Słownik

Absolutorium to ocena wykonania budżetu za poprzedni rok, której rada gminy dokonuje uchwałą do 30 czerwca, po zapoznaniu się ze sprawozdaniami, opinią RIO i wnioskiem komisji rewizyjnej (art. 18 ust. 2 pkt 4 usg, art. 271 ust. 1 ufp). Wotum zaufania rada głosuje na tej samej sesji, po debacie nad raportem o stanie gminy (art. 28aa ust. 4 i 9 usg).

Budżet obywatelski to szczególna forma konsultacji społecznych, w której mieszkańcy w bezpośrednim głosowaniu decydują co roku o części wydatków budżetu gminy (art. 5a ust. 3-4 usg). Wybrane zadania wchodzą do uchwały budżetowej, a w miastach na prawach powiatu budżet obywatelski jest obowiązkowy i wynosi co najmniej 0,5 % wydatków gminy z ostatniego sprawozdania z wykonania budżetu (art. 5a ust. 4-5 usg).

Dzielenie zamówienia to rozbicie jednego zamówienia na kilka odrębnych zamówień o niższej wartości. Pzp zakazuje go, jeżeli prowadzi do niestosowania przepisów ustawy, np. do zejścia poniżej progu 170 000 zł netto, chyba że uzasadniają to obiektywne przyczyny (art. 29 ust. 2 Pzp); dozwolony jest podział na części w jednym postępowaniu, bo wartość liczy się wtedy łącznie (art. 30 ust. 1 Pzp).

Fundusz sołecki to wyodrębnione w budżecie gminy środki na przedsięwzięcia, które mieszkańcy sołectwa wskazują we wniosku uchwalonym przez zebranie wiejskie (art. 2 ust. 6 i art. 5 ust. 2 ustawy o funduszu sołeckim). O wyodrębnieniu funduszu decyduje rada gminy uchwałą (art. 2 ust. 1 tej ustawy), a sołectwo jest jednostką pomocniczą gminy (art. 5 ust. 1 usg).

Interpelacja i zapytanie to pisemne pytania, które radny kieruje do wójta w sprawach gminy: interpelacja dotyczy spraw o istotnym znaczeniu, zapytanie - aktualnych problemów gminy albo konkretnego stanu faktycznego (art. 24 ust. 3-5 usg). Wójt odpowiada na piśmie w ciągu 14 dni, a treść pytań i odpowiedzi publikuje się w BIP i na stronie gminy (art. 24 ust. 6-7 usg).

Jednostka sektora finansów publicznych (JSFP) to podmiot z zamkniętego katalogu w art. 9 ustawy o finansach publicznych, np. gmina, powiat i ich związki, jednostka budżetowa (szkoła, ośrodek pomocy społecznej), samorządowy zakład budżetowy, SP ZOZ lub samorządowa instytucja kultury. Każda JSFP jest zamawiającym publicznym w rozumieniu art. 4 pkt 1 Pzp; spółki prawa handlowego, także komunalne, do sektora nie należą (art. 9 pkt 14 ufp).

JEDZ (jednolity europejski dokument zamówienia) to standardowy unijny formularz, na którym wykonawca składa z ofertą albo wnioskiem o dopuszczenie do udziału oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (art. 125 ust. 1-2 Pzp). Pzp wymaga formularza JEDZ od progów unijnych; w trybie podstawowym wykonawca dołącza do oferty to samo oświadczenie, ale nie na formularzu JEDZ, bo art. 266 wyłącza art. 125 ust. 2 (art. 273 ust. 2 Pzp).

Kara umowna to zastrzeżona w umowie suma, którą strona (w zamówieniach zwykle wykonawca) płaci drugiej stronie za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego, np. za zwłokę w robotach, bez względu na wysokość szkody (art. 483 § 1 i art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego). W umowie według Pzp zamawiający musi określić łączną maksymalną wysokość kar, których mogą dochodzić strony (art. 436 pkt 3 Pzp), i nie może zastrzegać kar za zachowania wykonawcy niezwiązane z przedmiotem umowy (art. 433 pkt 2 Pzp).

Kryteria oceny ofert to opisane w dokumentach zamówienia zasady, według których zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę: na podstawie ceny lub kosztu albo ceny lub kosztu i kryteriów jakościowych (art. 239 i art. 242 Pzp). Gmina i inne jednostki sektora finansów publicznych nie mogą stosować ceny jako jedynego kryterium ani dawać jej wagi powyżej 60 %, chyba że w opisie przedmiotu zamówienia określą wymagania jakościowe co najmniej dla jego głównych elementów (art. 246 Pzp).

Plan postępowań o udzielenie zamówień to wykaz postępowań według Pzp, które zamawiający publiczny przewiduje przeprowadzić w danym roku finansowym. Gmina sporządza go w ciągu 30 dni od przyjęcia budżetu i zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP) oraz na swojej stronie internetowej (art. 23 ust. 1 Pzp).

