Jak rozmawiać z gminą przed zapytaniem - rozeznanie rynku bez naruszania zasad

Dlaczego rozmowa przed zapytaniem decyduje o sprzedaży

Każdy sygnał to potencjalny lead. Trzeba o nim wiedzieć i wiedzieć, co z nim zrobić. Zmiana budżetu, zapis w wieloletniej prognozie finansowej (WPF) albo odpowiedź na interpelację w BIP mówi ci, że gmina coś kupi. Nie mówi, czy urząd wie, że twoja firma istnieje.

W wielu regulaminach urząd wysyła zapytanie ofertowe do 3 wybranych firm. Firmy wybiera urząd, a zaprosić może tylko te, o których wie. Co to znaczy dla twojej sprzedaży: rozmowa w ciągu tygodnia od sygnału to sposób, żeby trafić na listę. Rozmowa źle poprowadzona to sposób, żeby z niej wypaść albo narazić urzędnika.

Co mówi prawo

Prawo opisuje kontakt zamawiającego z wykonawcą przed postępowaniem tylko dla zamówień objętych Pzp. Poniżej progu takiego przepisu nie ma, ale reguły są: regulamin danej gminy, zasada wydatków celowych i oszczędnych (art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych) i Kodeks karny, który progu nie zna.

Co z tego wynika poniżej progu: przepisy Pzp nie wiążą gminy wprost, ale nie dają też swobody. Urzędnik odpowiada za zgodność z regulaminem i za wydatek celowy i oszczędny. Korzyść w zamian za przychylność jest przestępstwem bez względu na kwotę zakupu. Dlatego art. 16 i 84 Pzp traktuj jako bezpieczną miarę, nie jako granicę swobody. Regulamin może być surowszy od Pzp, więc przeczytaj go przed rozmową.

Ustawa o dyscyplinie finansów publicznych sięga poniżej progu tylko tam, gdzie w grę wchodzi ominięcie Pzp: zaniżenie wartości zamówienia (art. 17 ust. 1 pkt 2) i jego podział (pkt 5b). Co z samym regulaminem, piszemy w sekcji „Dla zaawansowanych”.

Rozmowa z wójtem o zakupie gminy nie jest lobbingiem w rozumieniu ustawy o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa. Ustawa dotyczy wpływu na organy władzy „w procesie stanowienia prawa” (art. 2 ust. 1), a zawodowy lobbing to działalność zarobkowa na rzecz osób trzecich (art. 2 ust. 2). Oferta w sprawie zakupu nie jest ani jednym, ani drugim.

Masz też prawo pytać. Każdy może żądać informacji publicznej bez wykazywania interesu (art. 2 ust. 1-2 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Informację, którą da się udostępnić od razu, urząd przekazuje ustnie lub pisemnie bez wniosku (art. 10 ust. 2) - to podstawa twojego telefonu. Na wniosek pisemny urząd odpowiada do 14 dni, a gdy nie zdąży, podaje powód i nowy termin, nie dłuższy niż 2 miesiące (art. 13 ust. 1-2).

Co wolno, a czego nie: tabela działań

Co z tym zrobić

Przykład: telefon do urzędu trzeciego dnia po sygnale

• Ty: Dzień dobry, montujemy i serwisujemy monitoring wizyjny w kilku gminach powiatu. Widzieliśmy w BIP zmianę budżetu na rozbudowę monitoringu na rynku i przy szkole. Kto u państwa prowadzi to zadanie?
• Urząd: Referat inwestycji. Łączę z kierownikiem.
• Ty: Dzień dobry, dzwonię w sprawie rozbudowy monitoringu z ostatniej zmiany budżetu. Czy zapytanie wyjdzie w tym roku i gdzie je państwo publikują?
• Urząd: Planujemy w drugim kwartale. Zapytania wysyłamy mailem do wykonawców, których znamy, i wieszamy w BIP.
• Ty: Mogę przesłać katalog i referencje na adres referatu, żeby mieli nas państwo na liście?
• Urząd: Proszę. A jakie kamery byście polecili? Bo my jeszcze nie wiemy, co wpisać.
• Ty: Prześlę przegląd typowych rozwiązań z parametrami, jakie stosują gminy. Co wpisać do zapytania, to już decyzja po państwa stronie.
• Urząd: Dobrze, czekamy na maila.

Tak może brzmieć twoja rozmowa w trzecim dniu po sygnale. Załóżmy, że montujesz monitoring w promieniu 60 km od siedziby, a w zmianie budżetu stoi 120 000 zł, czyli około 97 500 zł netto - poniżej progu Pzp. Dalszy ciąg w tabeli.

Czego w tej rozmowie nie było: pytania, ile gmina „może dać” ponad kwotę z uchwały, i parametrów twojej kamery podanych jako wymagania. Gdyby kierownik poprosił o gotowy opis przedmiotu zamówienia, odpowiedź brzmi tak samo jak na pytanie o kamery.

