeniowe, wiadomości dotyczące konta i bezpieczeństwa) oraz zdarzenia doręczeń (w tym informacje o odrzuceniu wiadomości). Cel: obsługa usługi i komunikacja. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.
Zdarzenia użycia Platformy: techniczne zdarzenia związane z korzystaniem z funkcji Platformy, powiązane z kontem użytkownika, bez rejestrowania adresu IP. Cel: rozwój i doskonalenie Platformy, statystyka wewnętrzna. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dane osób kontaktowych klienta i potencjalnych klientów: imię i nazwisko, służbowe dane kontaktowe, historia komunikacji handlowej. Cel: obsługa relacji handlowej. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.
Formularze i korespondencja przychodząca (w tym z serwisu sigov.pl): dane podane dobrowolnie w wiadomości. Cel: obsługa zapytania. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.
Profil firmy klienta: NIP, opis działalności, branże główne, adresy stron internetowych firmy oraz propozycja opisu przygotowana przez nas na podstawie tych danych i rejestrów publicznych. Cel: dopasowanie treści Platformy (dobór i kolejność prezentowanych materiałów) do działalności klienta. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy), a w zakresie, w jakim dane dotyczą osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na dostarczaniu klientowi treści odpowiadających jego działalności). Podanie tych danych jest dobrowolne; bez nich Platforma działa, tylko bez dopasowania.
Zdjęcie profilowe użytkownika: zdjęcie, które użytkownik może dobrowolnie dodać do swojego konta. Jest widoczne dla innych użytkowników tej samej organizacji oraz dla personelu Operatora; zdjęcie członka personelu Operatora może być także zamieszczane w ofertach przesyłanych przez Operatora. Cel: ułatwienie rozpoznawania osób korzystających z Platformy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona przez dodanie zdjęcia). Użytkownik może w każdej chwili usunąć zdjęcie, co jest równoznaczne z wycofaniem zgody i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.
Aktywność w Platformie: informacje o tym, jak użytkownik korzysta z Platformy. Operator wykorzystuje je w dwóch celach:
1. dopasowanie Sygnałów do potrzeb klienta - Platforma zapisuje, które Sygnały zostały użytkownikowi pokazane i w jakiej kolejności oraz które użytkownik otworzył, zapisał, odrzucił lub pominął, a także zdarzenia, o których mowa w ust. 5. Dzięki temu Platforma lepiej dobiera i układa Sygnały, nie pokazuje ponownie Sygnałów odrzuconych przez użytkownika i przygotowuje zestawienia tego, czego użytkownik jeszcze nie widział. Jest to dopasowanie treści do użytkownika (profilowanie w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO), które wpływa wyłącznie na dobór i kolejność prezentowanych treści i nie prowadzi do decyzji wywołujących wobec użytkownika skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na niego wpływających. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy - usługa polega na dostarczaniu trafnych Sygnałów), a wobec użytkowników wskazanych przez klienta niebędących stroną umowy - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na dostarczaniu klientowi Sygnałów dopasowanych do jego działalności);
2. bezpieczeństwo kont i Platformy - Platforma prowadzi rejestr logowań i działań: przy każdym logowaniu zapisuje datę i godzinę zalogowania i wylogowania, adres IP, rodzaj urządzenia, system operacyjny i przeglądarkę (bez pełnego opisu przeglądarki), przybliżoną lokalizację ustaloną na podstawie adresu IP (kraj i miasto) oraz czas ostatniej aktywności; przy nieudanej próbie zalogowania na istniejące konto - datę i godzinę, adres IP, przybliżoną lokalizację i rodzaj urządzenia; w trakcie korzystania z Platformy - datę i godzinę, użytą funkcję lub otwarty ekran, oznaczenie przeglądanego obiektu (np. Sygnału, oferty, dokumentu), wynik działania, adres IP i przybliżoną lokalizację. Rejestr służy wykrywaniu prób przejęcia konta, przestrzeganiu zasady, że z jednego Konta Użytkownika korzysta jedna osoba, ograniczeniu liczby jednocześnie aktywnych sesji jednego konta oraz ochronie Platformy przed masowym pobieraniem danych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Operatora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa Platformy i kont oraz ochronie przed nadużyciami, w tym udostępnianiem kont innym osobom i masowym pobieraniem danych), a wobec użytkownika, który sam jest stroną umowy z Operatorem - także art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy, w tym zapewnienie bezpieczeństwa usługi).
Platforma nie zapisuje treści wpisywanych przez użytkownika (w tym fraz wyszukiwania) ani treści przeglądanych materiałów. Przybliżoną lokalizację wskazuje na podstawie adresu IP dostawca sieci dostarczania treści, o którym mowa w § 4 ust. 1 pkt 5; Operator nie ustala dokładnego położenia urządzenia. Rejestr, o którym mowa w pkt 2, jest prowadzony oddzielnie od informacji służących dopasowaniu Sygnałów i nie jest do niego wykorzystywany. Zapis działań w tym rejestrze nie obejmuje personelu Operatora, a działania wykonane przez personel Operatora w trybie pomocy administracyjnej są w nim oznaczone. Dostęp do rejestru ma wyłącznie upoważniony personel Operatora.
Historia okresów próbnych: numer NIP firmy, domena służbowego adresu e-mail administratora konta (Operator nie zapisuje domen skrzynek ogólnodostępnych), nazwa firmy, daty rozpoczęcia i zakończenia okresu próbnego oraz jego wynik, a także - jeżeli Operator wyrazi zgodę na kolejny okres próbny - informacja o tej zgodzie wraz z jej powodem. Dane te są zapisywane przy uruchomieniu okresu próbnego. Cel: ochrona usługi przed nadużyciem okresu próbnego - dane służą wyłącznie do sprawdzenia, czy dana firma korzystała już z okresu próbnego, i nie podlegają udostępnianiu osobom trzecim. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Operatora polegający na ochronie usługi przed nadużyciem okresu próbnego). Wobec tego przetwarzania przysługuje prawo sprzeciwu, o którym mowa w § 6 ust. 1.

