Zapytanie ofertowe gminy: sprzedaż poniżej progu 170 tys. zł

W skrócie

• Zapytanie ofertowe to zaproszenie gminy do złożenia oferty, gdy zakup jest wart mniej niż 170 000 zł netto. Poniżej tej kwoty gmina nie stosuje Prawa zamówień publicznych (PzpPrawo zamówień publicznych. Ustawa z 11 września 2019 r., według której zamawiający publiczny udziela zamówień o wartości od 170 000 zł netto. Więcej) i kupuje według własnego regulaminu zamówień.
• Próg 170 000 zł obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. (art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp); wcześniej wynosił 130 000 zł. Wartość liczy się bez VAT (art. 28 Pzp).
• Każda gmina ma inne zasady: gdzie publikuje zapytania, ile firm zaprasza, ile dni daje na ofertę. Nie ma jednej bazy wszystkich zapytań.
• Najwięcej wygrywa firma, która wie o zakupie przed zapytaniem: z budżetu, zmiany budżetu albo sesji rady. Samo zapytanie daje zwykle kilka dni.
• Po wyborze podpisujesz zwykłą umowę cywilną. Gmina płaci w terminie z umowy, najpóźniej 30 dni od doręczenia faktury.

Ten przewodnik jest dla firmy, która chce sprzedawać gminie, miastu, powiatowi albo ich jednostkom bez startu w przetargach. Jest też dla działu przetargów, który chce dołożyć do portfela mniejsze zlecenia. Po lekturze będziesz wiedzieć, jak wygląda zapytanie ofertowe gminy, gdzie go szukać, jak na nie odpowiedzieć i co dzieje się po wyborze oferty. Każda sekcja kończy się odesłaniem do tekstu, który rozwija temat krok po kroku.

Spis treści

• Czym jest zapytanie ofertowe i skąd się bierze
• Próg 170 tys. zł: kiedy kończy się zapytanie, a zaczyna przetarg
• Zapytanie ofertowe a przetarg: porównanie
• Ile pieniędzy jest poniżej progu i kto je wydaje
• Regulamin zamówień: zasady, które ustala każda gmina sama
• Gdzie szukać zapytań ofertowych gmin
• Zanim gmina wyśle zapytanie: sygnał i rozmowa z urzędem
• Jak wygląda zapytanie ofertowe gminy: przykład czytany oczami wykonawcy
• Jak odpowiedzieć na zapytanie ofertowe: siedem kroków
• Wybór oferty i co możesz zrobić, gdy przegrasz
• Umowa po zapytaniu ofertowym: podpis, kary, faktura, jawność
• Cała droga na jednym przykładzie: od zmiany budżetu do przelewu
• Od małych zleceń do pierwszego przetargu
• Pułapki, które kosztują zlecenie
• Plan na pierwsze cztery tygodnie
• Dla zaawansowanych

Czym jest zapytanie ofertowe i skąd się bierze

Zapytanie ofertowe to dokument, w którym gmina albo jej jednostka opisuje, co chce kupić, i prosi firmy o oferty. Ustawa Pzp tego pojęcia nie definiuje. Nazwa przyjęła się w regulaminach zamówień i w projektach unijnych, gdzie zapytanie ofertowe jest częścią zasady konkurencyjności.

Dlaczego gmina w ogóle pyta o oferty, skoro poniżej progu nie musi stosować Pzp? Bo wydaje pieniądze publiczne. Ustawa o finansach publicznych każe wydawać je „w sposób celowy i oszczędny”, z zachowaniem zasady najlepszych efektów z danych nakładów (art. 44 ust. 3 pkt 1 ufpustawa o finansach publicznych. Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o gospodarowaniu pieniędzmi publicznymi, w tym o budżecie i wieloletniej prognozie finansowej gminy. Więcej). Porównanie kilku ofert to najprostszy dowód, że gmina tego pilnuje. Wydać może tylko na cele i w kwotach z uchwały budżetowej, a jej jednostka - z planu finansowego (art. 44 ust. 1 pkt 2-3 ufp).

Kto kupuje przez zapytania? Nie tylko urząd gminy. Zamawiającym publicznym jest każda jednostka sektora finansów publicznych (art. 4 pkt 1 Pzp). W gminie to sam urząd, ale też szkoła i przedszkole jako jednostki budżetowe, samorządowy zakład budżetowy i samorządowa instytucja kultury (art. 9 pkt 2-4 i 13 ufp). Każda z nich może mieć własny regulamin, własny BIPBiuletyn Informacji Publicznej. Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) to urzędowy publikator teleinformatyczny, w którym gminy i inne podmioty zobowiązane do udostępniania informacji publicznej udostępniają ją w internecie (art. 8 ust. 1-2 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Każda gmina prowadzi własną stronę BIP (art. 9 ust. 2). Więcej i własne zapytania. Spółka komunalna do sektora finansów publicznych nie należy (art. 9 pkt 14 ufp), choć może być zamawiającym z innych przepisów Pzp.

Co to znaczy dla ciebie: rynek poniżej progu to wielu małych zamawiających, z których każdy kupuje po swojemu. Dlatego „zapytanie ofertowe gminy” nie ma jednego wzoru, jednego terminu ani jednego miejsca publikacji. Zaczynasz od tego, jak kupuje konkretny urząd i jego jednostki.

Szersze tło - kto kupuje, za ile i dlaczego ten rynek opłaca się małej firmie - opisujemy w tekście Rynek poniżej progu w liczbach.

Próg 170 tys. zł: kiedy kończy się zapytanie, a zaczyna przetarg

Od 1 stycznia 2026 r. zamawiający publiczny stosuje Pzp do zamówień klasycznych, których wartość „jest równa lub przekracza kwotę 170 000 złotych” (art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp). Kwotę podniosła z 130 000 zł ustawa z 25 lipca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1173), która weszła w życie 1 stycznia 2026 r. (art. 11). Zamówienie warte dokładnie 170 000 zł netto podlega już ustawie. Pojęcie progu rozkłada na części hasło Próg stosowania Pzp, a zakupy pod nim - hasło Zamówienie poniżej progu.