Pułapki i ograniczenia

• Karta katalogowa skopiowana do zapytania. Urząd wpisuje parametry jednej kamery z twojego katalogu, konkurenci protestują, gmina unieważnia zapytanie. Zapobieganie: wysyłaj parametry typowe dla rynku, nie unikalne dla twojego produktu.
• Zaniżona cena w rozeznaniu. Podajesz 60 000 zł, żeby „zachęcić”, a gmina planuje budżet na tej podstawie. Twoja oferta za 95 000 zł przekracza kwotę i przegrywa albo gmina unieważnia zapytanie. Zapobieganie: rzetelna cena z założeniami.
• „Podzielmy to na dwa zlecenia”. Propozycja zejścia pod próg naraża urzędnika i kompromituje firmę. Zapobieganie: nie proponuj; jeśli proponuje urząd, poproś o podstawę na piśmie.
• Telefon w trakcie zapytania. Urzędnik odmawia rozmowy albo opisuje ją w notatce do akt. Zapobieganie: pytania tylko kanałem z zapytania.
• Wspólnik lub pracownik jest radnym albo pracownikiem urzędu. W postępowaniu Pzp osoba po stronie gminy, która w ciągu 3 lat pracowała dla ciebie, jest wyłączona (art. 56 ust. 2 pkt 3). Poniżej progu sprawdź, czy regulamin gminy wymaga podobnego oświadczenia. Zapobieganie: powiedz o tym urzędowi na początku.

Czego tu nie znajdziesz: oceny konkretnej sytuacji karnej ani zasad dla projektów UE (tam obowiązuje zasada konkurencyjności z Wytycznych). Przy pytaniach o konflikt interesów lub korzyści skonsultuj się z prawnikiem.

Dla zaawansowanych

• Zakres Pzp. Ustawę stosuje się do zamówień klasycznych zamawiających publicznych o wartości „równej lub przekraczającej” 170 000 zł (art. 2 ust. 1 pkt 1), od 1.01.2026 (art. 11 ustawy Dz.U. 2025 poz. 1173). Wartość to szacunkowe wynagrodzenie bez VAT, ustalone z należytą starannością (art. 28); przy zamówieniu udzielanym w częściach liczy się łączna wartość części, a przy podobnych dostawach ich suma (art. 30 ust. 1-2).
• Art. 83 a art. 84-85 poniżej progów unijnych. Art. 266 wyłącza art. 83 (analiza potrzeb i wymagań, od 1.01.2026 także rozeznanie rynku pod kątem podniesienia konkurencyjności - ust. 2 pkt 2 lit. c), ale nie art. 84-85. Konsultacje rynkowe i reguły dla wykonawcy zaangażowanego w przygotowanie postępowania działają więc w trybie podstawowym od 170 000 zł.
• Doradztwo wykonawcy. Można je wykorzystać, „pod warunkiem że nie powoduje to zakłócenia konkurencji ani naruszenia zasad równego traktowania wykonawców i przejrzystości” (art. 84 ust. 3). Art. 85 ust. 1 obejmuje też podmiot z grupy kapitałowej wykonawcy; zamawiający opisuje podjęte środki w protokole postępowania.
• Konflikt interesów. Art. 56 obejmuje także osoby „mogące wpłynąć na wynik” postępowania. Ust. 3 wyłącza osoby prawomocnie skazane m.in. za przestępstwa z art. 228-230a i 305 Kodeksu karnego popełnione w związku z postępowaniem, dopóki skazanie nie uległo zatarciu. Niezłożenie oświadczenia i niewyłączenie osoby to naruszenia dyscypliny (art. 17 ust. 4-5 ustawy o dyscyplinie).
• Dyscyplina finansów publicznych a regulamin. Art. 17 obejmuje czyny „niezgodne z przepisami o zamówieniach publicznych”, regulaminu nie wymienia. Poniżej progu zostają więc ustalenie wartości, które miało wpływ na obowiązek stosowania Pzp (ust. 1 pkt 2), i podział skutkujący uniknięciem ustawy (pkt 5b). Art. 11 ust. 1 mówi o wydatku „z naruszeniem przepisów dotyczących dokonywania poszczególnych rodzajów wydatków” i nie wymienia regulaminów wewnętrznych - czy obejmuje regulamin wydany zarządzeniem wójta, sam przepis wprost nie rozstrzyga. Wniosek dla ciebie jest prosty: nie proś urzędnika o odstępstwo od regulaminu, nawet gdy wydaje się drobiazgiem.
• Prawo karne. Osobą pełniącą funkcję publiczną jest m.in. członek organu samorządowego i osoba zatrudniona w jednostce dysponującej środkami publicznymi, chyba że wykonuje wyłącznie czynności usługowe (art. 115 § 19 KK). Art. 229 § 6 KK wyłącza karalność wręczającego, który zawiadomi organ ścigania o przyjęciu korzyści i ujawni wszystkie istotne okoliczności, zanim organ się o tym dowie. Art. 305 § 1 KK karze utrudnianie lub udaremnianie „przetargu albo postępowania o udzielenie zamówienia publicznego”, a § 2 wejście w porozumienie z inną osobą, przekazywanie informacji lub przemilczanie istotnych okoliczności dla bezprawnego wpływu na wynik postępowania trwającego „lub przygotowywanego”. Czy obejmuje to zapytanie ofertowe według regulaminu, tu nie rozstrzygamy.
• Wycena a oferta. Oświadczenie woli zawarcia umowy, które określa jej istotne postanowienia, jest ofertą w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego i wiąże cię przez czas z § 2, jeśli nie podasz terminu. Szacunkowa cena w rozeznaniu zwykle tych postanowień nie zawiera; zaznacz, że to wycena orientacyjna.
• Lobbing. Ustawa nie definiuje „procesu stanowienia prawa”, a przepisy o jawności (art. 5-9) dotyczą projektów ustaw i rozporządzeń. Zabiegi na zlecenie innej firmy o treść uchwały rady sprawdź z prawnikiem.

Pytania