Gdzie gmina ogłasza zapytania ofertowe i jak ich szukać

Tekst jest dla firmy, która chce sprzedawać gminom bez przetargów. Po lekturze będziesz mieć listę źródeł, rytm sprawdzania i wiedzę, czego w nich nie znajdziesz.

Dlaczego to ważne dla sprzedającego do gminy

Każde zapytanie ofertowe to potencjalny lead. Problem w tym, że widzisz je na końcu drogi. Zanim urzędnik opublikuje zapytanie, gmina musi mieć pieniądze w planie wydatków. Nie wolno jej wydać więcej, niż zapisała w uchwale budżetowej (art. 44 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych).

Kolejność wynika z budżetu: dyskusja na sesji rady, uchwała budżetowa albo jej zmiana, dopiero potem zapytanie. Od zapytania do terminu złożenia oferty mija zwykle kilka dni roboczych. Zapowiedź pojawia się dużo wcześniej: we wszystkich zapowiedziach w sygnałach Sigov, które później trafiły do ogłoszenia w BZP, od pierwszej zapowiedzi do ogłoszenia mijało w połowie przypadków co najmniej 74 dni (stan na koniec października 2026 r.). Na etapie zapytania nie zbudujesz już relacji ani nie dopytasz o potrzeby.

Co to znaczy dla twojej sprzedaży: źródła z tego tekstu musisz przeglądać regularnie, ale najlepsze leady złapiesz wcześniej. Jak czytać budżet, piszemy w tekście o kalendarzu budżetowym gminy. Jak czytać sesje rady, opisujemy w tekście o sesji rady jako zapowiedzi zakupu.

Co mówi prawo: BIP, BZP i plan postępowań

Próg. Prawo zamówień publicznych (PzpPrawo zamówień publicznych. Ustawa z 11 września 2019 r., według której zamawiający publiczny udziela zamówień o wartości od 170 000 zł netto. Więcej) stosuje się do zamówień od 170 000 zł (art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp, w brzmieniu od 1.01.2026 nadanym ustawą Dz.U. 2025 poz. 1173). Wartość liczy się bez VAT (art. 28 Pzp). Poniżej progu gmina kupuje według własnego regulaminu, wydając pieniądze celowo i oszczędnie (art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych).

BIPBiuletyn Informacji Publicznej. Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) to urzędowy publikator teleinformatyczny, w którym gminy i inne podmioty zobowiązane do udostępniania informacji publicznej udostępniają ją w internecie (art. 8 ust. 1-2 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Każda gmina prowadzi własną stronę BIP (art. 9 ust. 2). Więcej. Biuletyn Informacji Publicznej to urzędowy publikator internetowy (art. 8 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Każda gmina prowadzi własną stronę BIP (art. 9 ust. 2). Ustawa wymienia ogólne kategorie informacji, które trzeba udostępnić w BIP (art. 8 ust. 3 w zw. z art. 6 ust. 1), ale zapytań ofertowych nie wymienia z nazwy. W praktyce to regulamin zamówień danej gminy mówi, czy i gdzie gmina publikuje zapytanie.

BZP. Biuletyn Zamówień Publicznych jest udostępniany na portalu Urzędu Zamówień Publicznych (art. 267 ust. 1 Pzp), dziś na Platformie e-Zamówienia. Postępowanie w trybie podstawowym gmina wszczyna ogłoszeniem w BZP (art. 276 ust. 1 Pzp). Na swojej stronie może je pokazać dopiero po publikacji w BZP (art. 270 ust. 1 i 3 Pzp). Po publikacji może też bezpośrednio powiadomić znanych sobie wykonawców (art. 276 ust. 2) - kolejny powód, żeby urząd wiedział, że istniejesz.

Plan postępowań. Gmina sporządza go w ciągu 30 dni od przyjęcia budżetu i zamieszcza w BZP oraz na swojej stronie (art. 23 ust. 1 Pzp). Plan podaje m.in. przedmiot, orientacyjną wartość i przewidywany termin wszczęcia (art. 23 ust. 3). Obowiązek obejmuje postępowania objęte Pzp, więc zakupy poniżej progu trafią do niego wyłącznie z woli gminy - przepis tego nie wymaga.