Netto, nie brutto. Podstawą wartości jest „całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością” (art. 28 Pzp). Przy VAT 23 % próg odpowiada ok. 209 100 zł brutto. Budżet gminy podaje kwoty z VAT, jeśli gmina go nie odlicza. Zadanie zapisane w budżecie za 200 000 zł brutto to ok. 162 600 zł netto, czyli zwykle jeszcze zapytanie, nie przetarg.

Suma, nie pojedyncze zlecenie. Gmina nie może dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania Pzp, chyba że ma obiektywne przyczyny (art. 29 ust. 2 Pzp). Usługi i roboty w częściach liczy łącznie, podobne dostawy też (art. 30 ust. 1-2 Pzp). Usługi powtarzające się sumuje za 12 miesięcy albo poprzedni rok budżetowy (art. 35 ust. 1 Pzp). Trzy koszenia po 60 000 zł netto w jednym roku to 180 000 zł, więc gmina powinna je kupić w przetargu. Za zaniżenie wartości albo dzielenie zamówienia urzędnikowi grozi odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 17 ust. 1 pkt 2 i 5b ustawy o dyscyplinie). Dlatego urzędy pilnują sumy rocznej - zasady opisują hasła Szacowanie wartości zamówienia i Dzielenie zamówienia.

Jednostki liczą osobno. Wartość ustala się łącznie dla całego zamawiającego (art. 33 ust. 1 Pzp). Wyodrębniona jednostka z samodzielnością finansową, która kupuje na własną działalność, liczy jednak odrębnie (art. 33 ust. 2 Pzp). Remont szkoły nie musi się więc sumować z remontem urzędu.

Stare postępowania, stare zasady. Postępowanie wszczęte i niezakończone przed 1 stycznia 2026 r. kończy się według dawnych przepisów (art. 7 ust. 1 ustawy zmieniającej). Dotyczy to też umów zawartych w jego wyniku (art. 8). Przetarg za 150 000 zł ogłoszony w grudniu 2025 r. toczy się więc według Pzp.

Ile zakupów przesunęła ta zmiana? W zapowiedziach zakupów gmin z kwotą poniżej 170 000 zł co dziesiąta mieściła się między 130 a 170 tys. zł (dane Sigov, stan na koniec października 2026 r.; kwota pochodzi z dokumentu gminy, więc to rząd wielkości, a nie wartość zamówienia). Co jeszcze zmienił nowy próg i dlaczego stare regulaminy wciąż piszą „130 tys.”, wyjaśniamy w tekście Próg 170 tys. zł - co zmienia dla firmy, która sprzedaje do gminy.

Zapytanie ofertowe a przetarg: porównanie

Kto zna przetargi, łatwo przenosi ich wymogi na zapytania i dokłada dokumenty, których nikt nie żądał. Kto zna tylko zapytania, omija przetargi, choć mógłby w nich startować. Tabela pokazuje różnice, które mają znaczenie dla wykonawcy.

Wybierz, jeśli...

Wybierz, jeśli...	Zapytania ofertowe	Przetargi od 170 tys. zł
masz małą ekipę i chcesz szybko zacząć	tak	raczej nie
nie masz jeszcze referencji z sektora publicznego	tak	warunki udziału mogą cię zatrzymać
chcesz, żeby ofertę mógł złożyć każdy	zależy od regulaminu gminy	tak
potrzebujesz jawnych cen konkurencji od razu po otwarciu	nie	tak
zależy ci na prawie do odwołania	nie	tak

Przekonanie, że przetarg i tak „wygrywa swój”, ma więcej racji poniżej progu niż powyżej: w wielu regulaminach urząd sam wybiera, kogo zaprosi do zapytania. Od 170 000 zł ofertę składa każdy, a ceny i punktacja są jawne. Sześć takich przekonań rozbieramy w tekście Mit: przetargi w gminie są ustawione.

Ile pieniędzy jest poniżej progu i kto je wydaje

Każdy zamawiający publiczny do 1 marca składa Prezesowi UZP roczne sprawozdanie. Podaje w nim także zamówienia klasyczne o wartości mniejszej niż 170 000 zł, mimo że nie ma ich w BZPBiuletyn Zamówień Publicznych. Biuletyn Zamówień Publicznych (BZP) to publikator ogłoszeń o zamówieniach publicznych, udostępniany na portalu internetowym Urzędu Zamówień Publicznych (art. 267 ust. 1 Pzp). Zamawiający zamieszczają w nim ogłoszenia o zamówieniach krajowych, czyli o wartości od 170 000 zł netto do progów unijnych, a także plany postępowań (art. 23 ust. 1 Pzp) i ogłoszenia o wykonaniu umowy (art. 448 Pzp). Więcej (art. 82 ust. 1-2 Pzp). Według sprawozdania Prezesa UZP za 2024 r. (załącznik nr 1) łączna wartość zamówień klasycznych poniżej ówczesnego progu 130 000 zł wyniosła ok. 42,9 mld zł. Zamówienia od 130 000 zł do progów unijnych to w tym samym roku ok. 75,6 mld zł. Liczby obejmują wszystkich zamawiających publicznych, nie tylko samorządy.

Zakupów małych jest dużo. W zapowiedziach zakupów gmin z kwotą 52 % mieściło się poniżej 170 000 zł, a w gminach i powiatach razem - co druga zapowiedź. Połowa zapowiedzi poniżej progu nie przekraczała ok. 40 tys. zł, a trzy na cztery - ok. 90 tys. zł (dane Sigov, stan na koniec października 2026 r.). Kwota pochodzi z dokumentu samorządu, więc to rząd wielkości, a nie wartość szacunkowa zamówienia.