§ 3. Dane osób publicznych przetwarzane w Platformie (informacja z art. 14 RODO)

Platforma przetwarza i analizuje publicznie dostępne informacje dotyczące działalności sektora publicznego, pochodzące w szczególności z Biuletynów Informacji Publicznej, stron internetowych urzędów oraz innych publicznych rejestrów i systemów państwowych, a także z innych legalnych źródeł. Szczegółowy sposób działania Platformy stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa Operatora i nie podlega ujawnieniu w niniejszej Polityce.
W przetwarzanych materiałach mogą występować dane osobowe osób pełniących funkcje publiczne lub działających w związku z działalnością organów publicznych, w szczególności: imiona i nazwiska, pełnione funkcje, służbowe dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu urzędu lub stanowiska) oraz inne informacje zawarte w publicznie dostępnych materiałach urzędowych.
Źródłem tych danych są publicznie dostępne źródła, w szczególności: Biuletyny Informacji Publicznej, strony internetowe urzędów, publiczne rejestry i bazy teleadresowe administracji oraz inne legalne źródła.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Operatora i jego klientów polegający na przetwarzaniu i analizie jawnych informacji o działalności organów władzy publicznej, służący przejrzystości życia publicznego oraz identyfikacji potrzeb zakupowych i inwestycyjnych sektora publicznego.
Dane te są przetwarzane w zakresie, w jakim zostały upublicznione w związku z pełnieniem funkcji publicznych lub wykonywaniem zadań publicznych; Operator nie wykorzystuje ich do celów niezwiązanych z działalnością publiczną tych osób.
Z uwagi na skalę przetwarzania (materiały z jednostek samorządu z obszaru całej Polski) indywidualne poinformowanie każdej osoby wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku w rozumieniu art. 14 ust. 5 lit. b RODO – niniejsza Polityka stanowi publicznie dostępną informację o tym przetwarzaniu.
Każda osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z Operatorem ([email protected]) w celu wykonania praw opisanych w § 6, w tym wniesienia sprzeciwu.