Na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1, art. 267, 269, 270 i 276 Pzp i Wytycznych kwalifikowalności 2021-2027 (wersja stosowana od 25.05.2026). Stan prawny na 24 października 2026 r.

1. Czy wartość zamówienia netto wynosi od 170 000 zł? Tak - gmina ogłasza w BZP (do progów unijnych), potem opcjonalnie na swojej stronie.
2. Poniżej 170 000 zł: czy to zakup powyżej 80 000 zł w projekcie UE? Tak - Baza Konkurencyjności, gdy umowa o dofinansowanie nakłada zasadę konkurencyjności.
3. W pozostałych przypadkach - kanał, który wskazuje regulamin zamówień gminy.
4. Według regulaminu to BIP, strona urzędu, platforma zakupowa albo e-mail do firm.

Gdzie w praktyce szukać zapytań ofertowych gminy

Gmina może korzystać z kilku kanałów naraz. Jedno zapytanie bywa w BIP i na platformie, inne tylko na platformie. Dlatego zacznij od sprawdzenia, jak robi to konkretna gmina.

Dwa dodatkowe tropy. Po pierwsze, BIP ma stronę główną z wykazem podmiotów i wyszukiwarką (art. 9 ust. 1 ustawy o dostępie). Dzięki niej znajdziesz adresy BIP gminy i jej jednostek. Po drugie, to, czego w BIP nie ma, możesz uzyskać na wniosek (art. 10 ust. 1). Gmina odpowiada bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w 14 dni (art. 13 ust. 1). Nie musisz wyjaśniać, po co ci ta informacja (art. 2 ust. 2).

O Bazie Konkurencyjności piszemy osobno w tekście Baza Konkurencyjności powyżej 80 tys. zł. Zasada konkurencyjności obejmuje zamówienia o wartości powyżej 80 000 zł netto (Wytyczne kwalifikowalności 2021-2027 w wersji stosowanej od 25.05.2026, sekcja 3.2.1 pkt 1 lit. a). Gmina stosuje ją w projekcie UE także wtedy, gdy zamówienie jest poniżej progu Pzp (sekcja 3.2.2 pkt 2). Zapytanie ogłasza wtedy w Bazie Konkurencyjności (sekcja 3.2.3 pkt 1). Na ofertę masz co najmniej 7 dni przy dostawach i usługach oraz 14 dni przy robotach budowlanych (sekcja 3.2.2 pkt 19).

Co z tym zrobić

Przykład: oświetlenie trzech ulic, od lutego do maja

Bez sygnału z lutego zobaczyłbyś to zapytanie w maju - albo wcale, gdyby gmina wysłała je tylko do trzech firm, które już zna.

Pułapki i ograniczenia

• Zapytanie tylko na platformie. Sprawdzasz BIP, a gmina od pół roku publikuje wyłącznie na platformie. Tracisz kilka zleceń, zanim to zauważysz. Zapobieganie: ustal kanał z regulaminu (krok 2) i sprawdzaj go raz na kwartał.
• Zapytanie wysłane do trzech firm. Wiele regulaminów pozwala zapytać wybranych wykonawców bez publikacji. Nie ma cię na liście, więc nie wiesz o zleceniu. Zapobieganie: przedstaw się w referacie z ofertą i referencjami, zanim pojawi się potrzeba. Jak to zrobić, piszemy w tekście o kontakcie z gminą przed zapytaniem.
• Zapytanie jednostki, nie urzędu. Szkoła publikuje we własnym BIP. Przeglądasz tylko BIP urzędu i nie widzisz zakupu. Zapobieganie: krok 3.
• Termin przeoczony przez weekend. Zapytanie z czwartku ma termin we wtorek. Przegląd tylko w poniedziałki go nie złapie. Zapobieganie: powiadomienia z platform i dwa przeglądy w tygodniu.

Czego tu nie ma: tekst nie omawia przygotowania oferty ani treści regulaminów. Gdy gmina odmawia informacji publicznej albo milczy dłużej niż 14 dni, warto skonsultować się z prawnikiem.

