Sprzątanie budynków gminnych

Co gminy kupują w tej kategorii

Ochrona zdrowia, edukacja, kultura, sport oraz utrzymanie obiektów użyteczności publicznej i budynków administracyjnych to zadania własne gminy (art. 7 ust. 1 pkt 5, 8, 9, 10 i 15 ustawy o samorządzie gminnym). Każdy z tych budynków ktoś musi codziennie sprzątać. Gmina robi to własnymi pracownikami albo zleca firmie. Gdy zleca, kupuje:

• sprzątanie codzienne biur, klas, sal, korytarzy i sanitariatów, zwykle po godzinach pracy albo lekcji;
• prace okresowe - mycie okien, pranie wykładzin, maszynowe czyszczenie podłóg, w szkołach w wakacje i ferie, gdy budynek stoi pusty;
• sprzątanie jednorazowe - po remoncie, przed otwarciem obiektu albo po imprezie w hali;
• środki czystości i higieniczne - w cenie usługi albo osobną dostawą.

Kupujących jest kilku. Urząd zamawia dla swoich budynków, a szkoła i przedszkole jako osobne jednostki mogą kupować same, z własnego planu finansowego, albo przez centrum usług wspólnych. Szczegóły w tekście Jak kupują szkoły i przedszkola. Dom kultury czy ośrodek sportu też może zamawiać sam. Zanim zadzwonisz, ustal, kto podpisał poprzednią umowę.

Jak zwykle wygląda zakup

Sprzątanie to usługa ciągła, więc gmina zamawia je umową na rok albo dłużej. Wartość zamówienia liczy bez VAT, za cały okres umowy (art. 28 PzpPrawo zamówień publicznych. Ustawa z 11 września 2019 r., według której zamawiający publiczny udziela zamówień o wartości od 170 000 zł netto. Więcej), razem z opcjami i wznowieniami (art. 31 ust. 2). Gdy zamawia kolejnymi zleceniami, sumuje ich wartość z 12 miesięcy (art. 35 ust. 1). Budynki rozpisane na części liczy łącznie (art. 30 ust. 1). Tak powstaje szacunkowa wartość zamówienia, od której zależy tryb.

Poniżej 170 000 zł netto, czyli progu Prawa zamówień publicznych (art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp), gmina kupuje według regulaminu zamówień. Mała placówka zamawia wtedy zapytaniem ofertowym albo zwykłym zleceniem, zależnie od progów w regulaminie. Umowa dla kilku obiektów na dwa albo trzy lata może przekroczyć próg. Wtedy gmina stosuje Pzp, a do progu unijnego (930 960 zł netto dla usług samorządu) może prowadzić np. tryb podstawowy. Rozbijanie zamówienia, żeby zejść pod próg, jest zakazane, chyba że uzasadniają to obiektywne przyczyny (art. 29 ust. 2).

Przy zamówieniu według Pzp trzy przepisy zmieniają twoją ofertę:

• Części. Gmina może podzielić zamówienie na budynki i wskazać, czy oferta może objąć jedną, kilka czy wszystkie części (art. 91 ust. 1). Gdy nie dzieli, musi podać powód w dokumentach (art. 91 ust. 2). Jak składać ofertę na wybrane obiekty, opisujemy w tekście o ofercie częściowej.
• Umowa o pracę. Przy usługach gmina ma obowiązek wymagać zatrudnienia na umowę o pracę osób wykonujących wskazane czynności. Dotyczy to czynności, które polegają na pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy (art. 95 ust. 1 Pzp). Obowiązek działa także w trybie podstawowym, bo art. 266 Pzp go nie wyłącza.
• Zamówienie zastrzeżone. Gmina może dopuścić do postępowania tylko zakłady pracy chronionej, spółdzielnie socjalne i firmy, których głównym celem jest zawodowa i społeczna integracja osób marginalizowanych. Warunek: co najmniej 30 % zatrudnionych to osoby z grup wymienionych w ustawie (art. 94 ust. 1).

