Baza Konkurencyjności i zasada konkurencyjności powyżej 80 tys. zł - sprzedaż do beneficjentów UE

Tekst jest dla małej firmy, która szuka zleceń poza przetargami: dowiesz się, kto jest beneficjentem, gdzie szukać jego zapytań i jak zobaczyć zakup kilka miesięcy wcześniej.

Dlaczego to rynek dla małej firmy

Firma prywatna nie musi ogłaszać zakupów: może zadzwonić do znajomego wykonawcy. Gdy dostanie dotację UE, ta sama firma przy zakupie w projekcie powyżej 80 tys. zł netto musi ogłosić zapytanie w Bazie i wybrać najkorzystniejszą ofertę według kryteriów z zapytania. Zasada obejmuje zakupy przewidziane w projekcie, nie całą działalność firmy. Do zlecenia, które wcześniej było zamknięte, możesz wejść bez znajomości.

Beneficjent to podmiot, który realizuje projekt z dofinansowaniem. Ustawa z 28.04.2022 odsyła tu do definicji z rozporządzenia ogólnego UE (art. 2 pkt 1). Zależnie od naboru to firma, fundacja, stowarzyszenie, szpital, ale też gmina czy powiat. Kto może złożyć wniosek, podaje ogłoszenie o naborze (art. 50 ust. 4).

Co to znaczy dla twojej sprzedaży: każdy projekt wybrany do dofinansowania to zapowiedź zakupów beneficjenta. Wiesz, kto dostał pieniądze, na co i ile. Zapytanie przyjdzie później.

Co mówi prawo: Wytyczne, ustawa i Pzp

Wytyczne. Wydaje je minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego, m.in. w sprawie kwalifikowalności wydatków (art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z 28.04.2022). Minister publikuje je na portalu i ogłasza komunikat w Monitorze Polskim; od dnia komunikatu Wytyczne się stosuje (art. 5 ust. 5 i 6). Obecna wersja jest z 19.05.2026 i jest stosowana od 25.05.2026 (komunikat M.P. 2026 poz. 523).

Kogo wiążą. Wytyczne są skierowane do instytucji, które realizują programy. Beneficjent stosuje je na podstawie umowy o dofinansowanie projektu albo decyzji o dofinansowaniu (art. 2 pkt 38 ustawy z 28.04.2022). Do zasady konkurencyjności zobowiązuje go właściwa instytucja w tej umowie, a wnioskodawcę w regulaminie wyboru projektów (podrozdział 3.2 pkt 1 Wytycznych). Instytucje pośredniczące i wdrażające wiąże porozumienie albo umowa, którymi powierzono im zadania (art. 9 ust. 3).

Próg. Sekcja 3.2.1 pkt 1 lit. a wyłącza „zamówienia, których wartość nie przekracza kwoty 80.000 zł netto”. Wartość to całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez VAT (sekcja 3.2.2 pkt 1). Zakup za dokładnie 80 000 zł netto jest więc jeszcze poza zasadą.

Pzp. Zamawiający publiczny, np. gmina, stosuje Pzp od 170 000 zł netto (art. 2 ust. 1 pkt 1 i art. 4 pkt 1 Pzp); wartość liczy bez VAT (art. 28 Pzp). Jednostki sektora finansów publicznych zawierają umowy na dostawy, usługi i roboty na zasadach z przepisów o zamówieniach publicznych (art. 44 ust. 4 ustawy o finansach publicznych). Zamówienia udzielane na podstawie Pzp są wyłączone z zasady konkurencyjności (sekcja 3.2.1 pkt 1 lit. b). Poniżej progu Pzp gmina w projekcie UE stosuje jednak zasadę konkurencyjności: najpierw szacuje wartość według Pzp, a gdy nie sięga ona progu ustawy, ustala wartość zamówienia w ramach projektu (sekcja 3.2.2 pkt 2).

Wytyczne określają też, ile czasu masz na ofertę. Minimum to 7 dni dla dostaw i usług oraz 14 dni dla robót budowlanych. Przy dużych zamówieniach (roboty od 5 538 000 euro, dostawy i usługi od 750 000 euro) termin wynosi 30 dni (sekcja 3.2.2 pkt 19). Termin biegnie od dnia po upublicznieniu zapytania, a o dotrzymaniu decyduje data złożenia oferty w BK2021.

Zapytanie zawiera m.in. opis przedmiotu, warunki udziału (jeśli są), kryteria oceny z wagami, termin i sposób składania ofert oraz termin wykonania (sekcja 3.2.3 pkt 6). Kryteria muszą być związane z przedmiotem zamówienia. Obok ceny mogą dotyczyć np. jakości, doświadczenia osób skierowanych do zamówienia czy terminu dostawy, ale nie właściwości samej firmy, np. jej doświadczenia (sekcja 3.2.2 pkt 16-18). Doświadczenie firmy zamawiający może za to postawić jako warunek udziału (pkt 15). Zawsze czytaj treść konkretnego zapytania.

Jak to wygląda w praktyce: od naboru do zapytania

Pieniądze na projekt przechodzą drogę, którą widać publicznie. Przy konkurencyjnym wyborze projektów instytucja ogłasza nabór na swojej stronie i na portalu, z przedmiotem naboru i kręgiem wnioskodawców (art. 50 ust. 3 i 4 ustawy z 28.04.2022). Po ocenie publikuje tam informację o projektach wybranych do dofinansowania, z kwotą dofinansowania (art. 57 ust. 1).

Między listą wybranych projektów a zapytaniem beneficjent podpisuje umowę i przygotowuje zakup - to twoje okno na rozmowę. Ile zapytań z twojej branży pojawia się w Bazie, sprawdzisz w jej wyszukiwarce.