Dla zaawansowanych

BIP i zapytanie ofertowe. Art. 8 ust. 3 ustawy o dostępie do informacji publicznej każe udostępniać w BIP informacje z art. 6 ust. 1 pkt 1-3, pkt 4 lit. a tiret drugie, lit. c i d oraz pkt 5 (m.in. majątek publiczny). Inne informacje publiczne podmiot może tam zamieścić (art. 8 ust. 3 zdanie drugie). Ustawa nie przesądza, czy zapytanie ofertowe poniżej progu mieści się w którejś z kategorii obowiązkowych. Nie znaleźliśmy zweryfikowanego orzeczenia, które by to rozstrzygało. Dlatego praktycznym źródłem obowiązku publikacji pozostaje regulamin gminy. Niezależnie od tego zapytanie i jego wynik to informacja o sprawach publicznych (art. 1 ust. 1), więc gdy nie ma ich w BIP, możesz o nie wystąpić na wniosek.

Wniosek - nowe brzmienie i granice. Od 1.07.2026 art. 10 ust. 1 w brzmieniu nadanym ustawą Dz.U. 2025 poz. 1844 mówi o informacji nieudostępnionej w BIP, w portalu danych ani w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRUCentralny Rejestr Umów. Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP) to jawny rejestr prowadzony w systemie Ministra Finansów, w którym jednostki sektora finansów publicznych udostępniają informacje o umowach stanowiących zamówienie w rozumieniu Pzp (odpłatne nabycie robót budowlanych, dostaw lub usług), zawartych od 1 lipca 2026 r. w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub innej szczególnej. Przepis nie przewiduje progu kwotowego, a informacje wpisuje się najpóźniej w 30 dni od zawarcia umowy (art. 34a i 34b ustawy o finansach publicznych w brzmieniu Dz.U. 2025 poz. 1844). Więcej JSFP). Umowy o dostawy, usługi lub roboty budowlane zawarte od tej daty na piśmie, w formie dokumentowej, elektronicznej albo innej szczególnej gmina wpisuje do CRU w ciągu 30 dni (art. 34a ust. 1 i 10 ufpustawa o finansach publicznych. Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o gospodarowaniu pieniędzmi publicznymi, w tym o budżecie i wieloletniej prognozie finansowej gminy. Więcej w brzmieniu tej samej ustawy) - tam sprawdzisz je najpierw. Informację przetworzoną dostaniesz tylko w zakresie szczególnie istotnym dla interesu publicznego (art. 3 ust. 1 pkt 1). Dostęp jest bezpłatny (art. 7 ust. 2), ale gdy wskazany we wniosku sposób lub forma udostępnienia oznacza dodatkowe koszty, gmina może pobrać opłatę w ich wysokości: o kwocie powiadamia w 14 dni, a informację wydaje po kolejnych 14 dniach, chyba że zmienisz albo wycofasz wniosek (art. 15 ust. 1-2). Oferty konkurentów mogą być częściowo wyłączone ze względu na tajemnicę przedsiębiorcy (art. 5 ust. 2).

Plan postępowań. Art. 23 ust. 1 Pzp dotyczy „postępowań o udzielenie zamówień”, czyli postępowań w rozumieniu art. 7 pkt 18 Pzp. Obowiązek mają zamawiający publiczni z art. 4 pkt 1 i 2 oraz ich związki. Inni zamawiający mogą plan zamieścić dobrowolnie (art. 23 ust. 2). Plan trzeba aktualizować, a aktualizację też zamieszcza się w BZP i na stronie (art. 23 ust. 4).

Projekty UE. Wytyczne z 19.05.2026 (komunikat M.P. 2026 poz. 523) wiążą beneficjenta przez umowę o dofinansowanie (podrozdz. 3.2 pkt 1). Zasady nie stosuje się do zamówień do 80 000 zł netto ani do zamówień udzielanych na podstawie Pzp (sekcja 3.2.1 pkt 1 lit. a i b). Zamawiający w rozumieniu Pzp najpierw szacuje wartość według Pzp, a gdy wychodzi poniżej progu ustawy, ustala ją w ramach projektu (sekcja 3.2.2 pkt 2). Przy zamówieniu w częściach liczy się łączna wartość części (sekcja 3.2.2 pkt 5). Gdy BK2021 nie działa, zapytanie idzie do co najmniej trzech wykonawców i na stronę zamawiającego (sekcja 3.2.3 pkt 3).

Pytania