Platforma zakupowa to serwis internetowy, przez który zamawiający publikuje zapytania lub prowadzi postępowania i odbiera oferty elektronicznie. Pzp nie używa tej nazwy: wymaga komunikacji elektronicznej w postępowaniach objętych ustawą (art. 61 ust. 1 Pzp), a poniżej progu o użyciu platformy decyduje sam zamawiający, zwykle w regulaminie zamówień.

Podwykonawca to podmiot, zwykle inna firma, któremu wykonawca powierza część zamówienia publicznego na podstawie pisemnej, odpłatnej umowy o podwykonawstwo (art. 7 pkt 27 i art. 462 ust. 1 Pzp). Za całość zamówienia wobec zamawiającego nadal odpowiada wykonawca (art. 462 ust. 8 Pzp).

Próg stosowania Pzp to kwota 170 000 zł netto (bez VAT): zamówień klasycznych o wartości równej tej kwocie lub wyższej zamawiający publiczny, np. gmina, udziela według Prawa zamówień publicznych, chyba że ustawa je wyłącza; poniżej tej kwoty Pzp się nie stosuje (art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp). Kwota obowiązuje od 1 stycznia 2026 r.; wcześniej wynosiła 130 000 zł.

Raport o stanie gminy to dokument, który wójt co roku do 31 maja przedstawia radzie gminy; podsumowuje działalność wójta w poprzednim roku, w tym realizację programów, strategii, uchwał rady i budżetu obywatelskiego (art. 28aa ust. 1-2 usg). Rada rozpatruje go z debatą na sesji absolutoryjnej, a potem głosuje wotum zaufania (art. 28aa ust. 4 i 9 usg).

Regulamin zamówień to wewnętrzny akt zamawiającego publicznego (w urzędzie gminy zwykle zarządzenie wójta, burmistrza lub prezydenta miasta), który określa, jak ta jednostka kupuje poniżej progu stosowania Pzp, czyli poniżej 170 000 zł netto. Treść regulaminu ustala sam zamawiający, w granicach zasady celowego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych (art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych).

Specyfikacja warunków zamówienia (SWZ) to dokument zamówienia, w którym zamawiający opisuje przedmiot zamówienia, sposób przygotowania oferty, kryteria oceny ofert i projektowane postanowienia umowy (art. 281 ust. 1 Pzp w trybie podstawowym, art. 134 Pzp od progów unijnych). Zamawiający udostępnia ją bezpłatnie na stronie internetowej prowadzonego postępowania (art. 280 ust. 1 Pzp, a od progów unijnych art. 133 ust. 1 Pzp).

Sygnał zakupowy to zapis w dokumencie gminy, z którego wynika, że gmina planuje zakup: pozycja w budżecie lub jego zmianie, przedsięwzięcie w WPF, punkt w porządku sesji, wpis w planie postępowań. Pojawia się tygodnie albo miesiące przed zapytaniem ofertowym czy ogłoszeniem o zamówieniu.

Szacowanie wartości zamówienia to ustalenie przez zamawiającego, z należytą starannością, całkowitego szacunkowego wynagrodzenia wykonawcy bez VAT (art. 28 Pzp), liczonego łącznie dla wszystkich części zamówienia i podobnych dostaw (art. 30 Pzp). Od wyniku zależy, czy zamówienie osiąga próg 170 000 zł netto i podlega Pzp.

Gdy w transakcji handlowej dłużnikiem jest podmiot publiczny (zamawiający z art. 4 Pzp, np. gmina lub jej jednostka), termin zapłaty w umowie nie może przekroczyć 30 dni od doręczenia faktury lub rachunku, a gdy jest nim podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym, np. SP ZOZ, 60 dni (art. 8 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Limit nie zależy od wartości umowy ani od tego, czy zamówienia udzielono według Pzp.

Tryb podstawowy to tryb Prawa zamówień publicznych, w którym zamawiający publiczny, np. gmina, udziela zamówienia o wartości od 170 000 zł netto, ale niższej niż progi unijne: po ogłoszeniu w Biuletynie Zamówień Publicznych ofertę może złożyć każdy zainteresowany wykonawca (art. 266, art. 275 i art. 276 ust. 1 Pzp). Zamawiający wybiera ofertę bez negocjacji albo po negocjacjach, w jednym z trzech wariantów z art. 275 pkt 1-3 Pzp.

Uchwała budżetowa to uchwała rady gminy (rady powiatu, sejmiku województwa), która przyjmuje roczny budżet i jest podstawą gospodarki finansowej jednostki samorządu terytorialnego (art. 211 ust. 4 ufp). Wydatki z budżetu gminy można ponosić tylko na cele i w wysokościach w niej ustalonych (art. 44 ust. 1 pkt 2 ufp).

