Słownik

Regulamin zamówień (wewnętrzny)

Regulamin zamówień to wewnętrzny akt zamawiającego publicznego (w urzędzie gminy zwykle zarządzenie wójta, burmistrza lub prezydenta miasta), który określa, jak ta jednostka kupuje poniżej progu stosowania Pzp, czyli poniżej 170 000 zł netto. Treść regulaminu ustala sam zamawiający, w granicach zasady celowego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych (art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych).

W skrócie

Poniżej 170 000 zł netto PzpPrawo zamówień publicznych. Ustawa z 11 września 2019 r., według której zamawiający publiczny udziela zamówień o wartości od 170 000 zł netto. Więcej się nie stosuje. Gmina kupuje według własnego regulaminu zamówień.
Regulamin wydaje kierownik jednostki, w urzędzie gminy wójt, burmistrz albo prezydent miasta, zwykle zarządzeniem.
Każda gmina ma inny regulamin. Progi w nim zapisane to lokalne zasady, nie prawo.

Co mówi prawo

Ani Pzp, ani ustawa o finansach publicznych, ani ustawa o samorządzie gminnym nie nakazują wprost wydania regulaminu zamówień. Regulamin wynika z kilku obowiązków:

Kwestia	Przepis	Co z niego wynika
próg Pzp	art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp	poniżej 170 000 zł Pzp nie narzuca trybu ani terminów
zasady wydawania	art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych	wydatki celowe i oszczędne, z najlepszym efektem z danych nakładów
kto odpowiada	art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych	kierownik jednostki odpowiada za całość gospodarki finansowej
kontrola zarządcza	art. 68 ust. 2 pkt 1 i art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych	działalność ma być zgodna z prawem i procedurami wewnętrznymi; kontrolę zapewnia wójt i kierownik jednostki
kto kieruje urzędem	art. 33 ust. 1 i 3 ustawy o samorządzie gminnym	kierownikiem urzędu gminy jest wójt
zakaz dzielenia	art. 29 ust. 2 Pzp	regulamin nie może służyć do sztucznego schodzenia pod próg

Co wynika z prawa: próg, zakaz dzielenia, zasada oszczędności. Co wynika tylko z regulaminu: od jakiej kwoty urząd pyta kilka firm, w jakiej formie, gdzie publikuje zapytanie, ile daje dni i jakie stosuje kryteria. Regulamin opisuje, jak ma postępować urząd. To, czego urząd wymaga od ciebie, czyli termin, formę oferty, kryteria i załączniki, znajdziesz w samym zapytaniu.

Regulamin to informacja o sprawach publicznych, czyli informacja publiczna (art. 1 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Jeśli nie ma go w BIPBiuletyn Informacji Publicznej. Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) to urzędowy publikator teleinformatyczny, w którym gminy i inne podmioty zobowiązane do udostępniania informacji publicznej udostępniają ją w internecie (art. 8 ust. 1-2 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Każda gmina prowadzi własną stronę BIP (art. 9 ust. 2). Więcej, możesz o niego wnioskować (art. 10 ust. 1). Urząd odpowiada bez zbędnej zwłoki, co do zasady najpóźniej w 14 dni (art. 13 ust. 1-2).

Co to znaczy dla ciebie

Regulamin to mapa zakupów gminy. Mówi, czy zakup za 30 tys. zł trafi do BIP, czy urząd wyśle e-mail do trzech znanych firm. Sygnał: gdy widzisz nowe zadanie w budżecie, sprawdź w regulaminie, którędy przyjdzie zapytanie. Jeśli urząd pyta tylko wybrane firmy, przedstaw się wydziałowi wcześniej.

Częste pomyłki

Progi z regulaminu brane za prawo. „Od 50 tys. zł zapytanie do 3 firm” obowiązuje tylko w gminie, która tak zapisała.
Regulamin urzędu zamiast jednostki. Szkoła, ośrodek pomocy społecznej czy instytucja kultury może mieć własny regulamin, wydany przez swojego kierownika.
Nieaktualna wersja. Regulamin z progiem 130 000 zł pochodzi sprzed 1.01.2026. Zapytaj urząd, która wersja obowiązuje.

Dla zaawansowanych

Art. 44 ust. 4 ustawy o finansach publicznych każe jednostkom zawierać umowy na usługi, dostawy i roboty „na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych”. Poniżej 170 000 zł netto Pzp się nie stosuje (art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp), więc ten przepis nie narzuca trybu. Zostaje art. 44 ust. 3 i kontrola zarządcza. Jej celem jest m.in. zgodność działalności z prawem i z procedurami wewnętrznymi (art. 68 ust. 2 pkt 1). Za kontrolę odpowiada wójt i kierownik każdej jednostki (art. 69 ust. 1 pkt 2-3). Regulamin zamówień to w praktyce taka procedura wewnętrzna. Regulamin organizacyjny urzędu wójt nadaje zarządzeniem (art. 33 ust. 2 usg) - to inny akt.

Podstawa prawna

Pzp, t.j. Dz.U. 2026 poz. 793: art. 2 ust. 1 pkt 1, art. 29 ust. 2.
Ustawa o finansach publicznych, t.j. Dz.U. 2025 poz. 1483: art. 44 ust. 3-4, art. 53 ust. 1, art. 68, art. 69 ust. 1.
Ustawa o samorządzie gminnym, t.j. Dz.U. 2026 poz. 662: art. 33 ust. 1-3.
Ustawa o dostępie do informacji publicznej, t.j. Dz.U. 2022 poz. 902: art. 1 ust. 1, art. 10 ust. 1 (w brzmieniu Dz.U. 2025 poz. 1844), art. 13 ust. 1-2.

Źródła

Zobacz też

Piszemy o tym też w:

Czytaj dalej

Rozbiór dokumentuRegulamin zamówień gminy - co w nim przeczytać, zanim złożysz ofertęPoniżej 170 tys. zł netto gmina kupuje według własnego regulaminu. Pokazujemy, co w nim sprawdzić przed ofertą i gdzie go znaleźć w BIP.SłownikZapytanie ofertoweZapytanie ofertowe to zaproszenie zamawiającego do złożenia oferty, stosowane zwykle przy zakupach poniżej progu stosowania Pzp (170 000 zł netto), gdy procedurę ustala regulamin zamówień zamawiającego, a nie ustawa. Pzp tego pojęcia nie definiuje; w projektach finansowanych z funduszy UE zapytanie ofertowe jest też elementem zasady konkurencyjności z Wytycznych kwalifikowalności 2021-2027.SłownikZamówienie poniżej progu (potocznie „bagatelne”)Zamówienie poniżej progu to zamówienie klasyczne zamawiającego publicznego, np. gminy, o wartości mniejszej niż 170 000 zł netto, do którego nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych (art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp); zamawiający udziela go według własnych zasad, zwykle regulaminu zamówień. Nazwa „zamówienie bagatelne” jest potoczna, ustawa jej nie używa.