Centralny Rejestr Umów - co widać od 1.07.2026 i jak to czytać jako sprzedawca

Dlaczego rejestr umów to dla ciebie sygnał sprzedażowy

Zapytanie ofertowe w BIPBiuletyn Informacji Publicznej. Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) to urzędowy publikator teleinformatyczny, w którym gminy i inne podmioty zobowiązane do udostępniania informacji publicznej udostępniają ją w internecie (art. 8 ust. 1-2 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Każda gmina prowadzi własną stronę BIP (art. 9 ust. 2). Więcej mówi, co gmina chce kupić teraz. Rejestr umów mówi, co już kupiła, od kogo, za ile i na jak długo. Dla sprzedawcy to historia zakupów konkretnej jednostki.

Każda umowa w CRU to potencjalny lead. Trzeba o niej wiedzieć i wiedzieć, co z nią zrobić. Umowa serwisowa zawarta na 6 miesięcy kończy się w znanym dniu. Na kilka tygodni przed tym dniem jednostka zacznie szukać wykonawcy na kolejny okres.

Co to znaczy dla twojej sprzedaży: z CRU ustalisz, do kogo i kiedy zgłosić się z ofertą, zanim pojawi się zapytanie.

Co mówi prawo o Centralnym Rejestrze Umów

Obowiązek wpisu ma kierownik każdej jednostki sektora finansów publicznych (art. 34a ust. 1 ufpustawa o finansach publicznych. Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o gospodarowaniu pieniędzmi publicznymi, w tym o budżecie i wieloletniej prognozie finansowej gminy. Więcej w brzmieniu Dz.U. 2025 poz. 1844). Do sektora należą m.in. gminy, jednostki budżetowe (szkoły, ośrodki pomocy społecznej), samorządowe zakłady budżetowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej i samorządowe instytucje kultury (art. 9 ufp). Gdy umowę zawiera organ władzy publicznej, np. wójt w imieniu gminy, obowiązek wykonuje kierownik jednostki, która ten organ obsługuje, czyli urzędu gminy (art. 34a ust. 4 ufp).

Rejestr obejmuje umowę, która jednocześnie jest zamówieniem i ma określoną formę (art. 34a ust. 1 ufp). Zamówienie to umowa odpłatna, w której zamawiający kupuje roboty budowlane, dostawy lub usługi (art. 7 pkt 32 PzpPrawo zamówień publicznych. Ustawa z 11 września 2019 r., według której zamawiający publiczny udziela zamówień o wartości od 170 000 zł netto. Więcej). Forma pisemna to podpisany dokument, dokumentowa to np. zamówienie wysłane i przyjęte mailem, a elektroniczna to plik z podpisem kwalifikowanym (art. 78, 77² i 78¹ kc). Nie ma znaczenia, czy zakup przeszedł przetarg, czy był poniżej progu 170 000 zł.

Dane z rejestru możesz ponownie wykorzystywać nieodpłatnie, na warunkach ustalonych przez Ministra Finansów (art. 34b ust. 7 ufp). Wyszukiwarka Ministerstwa Finansów działa pod adresem rejestrumow.gov.pl.

Jakie pola zobaczysz i co z nich wyczytasz

Zakres informacji wylicza art. 34a ust. 7 ufp, a szczegóły podaje § 3 rozporządzenia Dz.U. 2026 poz. 440.

Wartość to kwota z umowy, a nie to, co jednostka faktycznie zapłaciła (§ 2 ust. 1 i 3 rozporządzenia). Przy umowie na czas nieoznaczony wpisuje się wartość za pierwsze 48 miesięcy (§ 2 ust. 1). Gdy umowa nie podaje kwoty, wpisuje się środki, które jednostka zamierza na nią przeznaczyć (§ 2 ust. 2). Wyszukiwać możesz według kryteriów opartych na tych polach (§ 13 ust. 2 rozporządzenia). Kiedy jednostka musi zapłacić fakturę i co robić, gdy się spóźnia, piszemy w tekście o terminach płatności JST.

Jak czytać CRU w praktyce

Rejestr odpowiada na cztery pytania sprzedawcy.

