Plan postępowań w BZP - jak z niego wyczytać przetargi na cały rok

Tekst jest dla firmy, która chce wystartować w pierwszym przetargu gminy i nie chce się dowiadywać o nim z ogłoszenia. Po lekturze ułożysz z planów gmin ze swojego terenu kalendarz ofert na cały rok. To pierwszy tekst minikursu „Przed przetargiem”.

Dlaczego plan postępowań to lead na cały rok

Ogłoszenie o zamówieniu w BZP to późny sygnał. W trybie podstawowym termin składania ofert może wynosić zaledwie 7 dni przy dostawach i usługach oraz 14 dni przy robotach budowlanych, licząc od zamieszczenia ogłoszenia w BZP (art. 283 Pzp). W tym czasie robisz kosztorys, kompletujesz dokumenty i załatwiasz wadium, czyli kaucję za udział w przetargu, jeśli gmina go wymaga. Plan postępowań pojawia się wcześniej, w styczniu lub lutym, gdy gmina ma już uchwalony budżet.

Drogę zakupu widać w trzech krokach. Najpierw zadanie trafia do projektu budżetu (do 15 listopada, art. 238 ust. 1 ufpustawa o finansach publicznych. Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o gospodarowaniu pieniędzmi publicznymi, w tym o budżecie i wieloletniej prognozie finansowej gminy. Więcej). Potem rada uchwala uchwałę budżetową. W ciągu 30 dni od niej gmina publikuje plan. Każda pozycja planu z twojej branży to lead z przybliżoną datą i kwotą.

Na podstawie art. 238 ust. 1 ufp i art. 23 ust. 1 Pzp. Stan prawny na 24 października 2026 r.

1. Projekt budżetu - wójt przedkłada go radzie do 15 listopada.
2. Uchwała budżetowa - rada uchwala budżet.
3. Plan postępowań - gmina publikuje go w ciągu 30 dni od uchwały budżetowej. Tu czytasz pozycje ze swojej branży.
4. Ogłoszenie w BZP - start postępowania z planu.

Co to znaczy dla twojej sprzedaży: zamiast reagować na ogłoszenia, wiesz w lutym, które przetargi przygotować na wiosnę, a które na jesień.

Co mówi prawo: kto, kiedy, gdzie i co

Podstawą jest art. 23 Pzp. Wzór planu określa rozporządzenie z 18 grudnia 2020 r. (Dz.U. 2020 poz. 2362, § 1), wydane na podstawie art. 23 ust. 6 Pzp.

Plan dotyczy „postępowań o udzielenie zamówień”, czyli postępowań według Pzp. Ustawę stosuje się od 170 000 zł netto (art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp, próg od 1.01.2026). Zakupy poniżej progu mogą się w planie znaleźć wyłącznie z woli gminy - przepis tego nie wymaga. BZP prowadzi Urząd Zamówień Publicznych na swoim portalu internetowym (art. 267 ust. 1 Pzp).

Pzp mówi o postępowaniach, które gmina „przewiduje” przeprowadzić. Nie każe wszcząć postępowania tylko dlatego, że jest w planie. Ani kary pieniężne z art. 619 Pzp, ani naruszenia dyscypliny finansów publicznych z art. 17 ustawy o dyscyplinie nie obejmują niewszczęcia postępowania z planu.

Planu postępowań nie myl z polityką zakupową państwa. Tę przyjmuje Rada Ministrów raz na 4 lata jako ogólny kierunek dla zamawiających (art. 21 Pzp). Strategię kategorii zakupowych sporządzają centralne organy administracji rządowej, nie gminy (art. 22 Pzp).