Co z tym zrobić

Przykład: zakład obok dostał dotację na fotowoltaikę

Bez wrześniowej listy zobaczysz ten zakup dopiero w styczniu, razem ze wszystkimi konkurentami.

Pułapki i ograniczenia

• Oferta poza Bazą. Wysyłasz ofertę e-mailem, a składanie ofert i wymiana informacji odbywają się przez BK2021 (sekcja 3.2.3 pkt 1). Inny sposób jest dopuszczalny tylko w wyjątkach, o których zamawiający informuje w zapytaniu, np. gdy wymaga próbki (pkt 2), albo przy zawieszeniu działania Bazy (pkt 3). Zapobieganie: czytaj sposób składania ofert w zapytaniu i nie zostawiaj oferty na ostatnią godzinę.
• Stary próg 50 tys. zł. Liczysz na zapytania od 50 tys. zł, a zakupy do 80 tys. zł netto włącznie nie muszą trafiać do Bazy. Zapobieganie: przyjmij próg 80 tys. zł netto i raz na kwartał sprawdzaj stronę Wytycznych, czy nie weszła nowa wersja.
• Pomoc w pisaniu zapytania. Beneficjent prosi cię o opis przedmiotu zamówienia, a potem wybiera ofertę. Opis nie może utrudniać uczciwej konkurencji (sekcja 3.2.2 pkt 9), a postępowanie ma być wolne od konfliktu interesów (pkt 6). Gdy instytucja uzna wydatek za nieprawidłowy, pomniejsza go albo nakłada korektę finansową (art. 26 ust. 8 ustawy z 28.04.2022), a ty tracisz klienta. Zapobieganie: dawaj informacje o rynku i cenach, nie gotowe zapisy.
• Duży beneficjent prywatny i Pzp. Szukasz dużej budowy firmy z dotacją w Bazie, a ona musi stosować Pzp jako zamawiający subsydiowany (art. 6 Pzp). Warunki muszą wystąpić łącznie: ponad 50 % wartości zamówienia ze środków publicznych i wartość od progów unijnych. Przedmiotem są roboty wskazane w ustawie, np. inżynieria lądowa lub wodna, budowa szpitala, szkoły lub obiektu sportowego, albo usługi z nimi związane. Zapobieganie: przy takich zakupach szukaj ogłoszenia według Pzp.

Czego tu nie ma: stawek korekt finansowych i zamówień w projektach z innych źródeł niż fundusze polityki spójności 2021-2027 (Wytyczne obejmują EFS+, EFRR, FS i FST, rozdział 1 pkt 1). Gdy beneficjent odrzuci twoją ofertę i chcesz to kwestionować, skonsultuj się z prawnikiem.

Dla zaawansowanych

Która wersja Wytycznych. O prawidłowości postępowania decyduje wersja obowiązująca w dniu jego wszczęcia, czyli publikacji zapytania w BK2021 (rozdział 1 pkt 8). Każda wersja działa od ogłoszenia komunikatu w Monitorze Polskim (pkt 9). Postępowanie z zapytaniem z 2024 r. oceniasz więc jeszcze według progu 50 tys. zł, chyba że umowa o dofinansowanie pozwala stosować korzystniejszą nowszą wersję do wcześniejszych postępowań (pkt 10).

Szacowanie. Wartość ustala się z należytą starannością i dokumentuje, np. w notatce (sekcja 3.2.2 pkt 1). Nie wolno jej zaniżać ani dzielić zamówienia, żeby uniknąć zasady (pkt 3). Tożsamość przedmiotowa, czasowa i podmiotowa ma być rozumiana jak w Pzp (pkt 4). Gdy łączna wartość części przekracza 80 000 zł netto, zasadę stosuje się do każdej części (pkt 5).

Wyjątki. Obowiązkowe wyłączenia z sekcji 3.2.1 pkt 1 obejmują m.in. zamówienia na podstawie Pzp i przedmioty z art. 9-14 Pzp. Fakultatywne (pkt 2) to m.in. pilna potrzeba niezawiniona przez zamawiającego, jedyny wykonawca z przyczyn technicznych lub praw wyłącznych, powtórzenie usług lub robót przewidziane w zapytaniu. Trzeba je pisemnie uzasadnić (pkt 3). Gdy nie wpłynęła żadna ważna oferta, umowę można zawrzeć bez zasady, ale na niezmienionych warunkach (pkt 4).

Powiązania. Beneficjent niebędący zamawiającym z Pzp nie może udzielić zamówienia podmiotowi powiązanemu z nim osobowo lub kapitałowo (sekcja 3.2.2 pkt 7). Osoby prowadzące postępowanie składają oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, m.in. co najmniej 10 % udziałów lub pokrewieństwo (pkt 8).

Ocena i protokół. Cena różniąca się o ponad 30 % od średniej ważnych ofert wymaga wezwania do wyjaśnień. Odrzucić ofertę można dopiero, gdy wyjaśnienia jej nie uzasadniają (pkt 21). Wynik ogłasza się w BK2021: nazwa wybranego wykonawcy, miejscowość i cena (sekcja 3.2.3 pkt 8). Protokół postępowania z punktacją wszystkich ofert dostajesz na wniosek (sekcja 3.2.2 pkt 22).

Środki ochrony. Podrozdział 3.2 nie daje wykonawcy odwołania jak w Pzp. Każdy zainteresowany może jednak pisemnie poprosić instytucję o interpretację Wytycznych dla swojego stanu faktycznego (rozdział 1 pkt 11).

Zmiany umowy. Istotne zmiany są dozwolone tylko wtedy, gdy przewidziano je w zapytaniu albo gdy zachodzi wyjątek z sekcji 3.2.4 pkt 4, np. dodatkowe roboty od tego samego wykonawcy do 50 % wartości umowy.

Pytania