Kto jest twoim konkurentem. Wyszukaj przedmiot z twojej branży w jednostkach z twojego terenu. Pole „strony umowy” poda nazwę i NIP firmy. Jeśli wyszukiwarka pozwala szukać po wykonawcy, sprawdź też odwrotnie: wszystkie umowy konkurenta w regionie. Gdy zakup szedł w przetargu, ceny konkurencji i rozpiętość ofert wyczytasz z dokumentów, które gmina publikuje przed wpisem w CRU - rozbieramy je w tekście o ogłoszeniu o wyniku i informacji o wyborze oferty.

Jakie są ceny. Wartość umowy pokazuje kwotę całkowitą, bez cen jednostkowych. Porównuj więc umowy o podobnym zakresie i okresie. Szczegóły, np. stawkę za godzinę, znajdziesz w treści umowy, o którą możesz wnioskować (art. 10 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Klauzule tajemnicy przedsiębiorstwa w takich umowach uważa się co do zasady za niezastrzeżone (art. 35 ufp).

Kiedy kończą się umowy. Dodaj okres do daty zawarcia. Pole „dzień zakończenia” system oznacza dopiero przy zmianie statusu na nieaktywny (§ 3 pkt 6 rozporządzenia), więc nie czekaj na nie.

Jak często jednostka kupuje daną usługę. Licz umowy na ten sam przedmiot w jednej jednostce. Trzy umowy po 3 miesiące w ciągu roku zamiast jednej rocznej to sygnał, że jednostka kupuje doraźnie. Zwróć też uwagę na jednostki podległe: szkoła, dom kultury i ośrodek sportu wpisują swoje umowy osobno, niezależnie od urzędu.

Co z tym zrobić

Przykład: kiedy kończy się umowa konkurenta

Załóżmy, że serwisujesz instalacje grzewcze i obsługujesz kilka gmin w swoim powiecie. W jednej z nich kotłownie zespołu szkół od lat obsługuje firma z sąsiedniego powiatu. Chcesz wiedzieć, kiedy kończy się jej umowa, żeby zgłosić się przed kolejnym zakupem. Tak może wyglądać twoje pół roku z rejestrem.

Ten schemat powtórzysz w każdej branży z umowami okresowymi: utrzymanie zieleni, odbiór odpadów z jednostek, serwis IT, dowóz uczniów.

Pułapki i ograniczenia

• Szukanie umów sprzed lipca 2026 r. Rejestr obejmuje umowy zawarte od 1.07.2026. Wieloletnia umowa z 2025 r. się w nim nie pojawi. Historię sprzed tej daty ustalisz z BIP lub z wniosku o informację publiczną.
• Spółka komunalna jako klient. Spółki prawa handlowego nie należą do sektora finansów publicznych (art. 9 pkt 14 ufp wprost je wyłącza), więc wodociągi czy spółka śmieciowa w formie spółki nie wpisują swoich umów. Szukaj ich zakupów na ich stronach i platformach zakupowych, a jak kupują, opisujemy w tekście o spółkach komunalnych i zamówieniach sektorowych.
• Brak drobnego zakupu w rejestrze. Umowa ustna nie spełnia warunku formy (art. 34a ust. 1 pkt 2 ufp). Jednostka może ją wpisać dobrowolnie, ale nie musi (art. 34a ust. 6 ufp). Sama faktura nie jest umową, więc nie decyduje o wpisie. Zamówienie wysłane mailem i przyjęte mailem to już forma dokumentowa (art. 77² kc), więc taka umowa trafia do rejestru. Tak wyjaśnia to Ministerstwo Finansów w odpowiedziach na pytania o CRU.
• Wpis opóźniony o miesiąc. Jednostka ma 30 dni, a dni awarii systemu się nie wlicza (art. 34a ust. 10 ufp). Brak umowy w sierpniu nie znaczy, że jej nie ma.
• Wartość z umowy to nie cena rynkowa. Kwota obejmuje opcje i wznowienia (§ 2 ust. 4 rozporządzenia). Umowa „do 50 000 zł” z opcją może skończyć się na 30 000 zł.
• Twoja umowa też będzie widoczna. Konkurencja zobaczy twoją nazwę, NIP i wartość umowy. Przy jednoosobowej działalności rejestr co do zasady pokaże też twoje imię i nazwisko. Licz się z tym, ustalając cenę.