Pola planu i co z nich wynika dla ciebie

Art. 23 ust. 3 Pzp wymienia pięć informacji, które plan zawiera „w szczególności”. Wzór planu z załącznika do rozporządzenia układa je w tabelę. Ma ona dwie części: zamówienia poniżej progów unijnych i zamówienia od progów unijnych, czyli kwot, od których przetarg idzie według ostrzejszych, unijnych procedur. W każdej części pozycje są pogrupowane na roboty budowlane, dostawy i usługi, a każda ma numer, np. 1.1.1. Nad tabelą są dane zamawiającego i numer wersji planu.

Termin wszczęcia to przybliżenie. W planie widzisz kwartał albo miesiąc, nie dzień. Traktuj go jako najwcześniejszy moment ogłoszenia, a nie termin złożenia oferty.

Jak to wygląda w praktyce: szukanie i filtrowanie planów

Plany są w BZP, który działa w ramach Platformy e-Zamówienia na ezamowienia.gov.pl. Jeśli wyszukiwarka pozwala zawęzić wyniki do planów, zamawiającego albo województwa, zacznij od swojego powiatu. Ten sam plan musi być na stronie gminy (art. 23 ust. 1). Szukaj go w BIPBiuletyn Informacji Publicznej. Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) to urzędowy publikator teleinformatyczny, w którym gminy i inne podmioty zobowiązane do udostępniania informacji publicznej udostępniają ją w internecie (art. 8 ust. 1-2 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Każda gmina prowadzi własną stronę BIP (art. 9 ust. 2). Więcej albo w zakładce o zamówieniach.

Szukaj na dwa sposoby. Po zamawiającym: wpisz nazwę gminy i jej jednostek, np. szkół, ośrodka sportu, zarządu dróg. Po branży: przejrzyj przedmioty zamówień w części z twoim rodzajem zamówienia, np. w robotach budowlanych. Kodu CPVWspólny Słownik Zamówień. Unijny słownik kodów, którymi zamawiający oznacza przedmiot zamówienia w ogłoszeniach. Więcej, czyli numeru z unijnego Wspólnego Słownika Zamówień, wzór planu nie zawiera. Gdy wyszukiwarka pozwala, zawęź wyniki do województwa i roku.

Plany gmin pojawiają się w styczniu i lutym, bo budżet rada uchwala przed 1 stycznia, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach do 31 stycznia (art. 239 ufp). Dodaj do tego 30 dni z art. 23 Pzp. Jednostki z własnym planem finansowym, np. SP ZOZsamodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej. Publiczny podmiot leczniczy z osobowością prawną, często szpital powiatu albo przychodnia gminy, niebędący spółką. Więcej, liczą 30 dni od jego przyjęcia, więc ich plan może się pojawić później.

Aktualizacja planu to osobny sygnał. Nowa pozycja oznacza nowe pieniądze, np. ze zmiany budżetu albo z dotacji. Sprawdź uchwały z ostatniej sesji. Przesunięty termin daje ci czas. Usunięta pozycja mówi, że zadanie wypada albo zmienia formę.

Co z tym zrobić: kalendarz ofertowy z planów w 6 krokach

Przykład: styczeń, kawa i plany pięciu gmin

Ten sam schemat powtórzysz przy drogach, termomodernizacji czy dowozie uczniów.

Pułapki i czego tu nie znajdziesz

• Plan jako pewne zlecenie. Kupujesz materiał pod pozycję z planu, a gmina usuwa ją w aktualizacji. Skutek: zamrożona gotówka. Zapobieganie: kupuj dopiero po ogłoszeniu, a aktualizacje sprawdzaj co miesiąc.
• Jedno pobranie w lutym. Gmina dopisuje pozycję w czerwcu po dotacji. Skutek: dowiadujesz się z ogłoszenia, bez przygotowania. Zapobieganie: krok 5.
• Szukanie małych zleceń w planie. Zakupów poniżej 170 000 zł netto plan nie musi obejmować. Skutek: uznajesz, że gmina nic nie kupi. Zapobieganie: czytaj budżet i zapytania ofertowe.
• Termin wszczęcia jako termin oferty. „II kwartał” to najwcześniej kwiecień dla ogłoszenia. Oferta przypada co najmniej 7 albo 14 dni później (art. 283 Pzp), a nie w dniu z planu. Zapobieganie: licz przygotowania od początku przedziału.
• Pominięcie jednostek. Szkoły, zarządy dróg i SP ZOZ, które same prowadzą postępowania, publikują własne plany. Skutek: brakuje ci części rynku. Zapobieganie: krok 1.