Umowę według Pzp zawiera się na czas oznaczony, a na ponad 4 lata tylko z uzasadnieniem, np. oszczędnością kosztów (art. 434 ust. 1-2). Umowa dłuższa niż 6 miesięcy musi mieć klauzulę waloryzacyjną (art. 439 ust. 1). Umowa ponad 12 miesięcy dodatkowo przewiduje zmianę wynagrodzenia, gdy rośnie płaca minimalna albo składki (art. 436 pkt 4 lit. b). Więcej w tekście o waloryzacji i karach umownych.

Skala zakupów rozciąga się od kilku tysięcy złotych rocznie za sprzątanie małej świetlicy po umowy wieloletnie na wszystkie budynki gminy, powyżej progu Pzp. Tak wygląda typowy obraz z budżetów i ogłoszeń, a nie statystyka. Sprawdź w budżecie i planie postępowań swojej gminy, ile przeznacza na utrzymanie budynków i kto kupuje.

Jaki sygnał poprzedza zakup

• Wyższa kwota na utrzymanie budynków w projekcie budżetu gminy albo w planie finansowym szkoły - zapowiada nową umowę albo szerszy zakres.
• Koniec obecnej umowy. Umowy zawarte od 1.07.2026 widać w Centralnym Rejestrze Umów.
• Pozycja w planie postępowań, gdy zamówienie przekracza próg - zamawiający publikuje plan do 30 dni po przyjęciu budżetu albo planu finansowego (art. 23 ust. 1 Pzp).
• Oddanie nowego obiektu, np. hali sportowej albo przedszkola, i zmiana budżetu na jego utrzymanie.
• Rezygnacja jednostki z własnego personelu sprzątającego - usługa trafia wtedy do planu po raz pierwszy.

Gdy umowa pokrywa się z rokiem budżetowym, postępowanie wypada jesienią, a nowa firma wchodzi do budynków w styczniu. Do kierownika administracyjnego urzędu albo dyrektora szkoły dzwoń przed wysłaniem zapytania, nie w grudniu.

Na co uważać

• Wycena z metrów zamiast z godzin. Zapytanie podaje powierzchnię i częstotliwość sprzątania, a twój koszt to głównie praca ludzi. Przelicz zakres na roboczogodziny i stawkę na cały okres umowy. Poniżej progu klauzuli o płacy minimalnej nie wymaga prawo, więc jej wzrost w trakcie umowy poniesiesz sam, jeśli gmina nie wpisała jej do umowy.
• Wymóg etatu w SWZSpecyfikacja warunków zamówienia - SWZ. Specyfikacja warunków zamówienia (SWZ) to dokument zamówienia, w którym zamawiający opisuje przedmiot zamówienia, sposób przygotowania oferty, kryteria oceny ofert i projektowane postanowienia umowy (art. 281 ust. 1 Pzp w trybie podstawowym, art. 134 Pzp od progów unijnych). Zamawiający udostępnia ją bezpłatnie na stronie internetowej prowadzonego postępowania (art. 280 ust. 1 Pzp, a od progów unijnych art. 133 ust. 1 Pzp). Więcej. Gdy SWZ wymaga umowy o pracę, umowa z gminą określa, jak dokumentujesz zatrudnienie, jak gmina je kontroluje i jakie są sankcje (art. 438 ust. 1 Pzp). Ekipy na zleceniach nie spełnią tego wymogu. Policz koszt etatów, zanim podasz cenę.
• Limit części. Gmina może ograniczyć liczbę części dla jednego wykonawcy i z góry podać zasady wyboru (art. 91 ust. 3-4). Wygrana we wszystkich budynkach nie musi oznaczać wszystkich umów.
• Oferta bez obejrzenia obiektu. Plan pomieszczeń nie pokaże stanu podłóg, liczby okien na wysokości ani godzin, w których budynek jest pusty. Poproś o wizję lokalną albo przyjedź sam przed złożeniem oferty.