§ 4. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Operator korzysta z usług podmiotów przetwarzających i odbiorców danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług:
1. dostawca hostingu infrastruktury serwerowej (serwery zlokalizowane w Europejskim Obszarze Gospodarczym);
2. Fakturownia sp. z o.o. – system fakturowania, obsługa faktur, przekazywanie faktur ustrukturyzowanych do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF);
3. operator płatności elektronicznych obsługujący płatności online za faktury;
4. dostawca usługi wysyłki wiadomości e-mail (obsługa techniczna doręczeń wiadomości transakcyjnych i powiadomień);
5. dostawcy usług przechowywania danych i sieci dostarczania treści;
6. dostawcy narzędzi analitycznych wykorzystywanych do przetwarzania publicznie dostępnych informacji, o których mowa w § 3; do dostawców tych nie są przekazywane dane kont użytkowników ani dane rozliczeniowe klientów;
7. dostawcy narzędzi wewnętrznych Operatora (np. monitorowanie błędów i wydajności, analityka produktowa) – w zakresie i na zasadach opisanych w § 7;
8. podmioty świadczące na rzecz Operatora usługi księgowe i prawne;
9. organy publiczne, gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa (w szczególności administracja skarbowa w związku z KSeF).
Z każdym podmiotem przetwarzającym Operator zawiera umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO albo korzysta z usług podmiotów będących odrębnymi administratorami (np. operator płatności, organy publiczne).
Spośród podmiotów, o których mowa w ust. 1, Operator korzysta w szczególności z usług:
1. Cloudflare - sieć dostarczania treści i ochrona ruchu do Platformy, w tym wskazywanie przybliżonej lokalizacji na podstawie adresu IP (§ 2 ust. 10 pkt 2), oraz przechowywanie zaszyfrowanych kopii zapasowych (usługa R2), a także zbiorcza statystyka odwiedzin serwisu sigov.pl bez plików cookies (usługa Web Analytics);
2. Resend - wysyłka wiadomości e-mail;
3. Google (usługa Gemini API), OpenAI (usługa API) i TensorX - narzędzia analityczne, o których mowa w ust. 1 pkt 6; usługa Google służy także do wyszukiwania publicznie dostępnych informacji o firmach, w tym ich służbowych danych kontaktowych;
4. MillionVerifier i Bouncer - sprawdzanie poprawności służbowych adresów e-mail przed wysłaniem wiadomości handlowej.
5. Cloudflare (usługa Turnstile) - sprawdzanie, czy formularz próbki w serwisie sigov.pl wysyła człowiek, a nie program działający automatycznie (§ 9 ust. 13).
6. TidyCal - umawianie terminu rozmowy z zespołem Operatora (kalendarz osadzony na stronie sigov.pl/rozmowa/ i dostępny z odnośników w serwisie sigov.pl); dostawca przetwarza dane podane przy rezerwacji terminu oraz techniczne dane przeglądarki, w tym adres IP, także przy samym otwarciu tej strony.
Niektórzy z tych dostawców mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym - na zasadach opisanych w § 5 ust. 1.

§ 5. Przekazywanie danych poza EOG i okresy przechowywania

Co do zasady dane są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli dostawca usługi (w szczególności dostawca wysyłki e-mail lub dostawca narzędzi analitycznych) przetwarza dane poza EOG, przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych.
Okresy przechowywania:
1. dane kont użytkowników – przez czas obowiązywania umowy z klientem, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do obrony przed roszczeniami;
2. dane rozliczeniowe i faktury – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego);
3. logi bezpieczeństwa i audytu – przez okres niezbędny do zapewnienia rozliczalności i bezpieczeństwa;
4. korespondencja – przez czas obsługi sprawy i okres przedawnienia ewentualnych roszczeń;
5. publicznie dostępne materiały źródłowe, o których mowa w § 3 – przez czas prowadzenia Platformy, jako opracowane archiwum jawnych informacji o działalności publicznej.
6. rejestr logowań i działań, o którym mowa w § 2 ust. 10 pkt 2 - przez 12 miesięcy od dnia zdarzenia, po czym wpisy są automatycznie usuwane; w zapisach logowań w dzienniku audytu po 12 miesiącach usuwane są adres IP, przybliżona lokalizacja i dane urządzenia, a zostaje wyłącznie informacja o tym, kto i kiedy się zalogował;
7. informacje służące dopasowaniu Sygnałów, o których mowa w § 2 ust. 10 pkt 1 - przez czas obowiązywania umowy z klientem; po zakończeniu współpracy są usuwane razem z pozostałymi danymi o korzystaniu z Platformy.
8. dane z formularza próbki, o którym mowa w § 9 ust. 10 - przez okresy opisane w § 9 ust. 15-17.
9. historia okresów próbnych, o której mowa w § 2 ust. 11 - przez 2 lata od zakończenia okresu próbnego, po czym wpisy są automatycznie usuwane.

