Słownik

Zapytanie ofertowe

Zapytanie ofertowe to zaproszenie zamawiającego do złożenia oferty, stosowane zwykle przy zakupach poniżej progu stosowania Pzp (170 000 zł netto), gdy procedurę ustala regulamin zamówień zamawiającego, a nie ustawa. Pzp tego pojęcia nie definiuje; w projektach finansowanych z funduszy UE zapytanie ofertowe jest też elementem zasady konkurencyjności z Wytycznych kwalifikowalności 2021-2027.

W skrócie

Zapytanie ofertowe to sposób, w jaki gmina zbiera oferty na zakup poniżej 170 000 zł netto.
Jego formę, miejsce publikacji i termin określa regulamin zamówień danej gminy i samo zapytanie.
Zapytanie to późny sygnał zakupu. Na ofertę masz zwykle kilka dni.

Co mówi prawo

PzpPrawo zamówień publicznych. Ustawa z 11 września 2019 r., według której zamawiający publiczny udziela zamówień o wartości od 170 000 zł netto. Więcej stosuje się do zamówień od 170 000 zł netto (art. 2 ust. 1 pkt 1 i art. 28 Pzp). Gmina stosuje zapytanie ofertowe poniżej tego progu. Ustawa tego pojęcia nie definiuje ani nie opisuje. Zamawiający musi wydawać pieniądze celowo i oszczędnie (art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych). Szczegóły, czyli od jakiej kwoty zapytanie, do ilu firm i gdzie publikowane, ustala regulamin.

Kwestia	Co wynika z prawa	Co wynika z zapytania lub regulaminu
wadium, JEDZ, odwołanie do KIO	Pzp tego nie wymaga poniżej progu; art. 97, art. 125 i dział IX dotyczą postępowań objętych ustawą	zamawiający może wprowadzić wadium, oświadczenia lub własny tryb zastrzeżeń
termin na ofertę, kryteria, forma	brak przepisu	określa zapytanie i regulamin
termin zapłaty	do 30 dni od doręczenia faktury, a gdy płaci publiczny podmiot leczniczy, do 60 dni (art. 8 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom)	umowa nie może przewidzieć dłuższego terminu

W projektach finansowanych z funduszy UE zapytanie ofertowe bywa obowiązkowe. Zasada konkurencyjności z Wytycznych kwalifikowalności 2021-2027 (podrozdział 3.2) obejmuje zamówienia o wartości powyżej 80 000 zł netto. Takie zapytania ogłasza się w Bazie Konkurencyjności.

Co to znaczy dla ciebie

Zapytanie jest ostatnim, najbardziej widocznym sygnałem zakupu. Wcześniej ten sam zakup pojawia się w uchwale budżetowej albo jej zmianie. Kto widział te sygnały, ma gotową wycenę i referencje w dniu publikacji. Kto widzi dopiero zapytanie, ma na wszystko tylko czas do terminu składania ofert, często krótki.

Częste pomyłki

Przenoszenie wymogów z przetargów. Nie dołączaj dokumentów, których zapytanie nie żąda. Czytaj, czego chce zamawiający.
Szukanie wszystkich zapytań w jednym miejscu. Regulamin gminy może pozwalać wysłać zapytanie tylko do wybranych firm, bez publikacji - sprawdź to w regulaminie danej gminy.
Termin liczony po swojemu. Dni robocze i kalendarzowe to różnica. Termin bierz z zapytania i składaj ofertę z zapasem.

Dla zaawansowanych

Obowiązuje wersja Wytycznych z 19.05.2026, stosowana od 25.05.2026 (komunikat M.P. 2026 poz. 523). Zasady konkurencyjności nie stosuje się do zamówień, których wartość nie przekracza 80 000 zł netto (sekcja 3.2.1 pkt 1 lit. a). Nie stosuje się jej też do zamówień udzielanych na podstawie Pzp (lit. b). Gmina jako zamawiający Pzp najpierw szacuje wartość według Pzp. Gdy wyjdzie poniżej progu stosowania Pzp, ustala wartość w ramach projektu (sekcja 3.2.2 pkt 2). Zakup gminy powyżej 80 000 zł, ale poniżej 170 000 zł netto, w projekcie unijnym idzie więc przez zasadę konkurencyjności. Ogłoszenie i oferty przechodzą przez BK2021 (sekcja 3.2.3 pkt 1). Minimalny termin na ofertę: 7 dni dla dostaw i usług, 14 dla robót (sekcja 3.2.2 pkt 19).

Podstawa prawna

Pzp, t.j. Dz.U. 2026 poz. 793: art. 2 ust. 1 pkt 1, art. 28, art. 97, art. 125, dział IX.
Ustawa o finansach publicznych, t.j. Dz.U. 2025 poz. 1483: art. 44 ust. 3.
Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, t.j. Dz.U. 2023 poz. 1790: art. 8 ust. 2.
Wytyczne kwalifikowalności 2021-2027, wersja z 19.05.2026 (M.P. 2026 poz. 523): sekcje 3.2.1-3.2.3; Baza Konkurencyjności.

Źródła

Zobacz też

Piszemy o tym też w:

Czytaj dalej

PoradnikOdpowiedź na zapytanie ofertowe krok po krokuJak odpowiedzieć na zapytanie ofertowe gminy poniżej 170 tys. zł: czytanie, pytania, wycena, formularz, podpis i termin. Z polami formularza oferty.SłownikRegulamin zamówień (wewnętrzny)Regulamin zamówień to wewnętrzny akt zamawiającego publicznego (w urzędzie gminy zwykle zarządzenie wójta, burmistrza lub prezydenta miasta), który określa, jak ta jednostka kupuje poniżej progu stosowania Pzp, czyli poniżej 170 000 zł netto. Treść regulaminu ustala sam zamawiający, w granicach zasady celowego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych (art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych).SłownikPlatforma zakupowaPlatforma zakupowa to serwis internetowy, przez który zamawiający publikuje zapytania lub prowadzi postępowania i odbiera oferty elektronicznie. Pzp nie używa tej nazwy: wymaga komunikacji elektronicznej w postępowaniach objętych ustawą (art. 61 ust. 1 Pzp), a poniżej progu o użyciu platformy decyduje sam zamawiający, zwykle w regulaminie zamówień.