Czego tu nie znajdziesz: tekst nie opisuje przetargów powyżej progów unijnych ani spółek komunalnych, które publikują plan dobrowolnie (art. 23 ust. 2). Plan nie podaje warunków udziału ani kryteriów oceny - te pojawią się dopiero w ogłoszeniu i specyfikacji.

Dla zaawansowanych

Obowiązek i jego granice. Art. 23 ust. 1 Pzp: zamawiający publiczni z art. 4 pkt 1 i 2 oraz ich związki „nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym”. Te 30 dni to literalnie termin sporządzenia planu; osobnego terminu zamieszczenia w BZP przepis nie podaje. Postępowanie to w rozumieniu art. 7 pkt 18 ciąg czynności wszczynany ogłoszeniem albo zaproszeniem, więc obowiązek dotyczy zamówień objętych ustawą. Zakupów poniżej 170 000 zł netto ustawa nie każe wpisywać, ale ich też nie zabrania. Pozostali zamawiający mogą plan publikować dobrowolnie (ust. 2). Do zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa art. 21-23 się nie stosuje (art. 395 ust. 1 pkt 2).

Wzór planu. Rozporządzenie Dz.U. 2020 poz. 2362 wydano na podstawie art. 23 ust. 6. Załącznik dzieli plan na część 1 (poniżej progów unijnych) i część 2 (od progów unijnych). Dla gminy progi unijne w latach 2026-2027 to 930 960 zł netto przy dostawach i usługach oraz 23 291 240 zł przy robotach budowlanych (obwieszczenie Prezesa UZP, M.P. 2025 poz. 1247). Przypisy wzoru zamykają listy trybów. W części 1 są to: tryb podstawowy w trzech wariantach z art. 275 pkt 1-3, partnerstwo innowacyjne, negocjacje bez ogłoszenia, zamówienie z wolnej ręki, konkurs i umowa ramowa. W części 2 zamiast trybu podstawowego są przetarg nieograniczony i ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem i dialog konkurencyjny, a do listy dochodzi dynamiczny system zakupów. Wartość podaje się „bez podatku od towarów i usług”, termin „w ujęciu miesięcznym lub kwartalnym”. Katalog z art. 23 ust. 3 jest otwarty („w szczególności”), na co zwraca uwagę UZP.

Brak sankcji. Plan nie wiąże co do wszczęcia. Kary pieniężne z art. 619 Pzp dotyczą udzielania zamówień i czynności w postępowaniu, a kara za nieprzestrzeganie terminów ustawowych (ust. 2 pkt 4) wymaga wpływu naruszenia na wynik postępowania. Art. 17 ustawy o dyscyplinie finansów publicznych wymienia niezamieszczenie w BZP ogłoszeń, nie planu; inne naruszenia Pzp obejmuje tylko wtedy, gdy miały wpływ na wynik postępowania (ust. 1c). Niewszczęcia pozycji z planu ani spóźnionej publikacji planu żaden z tych katalogów nie wymienia.

Związek z budżetem. Termin z art. 23 ust. 1 biegnie od przyjęcia budżetu albo planu finansowego, a nie od nowego roku. Budżet uchwalony w styczniu (art. 239 ufp) przesuwa plan na luty, najpóźniej na początek marca. Jednostki budżetowe gminy, np. szkoły, dostosowują plany finansowe do uchwały budżetowej po jej podjęciu (art. 249 ust. 1-2 ufp), więc ich 30 dni może biec później niż gminy.

Pytania