Regulamin zamówień gminy - co w nim przeczytać, zanim złożysz ofertę

Dlaczego regulamin jest dla ciebie mapą zakupów gminy

Regulamin zdradza, jak będzie wyglądać każde przyszłe zapytanie. Z niego wiesz, czy zakup za 30 tys. zł trafi do BIP, czy urząd wyśle mail do trzech znanych sobie firm. Wiesz też, czy możesz wygrać czymś innym niż ceną.

Zakup poprzedza sygnał: uchwała budżetowa albo jej zmiana z nowym zadaniem. Gdy go zobaczysz, regulamin podpowie, co dalej. Czekać na ogłoszenie w BIP? Przedstawić się urzędowi, żeby trafić na listę zapraszanych firm? Szykować ofertę na krótki termin? Dla twojej sprzedaży znaczy to jedno: bez regulaminu nie wiesz, którędy przyjdzie zapytanie.

Co mówi prawo: dlaczego każda gmina kupuje po swojemu

Pzp stosuje się do zamówień od 170 000 zł netto (od 1.01.2026, wcześniej 130 000 zł). Poniżej progu ustawa nie narzuca trybu, terminów ani formy zapytania. Gmina wydaje jednak pieniądze publiczne, więc ustawa o finansach publicznych (ufpustawa o finansach publicznych. Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o gospodarowaniu pieniędzmi publicznymi, w tym o budżecie i wieloletniej prognozie finansowej gminy. Więcej) każe wydawać je celowo i oszczędnie. Dlatego wójt, jako kierownik urzędu, spisuje zasady zakupów w zarządzeniu.

Co wynika z samego prawa: próg, zakaz dzielenia, zasada oszczędności. Co wynika tylko z regulaminu: liczba ofert, forma zapytania, miejsce publikacji, terminy, kryteria. Regulamin to wewnętrzne zarządzenie kierownika urzędu. Wiąże urzędników jako ich procedura, a tobie nie nadaje praw ani obowiązków. Warunki, których musisz dotrzymać, określa samo zapytanie.

Dlaczego gmina czasem łączy zakupy. Kto dzieli zakup na mniejsze zlecenia, żeby uniknąć ustawy, narusza art. 29 ust. 2 Pzp. Urzędnikowi grozi za to odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 17 ust. 1 pkt 2 i 5b ustawy o dyscyplinie). Dlatego gminy sumują planowane zakupy. Usługę lub robotę dzieloną na części liczą łącznie (art. 30 ust. 1 Pzp), podobne dostawy też (art. 30 ust. 2). Wartość ustalają dla całego zamawiającego, a nie osobno dla każdego wydziału (art. 33 ust. 1). Jeśli koszenie w pięciu sołectwach daje razem 200 tys. zł netto, gmina ogłosi jedno postępowanie według Pzp, a nie pięć zapytań. Zlecenie, które wygląda na małe, może więc trafić do jednego dużego postępowania.

Jak to wygląda w praktyce: co sprawdzić w regulaminie

Regulaminy różnią się, ale składają się z podobnych elementów. Trzecia kolumna pokazuje, jakie zapisy możesz spotkać. Kwoty i terminy każda gmina ustala sama, więc sprawdź je w jej regulaminie.

Nazwy bywają różne: „regulamin udzielania zamówień”, „zasady”, „instrukcja”. Jeśli w tekście widzisz jeszcze kwotę 130 000 zł, zapytaj urząd, która wersja obowiązuje.

Gdzie znaleźć regulamin.

Regulamin urzędu nie musi obejmować szkół, ośrodków pomocy społecznej ani gminnych spółek. Te jednostki mogą mieć własne regulaminy, wydane przez swoich kierowników.

Co z tym zrobić

Przykład: firma od zieleni i trzy regulaminy

Bez regulaminu czekałbyś na ogłoszenie w BIP drugiej gminy, którego nigdy by nie było.

Pułapki i ograniczenia

• Nieaktualny regulamin. Czytasz wersję z 2023 r. z progiem 130 000 zł i zasadami, które gmina już zmieniła. Skutek: oferta w złej formie albo w złym miejscu. Zapobieganie: sprawdź datę zarządzenia i zapytaj urząd, czy to wersja obowiązująca.
• Regulamin urzędu zamiast jednostki. Składasz ofertę szkole według zasad urzędu gminy. Szkoła ma własny regulamin z innym terminem. Zapobieganie: sprawdź, kto jest zamawiającym w zapytaniu.
• Termin liczony inaczej. Regulamin mówi o „dniach roboczych”, a ty liczysz kalendarzowe. Oferta przychodzi dzień po terminie i urząd jej nie rozpatruje. Zapobieganie: termin bierz z zapytania, nie z regulaminu, i składaj ofertę dzień wcześniej.
• Czego tu nie znajdziesz. Tekst nie opisuje zamówień od 170 000 zł netto. Nie opisuje też zasady konkurencyjności w projektach unijnych: stosuje się ją powyżej 80 000 zł netto, także w gminie przy zakupie poniżej progu Pzp (Wytyczne kwalifikowalności 2021-2027 w wersji z 19.05.2026, sekcja 3.2.1 pkt 1 lit. a i sekcja 3.2.2 pkt 2). Gdy podejrzewasz, że gmina dzieli zamówienie, porozmawiaj z prawnikiem od zamówień.