Co gminy kupują? Zakres wyznaczają zadania własne gminy z art. 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym: drogi, wodociągi i kanalizacja, zieleń, szkoły, sport, ochrona przeciwpożarowa, utrzymanie budynków. W zapowiedziach gmin poniżej progu co piąta dotyczyła dróg i transportu drogowego. Energetyka i OZE, wodociągi i kanalizacja, sport i rekreacja oraz budynki miały po ok. 10 % (dane Sigov, ten sam okres).

Proporcje w tabeli pochodzą z raportu Sigov z jesieni 2026 r. (zapowiedzi gmin z kwotą, lipiec-październik 2026 r.). Branża po branży - co gmina kupuje, w jakim miesiącu i jaki sygnał to zapowiada - opisujemy w przeglądzie Co gminy kupują poniżej progu. Pełne liczby, mediany i metodę znajdziesz w raporcie Sigov: na co gminy wydają poniżej progu.

Regulamin zamówień: zasady, które ustala każda gmina sama

Poniżej progu ustawa nie mówi, ile firm gmina ma zapytać, gdzie ogłosić zakup ani ile dni dać na ofertę. To wszystko ustala regulamin zamówień. W urzędzie gminy wydaje go zwykle wójt, burmistrz albo prezydent miasta w formie zarządzenia. Wójt jest kierownikiem urzędu (art. 33 ust. 3 usg) i odpowiada za całość jego gospodarki finansowej (art. 53 ust. 1 ufp).

Regulamin to wewnętrzna procedura urzędu. Wiąże urzędników, a tobie nie daje praw ani obowiązków. Warunki, których musisz dotrzymać, zapisuje samo zapytanie. Regulamin czytasz po to, żeby wiedzieć, którędy zapytanie przyjdzie i jak będzie wyglądać.

Progi typu „od 50 tys. zł zapytanie do 3 firm” to lokalna konwencja, nie prawo. W sąsiedniej gminie ta sama kwota może oznaczać publikację w BIP i 14 dni na ofertę. Szkoła, ośrodek pomocy społecznej czy dom kultury mogą mieć własny regulamin, wydany przez dyrektora.

Regulamin znajdziesz w BIP wśród zarządzeń wójta. Wpisz w wyszukiwarkę BIP „regulamin zamówień” albo „170 000”. Jeśli dokument wciąż pisze „do 130 000 zł”, sprawdź, czy gmina wydała nowszą wersję. Gdy regulaminu w BIP nie ma, poproś o niego wnioskiem o informację publiczną. Nie musisz podawać powodu (art. 2 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej), a urząd odpowiada w 14 dni (art. 13 ust. 1).

Pełną listę zapisów do sprawdzenia, z przykładem trzech regulaminów w jednym kwartale, znajdziesz w tekście Regulamin zamówień gminy - co w nim przeczytać, zanim złożysz ofertę.

Gdzie szukać zapytań ofertowych gmin

Zapytania poniżej progu nie mają jednego, ustawowego miejsca publikacji. Gmina ogłasza je tam, gdzie każe jej regulamin, a część wysyła tylko e-mailem do wybranych firm. Dlatego przegląd źródeł układasz osobno dla każdej gminy z twojej listy.

BZP to nie miejsce na zapytania. Postępowanie w trybie podstawowym gmina wszczyna ogłoszeniem w BZP (art. 276 ust. 1 Pzp), ale zakupów poniżej 170 000 zł tam nie znajdziesz. Plan postępowań gmina sporządza w ciągu 30 dni od przyjęcia budżetu (art. 23 ust. 1 Pzp). Obejmuje on postępowania według Pzp, więc małe zlecenia trafią do niego tylko z woli gminy.

Baza Konkurencyjności to osobny świat. Zasada konkurencyjności dotyczy projektów finansowanych z funduszy UE 2021-2027. Nie stosuje się jej do zamówień do 80 000 zł netto (Wytyczne kwalifikowalności, sekcja 3.2.1 pkt 1 lit. a). Gmina, która jest zamawiającym w rozumieniu Pzp, najpierw szacuje wartość według Pzp, a gdy wychodzi poniżej progu ustawy, stosuje zasadę konkurencyjności w projekcie (sekcja 3.2.2 pkt 2). Zapytanie ogłasza wtedy w BK2021, czyli w Bazie Konkurencyjności (sekcja 3.2.3 pkt 1). Na ofertę masz co najmniej 7 dni przy dostawach i usługach oraz 14 dni przy robotach (sekcja 3.2.2 pkt 19). Kryteria oceny nie mogą dotyczyć doświadczenia wykonawcy (sekcja 3.2.2 pkt 18). Jak sprzedawać beneficjentom UE, piszemy w tekście Baza Konkurencyjności i zasada konkurencyjności od 80 tys. zł, a sam system opisuje hasło Zasada konkurencyjności.

Archiwum na wniosek. To, czego nie ma w BIP, możesz uzyskać wnioskiem o informację publiczną. Poproś o kopie zapytań z twojej branży z ostatnich 12 miesięcy i informacji o wyborze ofert. Proś o gotowe dokumenty, nie o zestawienie, które urzędnik musiałby opracować. Z kopii zobaczysz, co gmina kupuje, kiedy i za ile.

Kanał po kanale, z tygodniowym rytmem przeglądu i przykładem oświetlenia trzech ulic, opisujemy w tekście Gdzie gmina ogłasza zapytania ofertowe i jak ich szukać. Jeśli twoje gminy korzystają z platformy, konto załóż zawczasu - pokazujemy to w tekście Platforma zakupowa gminy - pierwsza oferta krok po kroku.