§ 6. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie przysługuje prawo: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych (w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy), a także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją tej osoby.
Wnioski można składać na adres [email protected]. Operator odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca.
Każdej osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Podanie danych przy zakładaniu konta i zawieraniu umowy jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z Platformy. Operator nie podejmuje wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne; analiza, o której mowa w § 3, dotyczy informacji publicznie dostępnych i służy tworzeniu zbiorczych opracowań analitycznych.
Na podstawie rejestru, o którym mowa w § 2 ust. 10 pkt 2, Platforma zestawia fakty, które mogą wskazywać na korzystanie z jednego konta przez kilka osób albo na masowe pobieranie danych (np. logowania z różnych miast w krótkim czasie). Nie prowadzi to do żadnej decyzji podejmowanej automatycznie: zestawienie ocenia pracownik Operatora i to on decyduje o ewentualnych dalszych krokach. Zakończenie najdawniej używanej sesji przy przekroczeniu limitu jednocześnie aktywnych sesji następuje wyłącznie po potwierdzeniu przez użytkownika. Dopasowanie Sygnałów, o którym mowa w § 2 ust. 10 pkt 1, wpływa wyłącznie na dobór i kolejność prezentowanych treści. Wobec przetwarzania opisanego w § 2 ust. 10 w zakresie opartym na art. 6 ust. 1 lit. f RODO przysługuje prawo sprzeciwu, o którym mowa w ust. 1.

§ 7. Pliki cookies i podobne technologie

Platforma (panel.sigov.pl) wykorzystuje wyłącznie pliki cookies niezbędne do świadczenia usługi:
1. sigov_session – cookie sesji logowania (utrzymanie zalogowania), ważne do 12 godzin, HttpOnly;
2. sigov_imp – techniczne cookie trybu pomocy administracyjnej, stosowane wyłącznie wobec personelu Operatora, ważne do 2 godzin, HttpOnly.
Ponadto Platforma zapisuje w pamięci przeglądarki (localStorage/sessionStorage) wyłącznie ustawienia funkcjonalne (np. motyw jasny/ciemny, zamknięcie komunikatu informacyjnego); dane te nie są przekazywane podmiotom trzecim.
Pliki niezbędne nie wymagają zgody (art. 399 ust. 3 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej); ich stosowanie jest warunkiem działania usługi.
Serwis sigov.pl w obecnej wersji nie wykorzystuje cookies analitycznych ani marketingowych. Statystykę odwiedzin serwisu sigov.pl prowadzi Cloudflare (usługa Web Analytics) bez plików cookies i bez zapisywania lub odczytywania informacji w urządzeniu użytkownika; Operator otrzymuje wyłącznie dane zbiorcze, bez profilowania. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Operatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na mierzeniu oglądalności i szybkości działania serwisu.
Operator może wdrożyć w serwisie sigov.pl lub w Platformie narzędzia analityczne, statystyczne lub marketingowe, w szczególności: Google Tag Manager (zarządzanie tagami; sam kontener nie zapisuje cookies – robią to dopiero uruchamiane w nim narzędzia), narzędzia analityki produktowej (np. PostHog, w konfiguracji europejskiej i – tam gdzie to możliwe – bezcookiesowej) oraz narzędzia monitorowania błędów (np. Sentry, region europejski, bez celowego zbierania danych identyfikujących). Operator zastrzega sobie prawo do włączenia takich narzędzi zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz do aktualizacji informacji w niniejszej Polityce, która jest zawsze dostępna z poziomu konta klienta w Platformie oraz publikowana na ogólnodostępnej stronie internetowej. O istotnych zmianach Operator informuje klientów również pocztą elektroniczną, zgodnie z § 10.
Ustawienia cookies można kontrolować także w przeglądarce (blokowanie, usuwanie); zablokowanie cookies niezbędnych uniemożliwi logowanie do Platformy.