Tekst nie obejmuje umów w szpitalach-spółkach ani w spółdzielniach. Wątpliwości co do jawności konkretnej umowy wyjaśnisz z prawnikiem.

Dla zaawansowanych

Dwa warunki łącznie. Art. 34a ust. 1 ufp obejmuje informacje o umowie zawartej przez jednostkę sektora finansów publicznych „lub na jej rzecz”, jeżeli umowa łącznie: 1) stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 Pzp i 2) została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej. Próg kwotowy nie pojawia się ani w ustawie, ani w rozporządzeniu. Ministerstwo Finansów w odpowiedziach na pytania o CRU (pkt 10.2) pisze wprost, że obowiązek obejmuje umowy od 1 grosza. Starsze brzmienie art. 34a z progiem 500 zł, widoczne jeszcze w tekście jednolitym ufp (Dz.U. 2025 poz. 1483), zastąpiła ustawa Dz.U. 2025 poz. 1844, zanim weszło w życie.

Forma dokumentowa. Wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie (art. 77² kc), a dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 77³ kc). Podpis nie jest potrzebny. Stąd stanowisko MF: mail, skan i formularz online z akceptacją warunków na stronie to forma dokumentowa (pkt 10.7), faktura jest dowodem księgowym, a nie umową (pkt 10.4), umowa ustna wchodzi do rejestru tylko z decyzji kierownika (pkt 10.8, art. 34a ust. 6 ufp).

Kto technicznie wpisuje. Przy umowie organu obowiązek ma kierownik jednostki obsługującej ten organ (art. 34a ust. 4 ufp); kierownikiem urzędu gminy jest wójt (art. 33 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym). Wpisy robią pracownicy z uprawnieniem wprowadzającego albo publikującego (§ 10 rozporządzenia), a system przyjmuje też dane hurtowo z innych systemów przez API (§ 12).

Wartość i okres. Wartość to kwota z umowy z dokładnością do grosza, z opcjami i wznowieniami, bez VAT, a przy czasie nieoznaczonym - za pierwsze 48 miesięcy (§ 2 i § 3 pkt 4 rozporządzenia). Dzień zakończenia system wpisuje sam w dniu zmiany statusu na nieaktywny (§ 3 pkt 6). Przy zamówieniu realizowanym od ręki MF zaleca wpisać okres jednego dnia (pkt 11.4.2), więc krótki okres w rejestrze nie zawsze oznacza krótką usługę.

Dane wykonawcy. Przedsiębiorcę z Polski oznacza się nazwą (firmą), REGON, NIP-em i adresem (§ 3 pkt 2 lit. a), osobę fizyczną - imieniem i nazwiskiem (lit. c). MF przyjmuje, że imię i nazwisko podaje się także przy osobie prowadzącej działalność, chyba że kierownik wyłączy jawność (pkt 11.5.1). Wyłączenie obejmuje informacje chronione z art. 5 ust. 1 i 2-2b ustawy o dostępie do informacji publicznej (art. 34a ust. 8 ufp), a wpis wskazuje wtedy podstawę wyłączenia (§ 3 pkt 7).

Pytania

Podstawa prawna

Ustawa o finansach publicznych: art. 9, art. 34a, art. 34b w brzmieniu Dz.U. 2025 poz. 1844, art. 35, art. 238. Ustawa z 14.10.2021 r.: art. 14a w brzmieniu Dz.U. 2025 poz. 1844. Rozporządzenie Dz.U. 2026 poz. 440: § 2, § 3, § 10, § 12, § 13. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 793): art. 7 pkt 32. Ustawa o dostępie do informacji publicznej: art. 10 ust. 1 w brzmieniu od 1.07.2026. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795): art. 77², 77³, 78 i 78¹. Ustawa o samorządzie gminnym: art. 33 ust. 3. Ministerstwo Finansów: najczęściej zadawane pytania o CRU JSFP (wersja z 17.08.2026) i wyszukiwarka rejestrumow.gov.pl.