Dla zaawansowanych

Podstawa regulaminu. Ani Pzp, ani ustawa o finansach publicznych, ani ustawa o samorządzie gminnym nie nazywa regulaminu zamówień; kompetencja wynika z pozycji wójta jako kierownika urzędu i zwierzchnika służbowego pracowników (art. 33 ust. 3 i 5 usg) oraz z obowiązku zapewnienia kontroli zarządczej (art. 69 ust. 1 pkt 2 ufp). Jej celem jest m.in. „zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi” (art. 68 ust. 2 pkt 1 ufp). Miarą zakupu pozostaje art. 44 ust. 3 pkt 1 ufp: celowo i oszczędnie, z najlepszym efektem z danych nakładów. Art. 44 ust. 4 ufp każe zawierać umowy „na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych”. Zakres tych przepisów wyznacza jednak art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp, więc poniżej 170 000 zł netto odesłanie nie przenosi procedur Pzp. To wykładnia, nie wprost wyrażona norma.

Granice łączenia wartości. Art. 29 ust. 2 Pzp dopuszcza podział, gdy jest „uzasadniony obiektywnymi przyczynami”. Art. 33 ust. 2 Pzp pozwala liczyć wartość odrębnie dla wyodrębnionej jednostki organizacyjnej z samodzielnością finansową, która kupuje na potrzeby własnej działalności. Odpowiedzialność z art. 17 ust. 1 pkt 2 i 5b ustawy o dyscyplinie odpada, jeśli czynność skorygowano albo nie doszło do udzielenia zamówienia (art. 17 ust. 1a).

Środki wykonawcy. Odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (KIOKrajowa Izba Odwoławcza. Krajowa Izba Odwoławcza (KIO) to organ, który rozpoznaje odwołania na niezgodne z Prawem zamówień publicznych czynności i zaniechania zamawiającego w postępowaniach objętych tą ustawą (art. 473 ust. 1 pkt 1 i art. 513 Pzp). Poniżej progów unijnych odwołanie wnosi się co do zasady w 5 dni od przekazania informacji o czynności zamawiającego środkami komunikacji elektronicznej (art. 515 ust. 1 pkt 2 lit. a Pzp). Więcej) przysługuje przy naruszeniu „przepisów ustawy” (art. 505 ust. 1 Pzp), nie regulaminu. Wyjątek: zaniechanie przeprowadzenia postępowania według Pzp, „mimo że zamawiający był do tego obowiązany” (art. 513 pkt 3), np. po sztucznym podziale. Termin: poniżej progów unijnych 5 dni od powzięcia wiadomości o podstawie odwołania (art. 515 ust. 3 pkt 2), a po zawarciu umowy bez ogłoszenia o wyniku w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZPBiuletyn Zamówień Publicznych. Biuletyn Zamówień Publicznych (BZP) to publikator ogłoszeń o zamówieniach publicznych, udostępniany na portalu internetowym Urzędu Zamówień Publicznych (art. 267 ust. 1 Pzp). Zamawiający zamieszczają w nim ogłoszenia o zamówieniach krajowych, czyli o wartości od 170 000 zł netto do progów unijnych, a także plany postępowań (art. 23 ust. 1 Pzp) i ogłoszenia o wykonaniu umowy (art. 448 Pzp). Więcej) najpóźniej miesiąc od jej zawarcia (art. 515 ust. 4 pkt 3 lit. a). Jeśli gmina zorganizowała wybór jako przetarg w rozumieniu Kodeksu cywilnego, organizator musi postępować zgodnie z ogłoszonymi warunkami (art. 70¹ § 4 Kc) i powiadomić uczestników na piśmie o wyniku (art. 70³ § 2). Uczestnik może żądać unieważnienia umowy, gdy na wynik wpłynięto w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami: w miesiąc od dowiedzenia się o przyczynie, nie później niż rok od zawarcia umowy (art. 70⁵ Kc). Czy zapytanie jest takim przetargiem, rozstrzyga jego treść.

Jawność. Regulamin opisuje tryb działania urzędu (art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o dostępie). Informacje z pkt 1-3 tego przepisu urząd ma obowiązek udostępnić w BIP (art. 8 ust. 3). Od 1.07.2026 na wniosek udostępnia się informację, której nie ma w BIP, portalu danych ani w Centralnym Rejestrze Umów (art. 10 ust. 1 w brzmieniu Dz.U. 2025 poz. 1844). Odmowa udostępnienia wymaga decyzji, a odwołanie od niej urząd rozpoznaje w 14 dni (art. 16 ust. 1 i ust. 2 pkt 1).

Pytania