§ 8. Bezpieczeństwo danych

Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności: szyfrowanie transmisji (TLS), przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótów kryptograficznych, kontrolę dostępu opartą na rolach, rozdzielenie środowisk, dzienniki audytowe działań administracyjnych, kopie zapasowe oraz zasadę minimalizacji danych.
Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań.
Operator ogranicza liczbę jednocześnie aktywnych sesji jednego Konta Użytkownika, kończy sesję natychmiast po wylogowaniu i może zamknąć sesję, która budzi wątpliwości co do bezpieczeństwa konta.

§ 9. Serwis sigov.pl i raporty-magnesy

Serwer serwisu sigov.pl zapisuje standardowe logi dostępowe (m.in. adres IP, czas żądania, adres odwiedzanej podstrony). Dane te są przetwarzane wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i nie są łączone z innymi danymi w celu identyfikacji odwiedzających.
Operator przygotowuje spersonalizowane raporty branżowe („raporty-magnesy”) i udostępnia je pod indywidualnym adresem przesyłanym wybranym firmom w ramach marketingu bezpośredniego. Raport mierzy, czy i jak został przeczytany: Operator zapisuje otwarcie strony, progi czasu aktywnego czytania (10 sekund, 30 sekund, 1, 3 i 5 minut) oraz kliknięcia odnośników (w tym przycisku „Umów rozmowę”). Zdarzenia te są zapisywane jako fakty - żaden automatyczny mechanizm nie ocenia na tej podstawie „gorącości” firmy.
Jeżeli raport został wysłany pod adresem z indywidualnym znacznikiem, zdarzenia wiąże się z firmą, której wysłano link; wejście spod adresu bez znacznika (np. przekazanego dalej) jest liczone anonimowo, bez powiązania z jakąkolwiek firmą.
Identyfikator odwiedzin istnieje wyłącznie w pamięci przeglądarki na czas otwarcia strony - Operator nie zapisuje niczego na urządzeniu czytelnika (ani pliku cookie, ani lokalnego magazynu przeglądarki), zgodnie z zasadami opisanymi w § 7. Operator nie zapisuje adresu IP w żadnym z magazynów danych związanych z tym mechanizmem (bazie zdarzeń, tabeli wysyłek ani w pamięci podręcznej limitu zapytań) ani pełnej informacji o przeglądarce - wyłącznie ogólną rodzinę urządzenia (telefon / tablet / komputer), systemu operacyjnego i przeglądarki.
Logi serwera, o których mowa w ust. 1, obejmują także żądania raportów i podlegają zwykłej, krótkiej retencji systemowej; nie są w żaden sposób łączone ze zdarzeniami czytania raportu opisanymi w ust. 2.
Techniczny licznik ograniczający liczbę zgłoszeń z jednego źródła (ochrona przed nadużyciem) korzysta z jednokierunkowego skrótu adresu IP, ważnego przez czas życia sekretu aplikacji - jest to pseudonim, a nie wartość nieodwracalna w ścisłym kryptograficznym sensie, i nie jest przechowywany dłużej, niż to konieczne dla działania licznika.
Podstawą przetwarzania opisanego w ust. 2-6 jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Operatora polegający na marketingu bezpośrednim własnych usług (B2B).
Zdarzenia, o których mowa w ust. 2-3, są przechowywane przez 24 miesiące, po czym są trwale kasowane. Po tym terminie pozostaje wyłącznie zapis o tym, komu i kiedy Operator wysłał indywidualny link.
Osobie, której dane dotyczą (w tym prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą), przysługuje prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opisanego w ust. 2-6 oraz pozostałe uprawnienia opisane w § 6 - zgłoszenie przyjmowane jest pod adresem [email protected]; po zgłoszeniu sprzeciwu dana firma nie otrzymuje kolejnego spersonalizowanego linku.