Zanim gmina wyśle zapytanie: sygnał i rozmowa z urzędem

Zapytanie w BIP to ostatni, najbardziej widoczny ślad zakupu. Widzisz je razem z konkurencją i masz kilka dni na ofertę. Wcześniej ten sam zakup zostawia sygnał zakupowy: zapis w dokumencie gminy, z którego wynika, że gmina planuje wydatek.

Ile czasu daje sygnał? We wszystkich zapowiedziach, które później trafiły do ogłoszenia w BZP, od zapowiedzi do ogłoszenia mijało w połowie przypadków co najmniej 74 dni (dane Sigov, stan na koniec października 2026 r.). To przede wszystkim zakupy według Pzp, ale mechanizm jest ten sam: budżet, potem zapytanie.

Poniedziałek, 8:15. Wspólnik stawia kubek na biurku i obraca monitor.

• Nasi sąsiedzi przesunęli kasę na drogi. Sto pięćdziesiąt tysięcy.
• Brutto?
• Brutto. Netto wychodzi coś koło stu dwudziestu.
• Czyli pod progiem. Nie będzie przetargu, będzie zapytanie. Kto u nich prowadzi drogi?
• Referat inwestycji. Ten sam kierownik co przy chodnikach.
• Dzwoń dziś. Pytasz, kiedy i gdzie wrzucą zapytanie. O cenie ani słowa.

Dlaczego telefon? W wielu regulaminach urząd wysyła zapytanie do 3 firm, które sam wybiera. Zaprosić może tylko te, o których wie. Rozmowa przed zapytaniem jest dozwolona, ale ma granice.

Prawo do informacji publicznej ma każdy i nikt nie może żądać, żebyś wykazał interes (art. 2 ust. 1-2 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Przepisy Pzp o wstępnych konsultacjach rynkowych (art. 84-85) obowiązują dopiero od 170 000 zł, ale traktuj je jako bezpieczną miarę także niżej. Prosta reguła: mów i wysyłaj tylko to, co bez wahania dałbyś każdemu konkurentowi.

Co dokładnie powiedzieć, co wysłać i gdzie kończy się rozeznanie, a zaczyna ustawianie zamówienia, opisujemy w tekście Jak rozmawiać z gminą przed zapytaniem. Jak czytać sygnał i ocenić w pięć minut, czy to twój lead, pokazujemy w tekście Jak korzystać z Sigov: od sygnału do rozmowy z gminą. Kiedy kończą się umowy konkurentów, sprawdzisz w rejestrze - wyjaśniamy to w tekście Centralny Rejestr Umów - jak go czytać jako sprzedawca. Kalendarz budżetu i sesji rady to osobny temat: Budżet i sesje rady.

Jak wygląda zapytanie ofertowe gminy: przykład czytany oczami wykonawcy

Kto szuka w sieci „zapytanie ofertowe wzór”, trafia najczęściej na wzory dla urzędników. Jako wykonawca nie piszesz zapytania - dostajesz je. Potrzebujesz więc wiedzieć, z czego się składa i co w każdej części sprawdzić. Formularz oferty dostajesz zwykle od gminy jako załącznik.

Zapytanie gminy składa się z treści i załączników: formularza ofertowego, oświadczeń i wzoru umowy. Poniżej elementy zapytania na łatanie dróg gminnych, z zapisami, jakie możesz w nim spotkać.

Dwie rzeczy w zapytaniu nie wynikają z prawa, tylko z woli gminy: lista dokumentów i kryteria. Pzp poniżej progu nie wymaga wadium, JEDZJEDZ i oświadczenie wstępne. JEDZ (jednolity europejski dokument zamówienia) to standardowy unijny formularz, na którym wykonawca składa z ofertą albo wnioskiem o dopuszczenie do udziału oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (art. 125 ust. 1-2 Pzp). Pzp wymaga formularza JEDZ od progów unijnych; w trybie podstawowym wykonawca dołącza do oferty to samo oświadczenie, ale nie na formularzu JEDZ, bo art. 266 wyłącza art. 125 ust. 2 (art. 273 ust. 2 Pzp). Więcej ani oświadczeń znanych z przetargów. Jeśli zapytanie ich żąda, musisz je złożyć. Jeśli nie żąda, nie dokładaj ich „na wszelki wypadek” - nic nie zyskasz, a możesz pomylić załączniki.

Gdy gmina nie dała formularza, złóż ofertę z polami, których zawsze potrzebuje: oznaczenie zapytania, dane zamawiającego i twojej firmy (NIP, REGON, KRS albo CEIDG), osoba do kontaktu, cena netto, stawka i kwota VAT, cena brutto, termin realizacji, oświadczenia o akceptacji wzoru umowy, lista załączników, data i podpis osoby uprawnionej. Pełną tabelę pól formularza z uwagami przy każdym polu znajdziesz w tekście Odpowiedź na zapytanie ofertowe krok po kroku.

Jak odpowiedzieć na zapytanie ofertowe: siedem kroków

Na odpowiedź masz zwykle kilka dni. W przetargach gmin ogłoszonych w BZP w 2026 r. poniżej progów unijnych od ogłoszenia do terminu ofert mijało w połowie przypadków ok. 8 dni przy dostawach i usługach i ok. 15 dni przy robotach budowlanych (dane Sigov, stan na koniec października 2026 r.). W zapytaniu poniżej progu termin ustala gmina, a ustawa nie wyznacza tu minimum. Dlatego sposób odpowiadania musisz mieć opanowany, zanim zapytanie się pojawi.