Wadium to zabezpieczenie oferty w pieniądzu, gwarancji albo poręczeniu, którego zamawiający może żądać od wykonawców w postępowaniu według Prawa zamówień publicznych (art. 97 ust. 1 i 7 Pzp). Od progów unijnych wadium nie może przekroczyć 3 % wartości zamówienia (art. 97 ust. 2 Pzp), a w trybie podstawowym, poniżej progów unijnych, kwota wadium wskazana w SWZ nie może przekroczyć 1,5 % (art. 281 ust. 4 Pzp).

Waloryzacja wynagrodzenia to zmiana wysokości wynagrodzenia wykonawcy w trakcie umowy, gdy zmienią się ceny materiałów lub koszty realizacji zamówienia. Umowa w sprawie zamówienia publicznego na roboty budowlane, dostawy lub usługi zawarta na okres dłuższy niż 6 miesięcy musi zawierać postanowienia o takiej zmianie, w tym jej maksymalną wartość (art. 439 ust. 1-2 Pzp).

Wieloletnia prognoza finansowa (WPF) to plan finansów gminy (powiatu, województwa) przyjmowany uchwałą rady, który obejmuje rok budżetowy i co najmniej trzy kolejne lata (art. 227 ust. 1 ufp). W załączniku gmina wymienia każde przedsięwzięcie wieloletnie z okresem realizacji, łącznymi nakładami i limitami wydatków na poszczególne lata (art. 226 ust. 3 ufp).

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy to kwota, gwarancja albo poręczenie, które wykonawca wnosi co do zasady przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, jeśli zamawiający go wymaga; służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy (art. 449 ust. 2-3 Pzp). Wynosi najwyżej 5 % ceny całkowitej z oferty, a gdy uzasadnia to przedmiot zamówienia lub ryzyko opisane w dokumentach zamówienia - najwyżej 10 % (art. 452 ust. 2-3 Pzp).

Zamówienie in-house to zamówienie z wolnej ręki, którego zamawiający publiczny, np. gmina, udziela bez konkurencji kontrolowanej przez siebie osobie prawnej, np. spółce komunalnej (art. 214 ust. 1 pkt 11 Pzp). Trzy warunki muszą być spełnione łącznie: kontrola jak nad własną jednostką, ponad 90 % działalności tej osoby prawnej to zadania powierzone przez zamawiającego, a w jej kapitale nie ma bezpośredniego udziału prywatnego.

Zamówienie poniżej progu to zamówienie klasyczne zamawiającego publicznego, np. gminy, o wartości mniejszej niż 170 000 zł netto, do którego nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych (art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp); zamawiający udziela go według własnych zasad, zwykle regulaminu zamówień. Nazwa „zamówienie bagatelne” jest potoczna, ustawa jej nie używa.

Zamówienie sektorowe to zamówienie udzielane przez zamawiającego sektorowego, np. spółkę wodociągową, ciepłowniczą lub komunikacyjną gminy, w celu prowadzenia działalności sektorowej: obsługi sieci wody pitnej (ze związanym z nią odprowadzaniem ścieków), energii elektrycznej, gazu i ciepła, transportu publicznego, portów, poczty lub wydobycia paliw (art. 7 pkt 35 i art. 5 ust. 4 Pzp). Pzp stosuje się do niego dopiero od progów unijnych (art. 2 ust. 1 pkt 2 Pzp), czyli w latach 2026-2027 od 1 861 920 zł netto dla dostaw i usług (poza usługami społecznymi) i od 23 291 240 zł netto dla robót budowlanych.

Zamówienie z wolnej ręki to tryb Prawa zamówień publicznych, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą (art. 213 ust. 1 Pzp). Wolno go użyć wyłącznie w okolicznościach wymienionych w ustawie (art. 214 ust. 1 Pzp, a poniżej progów unijnych art. 305 Pzp), np. gdy tylko jeden wykonawca może wykonać zamówienie z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze.

Zapytanie ofertowe to zaproszenie zamawiającego do złożenia oferty, stosowane zwykle przy zakupach poniżej progu stosowania Pzp (170 000 zł netto), gdy procedurę ustala regulamin zamówień zamawiającego, a nie ustawa. Pzp tego pojęcia nie definiuje; w projektach finansowanych z funduszy UE zapytanie ofertowe jest też elementem zasady konkurencyjności z Wytycznych kwalifikowalności 2021-2027.

Zasada konkurencyjności to procedura wyboru wykonawcy w projektach z funduszy polityki spójności UE na lata 2021-2027, opisana w podrozdziale 3.2 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków (dokument ministra, nie ustawa). Według wersji Wytycznych z 19.05.2026 r. zasady nie stosuje się do zamówień o wartości nieprzekraczającej 80 000 zł netto ani do zamówień udzielanych według Pzp, a zapytanie ofertowe ogłasza się w Bazie Konkurencyjności.

Zmiana budżetu gminy to zmiana planu dochodów lub wydatków w trakcie roku budżetowego. Dokonuje jej rada uchwałą, której projekt może przygotować tylko wójt (art. 233 pkt 3 ufp), albo wójt zarządzeniem w zakresie z art. 257 ufp lub z upoważnienia rady z art. 258 ufp.