W serwisie sigov.pl Operator udostępnia formularz, w którym można poprosić o próbkę Sygnałów („formularz próbki”). W formularzu podaje się: branżę (a przy branży spoza listy - opis tego, czego zgłaszający szuka; przy pozostałych branżach opis jest opcjonalny), województwo i - opcjonalnie - powiaty, nazwę firmy, NIP, imię i nazwisko oraz adres e-mail, a także - opcjonalnie - numer telefonu i prośbę o kontakt telefoniczny wraz z preferowaną porą. Razem ze zgłoszeniem Operator zapisuje zgody i potwierdzenia zaznaczone w formularzu (wraz z wersją ich treści i datą), adres podstrony, z której wysłano formularz, oraz oznaczenie kampanii, partnera lub odnośnika przesłanego przez Operatora, jeżeli znajduje się ono w adresie tej podstrony. Podanie danych jest dobrowolne; bez danych oznaczonych w formularzu jako wymagane Operator nie może przygotować próbki.
Dane z formularza próbki Operator przetwarza w celu:
1. przygotowania i przesłania zamówionej próbki Sygnałów wraz z zaproszeniem na prezentację Platformy, a jeżeli osoba poprosiła o telefon - kontaktu telefonicznego w wybranej porze; podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy);
2. kontaktu w celach handlowych - e-mailem, a jeżeli zgoda to obejmuje, także telefonicznie - w celu umówienia prezentacji Platformy i przekazania oferty, w tym kolejnych wiadomości po przesłaniu próbki - wyłącznie wobec osoby, która wyraziła na to zgodę w formularzu; podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda, o której mowa w art. 398 ustawy - Prawo komunikacji elektronicznej;
3. ochrony formularza i Platformy przed nadużyciami (w tym przed zgłoszeniami wysyłanymi automatycznie i wielokrotnymi zgłoszeniami tej samej firmy) oraz prowadzenia historii kontaktu z firmą; podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Operatora polegający na zapobieganiu nadużyciom i obsłudze relacji handlowej);
4. wykazania, że zgody zostały udzielone, oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Operatora polegający na wykazaniu zgodności przetwarzania z przepisami, w tym udzielenia zgód - art. 5 ust. 2 i art. 7 ust. 1 RODO).
Pola zgód w formularzu próbki nie są zaznaczone domyślnie. Wysłanie formularza wymaga potwierdzenia zapoznania się z informacją o przetwarzaniu danych podanych w formularzu. Zgoda na kontakt w celu umówienia prezentacji Platformy i przekazania oferty - e-mailem albo, gdy podano numer telefonu, e-mailem i telefonicznie - jest dobrowolna. Bez tej zgody Operator przesyła wyłącznie zamówioną próbkę wraz z zaproszeniem na prezentację Platformy i nie kieruje kolejnych wiadomości handlowych, a telefonuje tylko wtedy, gdy osoba poprosiła w formularzu o telefon. Zgodę można wycofać w każdej chwili, pisząc na adres [email protected]; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.
W celu, o którym mowa w ust. 11 pkt 3, Operator zapisuje przy zgłoszeniu jednokierunkowy skrót (pseudonim) adresu IP i adresu e-mail - w bazie zgłoszeń nie jest zapisywany sam adres IP - i na tej podstawie ogranicza liczbę zgłoszeń z jednego źródła oraz rozpoznaje zgłoszenia powtórzone. Operator może także sprawdzać, czy formularz wysyła człowiek, za pomocą usługi Cloudflare Turnstile (§ 4 ust. 3 pkt 5); w tym celu Cloudflare przetwarza techniczne dane przeglądarki i urządzenia, w tym adres IP, wyłącznie na potrzeby tej weryfikacji.