1. W dniu publikacji przeczytaj całe zapytanie z załącznikami. Przejdź elementy z tabeli wyżej, wpisz termin o dzień wcześniejszy, zapisz pytania. Osoba od ofert, 1 godzina.
2. Wyślij pytania w ciągu 1-2 dni. Na adres z zapytania, z numerem sprawy w temacie. Pzp nie nakłada poniżej progu obowiązku odpowiedzi, ale gmina, która odpowie wszystkim, zmienia tym treść zapytania. 15 minut.
3. Zbierz dokumenty, zanim zaczniesz liczyć. Odpis z CEIDG lub KRS, polisa, referencje, pełnomocnictwo - tylko te, których żąda zapytanie. Biuro, 30 minut, jeśli masz teczkę firmy.
4. Policz cenę z kosztami ukrytymi. Robocizna, materiał, dojazd, sprzęt, utylizacja, dokumentacja odbiorowa, ryzyko kar z wzoru umowy. Stawkę VAT potwierdź z księgowością. 2-4 godziny.
5. Wypełnij formularz gminy bez zmian treści. Cena netto, VAT i brutto w swoich polach. Bez dopisków „cena nie obejmuje...”. 30 minut.
6. Daj ofertę do sprawdzenia drugiej osobie. Kwoty, podpis, załączniki, znak sprawy. Podpisuje osoba uprawniona według CEIDG lub KRS albo pełnomocnik. 20 minut.
7. Złóż ofertę dzień przed terminem i zachowaj potwierdzenie. Zrzut ekranu z platformy albo potwierdzenie doręczenia e-maila. Oświadczenie elektroniczne jest złożone, gdy trafiło do środka komunikacji tak, że adresat mógł się z nim zapoznać (art. 61 § 2 KC) - liczy się dojście, nie wysłanie. 15 minut.

Złożona oferta cię wiąże. Oświadczenie, które określa istotne postanowienia umowy, jest ofertą (art. 66 § 1 KC). Wiąże przez termin związania, który wpisujesz w ofercie - zwykle ten, którego żąda zapytanie. Gdy terminu nie oznaczono, oferta wysłana pocztą, e-mailem albo przez platformę przestaje wiązać z upływem czasu, w którym w zwykłym toku czynności mógłbyś otrzymać odpowiedź (art. 66 § 2 KC). Nie licz więc ceny, której nie utrzymasz przez 30 dni.

Szczegóły każdego kroku, z wyceną koszenia od poniedziałku do złożenia oferty, opisujemy w tekście Odpowiedź na zapytanie ofertowe krok po kroku. Jeśli składasz pierwszy raz przez platformę, przejdź najpierw instrukcję od konta do potwierdzenia złożenia oferty.

Wybór oferty i co możesz zrobić, gdy przegrasz

Gmina wybiera ofertę według kryteriów z zapytania. W wielu zapytaniach na małe zakupy jedynym kryterium jest cena. Przy większych zapytanie może dodać termin realizacji, gwarancję albo czas reakcji. W projektach unijnych kryteria nie mogą dotyczyć doświadczenia wykonawcy (Wytyczne kwalifikowalności, sekcja 3.2.2 pkt 18). Wybór gmina dokumentuje w notatce albo protokole, a wynik publikuje tam, gdzie każe regulamin.

Po przegranej masz mniej narzędzi niż w przetargu. Odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej przysługuje na czynność niezgodną z przepisami Pzp (art. 513 pkt 1 Pzp), a poniżej progu ustawa się nie stosuje. Zostają inne drogi.

Najwięcej daje najprostsza droga: notatka z wyboru. Z niej wiesz, jaką cenę wygrywa ta gmina, ile ofert wpłynęło i czy przegrałeś ceną, czy formalnością. Po 5-10 zapytaniach w jednej gminie arkusz pokaże ci więcej niż przeczucie. Dlaczego „wygrywa swój” to najczęściej skutek lepszego przygotowania, a nie zmowy, pokazujemy w tekście Mit: przetargi w gminie są ustawione.

Umowa po zapytaniu ofertowym: podpis, kary, faktura, jawność

Po wyborze dostajesz zaproszenie do podpisania umowy. Poniżej progu to zwykła umowa cywilna: stosuje się do niej Kodeks cywilny, a wymogi Pzp dla umów w sprawach zamówień publicznych jej nie dotyczą. Kilka zasad wynika jednak z przepisów, które działają bez względu na kwotę.

Kto podpisuje po stronie gminy. Oświadczenie woli w imieniu gminy składa wójt albo upoważniony przez niego zastępca, samodzielnie albo z inną upoważnioną osobą (art. 46 ust. 1 usg). Gdy umowa rodzi zobowiązanie pieniężne, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy albo osoby przez niego upoważnionej (art. 46 ust. 3 usg). Bez kontrasygnaty umowa nie jest skuteczna - sprawdź ją, zanim ruszysz z pracą.

Forma. Forma pisemna to własnoręczny podpis (art. 78 § 1 KC). Forma elektroniczna to kwalifikowany podpis elektroniczny i jest równoważna pisemnej (art. 78¹ § 1-2 KC). Forma dokumentowa wystarcza, gdy z dokumentu da się ustalić, kto złożył oświadczenie, np. zamówienie wysłane i przyjęte e-mailem (art. 77² KC). Którą formę przyjmie umowa, decyduje gmina.

Kary umowne. Wzór umowy zwykle przewiduje kary za zwłokę albo nienależyte wykonanie. Kara umowna należy się w zastrzeżonej wysokości bez względu na wysokość szkody (art. 484 § 1 KC). Jeśli wykonałeś zobowiązanie w znacznej części albo kara jest rażąco wygórowana, możesz żądać jej zmniejszenia (art. 484 § 2 KC). Łączny limit kar z art. 436 pkt 3 Pzp dotyczy umów zawieranych według Pzp, więc w zapytaniu poniżej progu gmina nie musi go wpisać. Policz najgorszy scenariusz przed złożeniem oferty, nie po podpisaniu umowy.

Termin zapłaty. Gmina i jej jednostki to podmioty publiczne w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Termin zapłaty w umowie nie może przekroczyć 30 dni od doręczenia faktury, a gdy płaci podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym - 60 dni (art. 8 ust. 2). Gdy umowa podaje dłuższy termin, odsetki i tak biegną po 30 dniach (art. 8 ust. 4). Po terminie należą ci się odsetki bez wezwania (art. 8 ust. 1) i rekompensata 40, 70 albo 100 euro, zależnie od kwoty (art. 10 ust. 1). Limit opisuje hasło Termin zapłaty podmiotu publicznego.

Faktura. Fakturę wystawiasz po odbiorze, zgodnie z umową. Dane nabywcy i odbiorcy przepisz z umowy: nabywcą bywa gmina, a odbiorcą szkoła albo ośrodek, który zamawiał. Kiedy fakturę trzeba wystawić w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) i co w niej wpisać, wyjaśniamy w tekście KSeF i e-faktura do gminy.

Jawność. Umowę jednostki sektora finansów publicznych, która jest zamówieniem i ma formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, gmina wpisuje do Centralnego Rejestru Umów (art. 34a ust. 1 ufp w brzmieniu Dz.U. 2025 poz. 1844). Obowiązek dotyczy umów zawartych od 1 lipca 2026 r. i nie ma progu kwotowego. Wpis pojawia się najpóźniej 30 dni od zawarcia umowy (art. 34a ust. 10 ufp). Rejestr pokazuje m.in. strony, przedmiot, wartość i okres umowy (art. 34a ust. 7 ufp). Twoją cenę zobaczy konkurencja - licz się z tym.

Co zrobić, gdy przelew się spóźnia, pokazujemy w tekście Terminy płatności w JST - co zrobić, gdy płatność się spóźnia. Kary, waloryzację, aneksy i gwarancję zebraliśmy w temacie Umowa z gminą i płatności.

Cała droga na jednym przykładzie: od zmiany budżetu do przelewu

Prowadzisz firmę drogową z dwiema brygadami. Łatasz nawierzchnie i równasz drogi gruntowe w promieniu 50 km od bazy. Rozmowa z poniedziałku, ta o stu pięćdziesięciu tysiącach, ma dalszy ciąg.

Oś czasu

• Marzec, tydzień 1. Rada sąsiedniej gminy przyjmuje zmianę budżetu: „remonty cząstkowe dróg gminnych”, 150 000 zł brutto. To ok. 122 000 zł netto, czyli poniżej progu Pzp.
• Marzec, tydzień 2. Czytasz regulamin tej gminy: od 50 000 zł netto zapytanie do co najmniej 3 firm i publikacja w BIP, 7 dni na ofertę, cena 100 %.
• Marzec, tydzień 2. Telefon do referatu inwestycji. Słyszysz, że zapytanie wyjdzie w maju przez platformę zakupową. Wysyłasz mailem prezentację firmy i dwie referencje z sąsiednich gmin.
• Kwiecień. Zakładasz konto na platformie i sprawdzasz podpis. Odświeżasz ceny masy u dostawcy.
• Maj, wtorek 5. Zapytanie: ok. 1 200 m² łatania masą na gorąco, termin ofert 12 maja, godz. 10:00, termin związania 30 dni. Wzór umowy: kara 0,5 % wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki.
• Maj, środa 6. Pytasz o grubość warstwy. Odpowiedź trafia do wszystkich firm.
• Maj, piątek 8. Wycena: 1 200 m² po 85 zł netto, razem 102 000 zł netto, 125 460 zł brutto przy VAT 23 %. W cenie dojazd, utylizacja frezowiny i ryzyko kar.
• Maj, poniedziałek 11. Druga osoba sprawdza kwoty i podpis. Składasz ofertę dzień przed terminem i zapisujesz potwierdzenie.
• Maj, koniec miesiąca. Wybór twojej oferty. Umowę podpisuje zastępca wójta, kontrasygnuje skarbnik.
• Czerwiec. Trzy tygodnie robót, protokół odbioru bez uwag. Fakturę doręczasz 30 czerwca, więc termin zapłaty nie może wypaść później niż 30 lipca. Przy odbiorze prosisz o referencję. Do końca czerwca, czyli w 30 dni od zawarcia, gmina wpisuje umowę do Centralnego Rejestru Umów.
• Lipiec. Przelew przychodzi w terminie.

Od sygnału do pieniędzy: niecałe pięć miesięcy. Firma, która zobaczyła tylko zapytanie, miała na wszystko siedem dni i nie była na liście zaproszonych. Ty miałeś dwa miesiące, gotowe konto na platformie i ceny dostawcy. Ten sam schemat, z inną branżą i kalendarzem, rozkładamy w tekście Gdzie gmina ogłasza zapytania ofertowe i w przeglądzie Co gminy kupują poniżej progu.

Od małych zleceń do pierwszego przetargu

Zlecenia poniżej progu to nie tylko przychód. To też referencje, których gmina może zażądać w przetargu od 170 000 zł. W trybie podstawowym gmina może postawić warunek doświadczenia i wezwać do wykazu usług z ostatnich 3 lat albo robót z ostatnich 5 lat, z dowodami należytego wykonania. Rozporządzenie o podmiotowych środkach dowodowych (§ 9 ust. 1 pkt 1-2) nie pyta, czy zlecenie pochodziło z przetargu. Referencja z zapytania za 40 tys. zł liczy się w wykazie tak samo jak z przetargu, jeśli odpowiada warunkowi.

Gmina nie musi wystawić ci referencji. Najłatwiej ją dostać w tygodniu odbioru, z gotowym projektem tekstu: przedmiot, wartość netto i brutto, daty, miejsce, zdanie o należytym wykonaniu, podpis z imieniem i stanowiskiem. Prowadź rejestr zleceń od pierwszej umowy - jeden wiersz na zlecenie, kolumny jak w wykazie.