Zgłoszenie z formularza próbki otrzymują upoważnione osoby z zespołu Operatora - w panelu administracyjnym Platformy oraz w wiadomości e-mail wysyłanej na skrzynkę zespołu za pośrednictwem dostawcy wysyłki wiadomości e-mail (§ 4 ust. 3 pkt 2). Operator może przekazywać dane zgłoszenia do narzędzi CRM i automatyzacji, z których korzysta przy obsłudze zgłoszeń; dostawcy tych narzędzi działają jako podmioty przetwarzające (§ 4 ust. 2).
Dane z formularza próbki są przechowywane przez czas obsługi zgłoszenia i kontaktu po przesłaniu próbki: przez kilka dni po jej przesłaniu, a wobec osoby, która wyraziła zgodę na kontakt w celach handlowych - także w kolejnych wiadomościach po około miesiącu i po około trzech miesiącach. Po 100 dniach od wysłania formularza imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu są automatycznie usuwane. Jeżeli przed tym terminem firma założy konto w Platformie (w tym na okres próbny) albo zawrze z Operatorem umowę, dane osoby kontaktowej są dalej przetwarzane jako dane kont użytkowników albo dane osób kontaktowych klienta - na zasadach opisanych w § 2 i § 5.
Po usunięciu danych, o którym mowa w ust. 15, Operator przechowuje ograniczony zapis zgłoszenia przez 5 lat od dnia wysłania formularza, po czym zapis ten (wraz z informacją o zgodach) jest trwale kasowany. Zapis obejmuje: NIP i nazwę firmy, zakres zgłoszenia (branżę, województwo, powiaty), informację o prośbie o telefon, adres podstrony i oznaczenie, o którym mowa w ust. 10, daty, informację o zgodach (rodzaj, wersję treści, datę udzielenia i wycofania) oraz skróty adresu e-mail i adresu IP, o których mowa w ust. 13. Zapis ten służy celom, o których mowa w ust. 11 pkt 3 i 4, w szczególności rozpoznaniu ponownego zgłoszenia tej samej firmy lub osoby. Wobec tego przetwarzania przysługuje prawo sprzeciwu, o którym mowa w § 6 ust. 1.
Terminy, o których mowa w ust. 15, dotyczą danych zgłoszenia zapisanych w Platformie. Ponadto:
1. wiadomość o zgłoszeniu, o której mowa w ust. 14, zawiera imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu zgłaszającego; jest przechowywana w skrzynce zespołu Operatora i w historii wysyłek dostawcy wysyłki wiadomości e-mail, a także - jeżeli Operator korzysta z narzędzi, o których mowa w ust. 14 zdanie drugie - w tych narzędziach, przez okres przewidziany dla korespondencji (§ 5 ust. 2 pkt 4);
2. logi serwera, o których mowa w ust. 1, obejmują także wysłanie formularza próbki, w tym pełny adres IP; podlegają retencji opisanej w ust. 5, nie dłuższej niż 30 dni, i nie są łączone z danymi zgłoszenia;
3. jeżeli zamiast formularza osoba wyśle wiadomość e-mail (także przyciskiem zapasowym w formularzu), dane są przetwarzane jak korespondencja przychodząca (§ 2 ust. 7, § 5 ust. 2 pkt 4).
Osobie, której dane dotyczą, przysługują wobec danych z formularza próbki prawa opisane w § 6, w tym prawo wycofania zgody (ust. 12) oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ust. 11 pkt 3 i 4, ust. 16) - zgłoszenie przyjmowane jest pod adresem [email protected].

§ 10. Zmiany Polityki

Operator może aktualizować Politykę, w szczególności w związku ze zmianami usług, dostawców lub przepisów. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem sigov.pl/polityka-prywatnosci, ze wskazaniem daty obowiązywania.
O istotnych zmianach Polityki dotyczących użytkowników Platformy Operator informuje w Platformie lub pocztą elektroniczną.