Dla działu przetargów rynek poniżej progu działa odwrotnie: to sposób, żeby poznać wydział inwestycji, zanim gmina ogłosi duże postępowanie. Małe zlecenie otwiera drzwi, a przetarg i tak wygrywa przygotowany.

Jak zebrać dowody doświadczenia i co zrobić, gdy brakuje jednej referencji, opisujemy w tekście Referencje z małych zleceń - jak zbudować portfel na pierwszy przetarg. Czy lepiej dwa przetargi, czy piętnaście zapytań, liczymy w tekście Dwa przetargi czy piętnaście zleceń. Gdy będziesz gotowy na większe zamówienia, przejdź do tematu Pierwszy przetarg i tekstu o przygotowaniu do przetargu w trybie podstawowym.

Pułapki, które kosztują zlecenie

• Szukasz w BZP. Zakup za 140 tys. zł netto nie pojawi się w BZP, bo nie podlega Pzp. Skutek: myślisz, że gmina nic nie kupuje. Zapobieganie: kanał z regulaminu i BIP jednostek.
• Kwota z budżetu wzięta za netto. Budżet podaje 200 000 zł, a to brutto. Skutek: czekasz na przetarg, a gmina wysyła zapytanie do trzech firm, które zna. Zapobieganie: przeliczaj na netto według stawki VAT swojej usługi.
• Stary regulamin z kwotą 130 tys. zł. Czytasz zarządzenie sprzed 2026 r. Skutek: oferta w złej formie albo w złym miejscu. Zapobieganie: sprawdź datę zarządzenia i zapytaj urząd, która wersja obowiązuje.
• Zapytanie wysłane do trzech firm. Regulamin pozwala nie publikować zapytania. Nie ma cię na liście, więc nie wiesz o zleceniu. Zapobieganie: przedstaw się wydziałowi w tygodniu od sygnału.
• Zapytanie szkoły, nie urzędu. Szkoła publikuje we własnym BIP i ma własny regulamin. Skutek: przegapiony termin albo oferta według złych zasad. Zapobieganie: dopisz jednostki do listy źródeł.
• Oferta o 10:01. Platforma przyjmuje plik po terminie albo e-mail dochodzi godzinę później. Oferta nie jest oceniana. Zapobieganie: składaj dzień wcześniej.
• Brutto w polu netto. Gmina dolicza VAT drugi raz albo porównuje złe kwoty. Zapobieganie: druga osoba sprawdza pola cenowe.
• Dopiski w formularzu. „Cena nie obejmuje wywozu” zmienia treść oferty. Gmina może uznać ją za niezgodną z zapytaniem. Zapobieganie: wypełniaj tylko pola, pytania zadawaj przed terminem.
• Propozycja „podzielmy to na dwa zlecenia”. Naraża urzędnika na odpowiedzialność z art. 17 ust. 1 pkt 5b ustawy o dyscyplinie i kompromituje firmę. Zapobieganie: nie proponuj; gdy proponuje urząd, poproś o podstawę na piśmie.
• Kary bez limitu we wzorze umowy. Poniżej progu nikt nie wymaga łącznego limitu kar. Skutek: zwłoka o dwa tygodnie zjada marżę. Zapobieganie: policz kary przed ofertą, a nieograniczone ryzyka pokaż prawnikowi.

Czego ten przewodnik nie obejmuje: zamówień sektorowych, które podlegają Pzp dopiero od progów unijnych (art. 2 ust. 1 pkt 2 Pzp), zakupów spółek komunalnych i szczegółów przetargów od 170 000 zł. Przy sporze o tryb konkretnego zakupu albo przy podejrzeniu korupcji skonsultuj się z prawnikiem.

Plan na pierwsze cztery tygodnie

Krok po kroku

1. Tydzień 1: wybierz 10-20 gmin w zasięgu ekipy. Właściciel, 1 godzina. Kryterium: dojazd i skala zleceń, które obsłużysz. Dopisz ich szkoły, ośrodki i zakłady.
2. Tydzień 1: pobierz regulaminy zamówień. Biuro, 10 minut na gminę. Zapisz progi, liczbę firm, miejsce publikacji i termin na ofertę. Gdzie regulaminu nie ma, wyślij wniosek o informację publiczną.
3. Tydzień 2: ustaw źródła i powiadomienia. 30 minut na platformę. Załóż konta na platformach twoich gmin, sprawdź podpis, włącz powiadomienia; w projektach UE - Bazę Konkurencyjności.
4. Tydzień 2: przygotuj teczkę firmy. Biuro, jeden dzień. Odpis z rejestru, polisa OC, 2-3 referencje, pełnomocnictwo, wzór oferty cenowej.
5. Tydzień 3: ustaw sobie sygnał. 1 godzina na start, potem 30 minut tygodniowo. Projekty budżetu do 15 listopada, porządki obrad sesji, zmiany budżetu, umowy w CRUCentralny Rejestr Umów. Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP) to jawny rejestr prowadzony w systemie Ministra Finansów, w którym jednostki sektora finansów publicznych udostępniają informacje o umowach stanowiących zamówienie w rozumieniu Pzp (odpłatne nabycie robót budowlanych, dostaw lub usług), zawartych od 1 lipca 2026 r. w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub innej szczególnej. Przepis nie przewiduje progu kwotowego, a informacje wpisuje się najpóźniej w 30 dni od zawarcia umowy (art. 34a i 34b ustawy o finansach publicznych w brzmieniu Dz.U. 2025 poz. 1844). Więcej kończące się w ciągu 4 miesięcy.
6. Tydzień 3: przedstaw się w trzech wydziałach. Osoba decyzyjna, 15 minut na telefon. Pytasz o plany i miejsce publikacji, wysyłasz katalog i referencje - bez wyceny konkretnego zadania.
7. Tydzień 4: stały przegląd dwa razy w tygodniu. Wtorek i piątek rano, 30-45 minut. Każde nowe zapytanie: termin w kalendarzu i decyzja „startuję albo nie” tego samego dnia.

Dla zaawansowanych

Odesłanie z art. 44 ust. 4 ufp. Jednostki sektora finansów publicznych zawierają umowy na usługi, dostawy i roboty „na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej”. Zakres tych przepisów wyznacza jednak art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp, więc poniżej 170 000 zł netto odesłanie nie przenosi procedur Pzp. Zostaje art. 44 ust. 3 pkt 1 ufp i regulamin. To wykładnia, nie wprost wyrażona norma.

Sektorowe i obronne. Próg 170 000 zł dotyczy zamówień klasycznych zamawiających publicznych. Zamówienia sektorowe (np. sieć wody pitnej) oraz w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa podlegają Pzp od progów unijnych (art. 2 ust. 1 pkt 2-3 Pzp). Gmina kupująca na sieć wodociągową może więc działać poza ustawą przy kwotach znacznie wyższych niż 170 000 zł.

Części zamówienia. Art. 30 ust. 4 Pzp pozwala udzielić części o wartości mniejszej niż równowartość 80 000 euro (dostawy, usługi) albo 1 000 000 euro (roboty) według przepisów właściwych dla wartości tej części, jeśli łączna wartość takich części nie przekracza 20 % całości. To jedyny ustawowy wyjątek od sumowania części.

Dyscyplina i jej granice. Art. 17 ust. 1 ustawy o dyscyplinie obejmuje czyny niezgodne z przepisami o zamówieniach publicznych: poniżej progu w praktyce ustalenie wartości, które miało wpływ na obowiązek stosowania Pzp (pkt 2), i dzielenie albo łączenie zamówień skutkujące uniknięciem ustawy (pkt 5b). Naruszenia regulaminu ustawa wprost nie wymienia.

Zapytanie jako przetarg z Kodeksu cywilnego. Umowa może być zawarta w drodze przetargu (art. 70¹ § 1 KC). Gdy ogłoszenie ma cechy przetargu, organizator od chwili udostępnienia warunków, a oferent od złożenia oferty, są obowiązani postępować zgodnie z ogłoszeniem i warunkami (art. 70¹ § 4 KC). Uczestnik może żądać unieważnienia zawartej umowy, gdy strona albo inny uczestnik wpłynęli na wynik w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami (art. 70⁵ § 1 KC). Czy zapytanie jest takim przetargiem, rozstrzyga jego treść.

Odwołanie na zaniechanie. KIOKrajowa Izba Odwoławcza. Krajowa Izba Odwoławcza (KIO) to organ, który rozpoznaje odwołania na niezgodne z Prawem zamówień publicznych czynności i zaniechania zamawiającego w postępowaniach objętych tą ustawą (art. 473 ust. 1 pkt 1 i art. 513 Pzp). Poniżej progów unijnych odwołanie wnosi się co do zasady w 5 dni od przekazania informacji o czynności zamawiającego środkami komunikacji elektronicznej (art. 515 ust. 1 pkt 2 lit. a Pzp). Więcej rozpatruje też odwołanie na „zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia (...) na podstawie ustawy, mimo że zamawiający był do tego obowiązany” (art. 513 pkt 3 Pzp). To jedyna droga do KIO przy zakupie, który powinien był pójść według Pzp, a poszedł zapytaniem. Wymaga interesu w uzyskaniu zamówienia i możliwej szkody (art. 505 ust. 1 Pzp).

Podstawa prawna

• Prawo zamówień publicznych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 793 - art. 2 ust. 1 pkt 1-3, art. 4 pkt 1, art. 23 ust. 1, art. 28, art. 29 ust. 2, art. 30 ust. 1-2 i 4, art. 33 ust. 1-2, art. 35 ust. 1, art. 82 ust. 1-2, art. 84-85, art. 97 ust. 1, art. 275, art. 276 ust. 1, art. 283, art. 284, art. 436 pkt 3, art. 505 ust. 1, art. 513, art. 515.
• Ustawa z 25.07.2025, Dz.U. 2025 poz. 1173 - art. 7 ust. 1, art. 8, art. 11 (próg 170 000 zł od 1.01.2026).
• Rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych, Dz.U. 2020 poz. 2415 (zm. Dz.U. 2023 poz. 1824) - § 9 ust. 1 pkt 1-2.
• Ustawa o finansach publicznych, t.j. Dz.U. 2025 poz. 1483 - art. 9, art. 44 ust. 1, 3 i 4, art. 53 ust. 1, art. 238 ust. 1; art. 34a ust. 1, 7, 10 i 11 w brzmieniu Dz.U. 2025 poz. 1844.
• Ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, t.j. Dz.U. 2025 poz. 1484 - art. 17 ust. 1 pkt 2 i 5b.
• Ustawa o samorządzie gminnym, t.j. Dz.U. 2026 poz. 662 - art. 7 ust. 1, art. 20 ust. 1 i 1b, art. 33 ust. 3, art. 46 ust. 1 i 3.
• Kodeks karny, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1342 - art. 228-229.
• Ustawa o dostępie do informacji publicznej, t.j. Dz.U. 2022 poz. 902 - art. 2, art. 13 ust. 1-2.
• Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, t.j. Dz.U. 2023 poz. 1790 - art. 8 ust. 1, 2 i 4, art. 10 ust. 1.
• Kodeks cywilny, t.j. Dz.U. 2026 poz. 795 - art. 61 § 2, art. 66 § 1-2, art. 70¹ § 1 i 4, art. 70⁵ § 1, art. 77², art. 78 § 1, art. 78¹ § 1-2, art. 484 § 1-2.
• Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, wersja z 19.05.2026 (M.P. 2026 poz. 523) - sekcja 3.2.1 pkt 1 lit. a, sekcja 3.2.2 pkt 2, 18 i 19, sekcja 3.2.3 pkt 1.