Jak kupują spółdzielnie mieszkaniowe

Dlaczego spółdzielnia to osobny rynek obok gminy

Spółdzielnie zarządzają blokami, w których żyje duża część mieszkańców miast. Zlecają dachy, elewacje, piony, windy, domofony, zieleń, sprzątanie i przeglądy. Pieniądze pochodzą z opłat członków i właścicieli lokali, nie z budżetu gminy. Dlatego spółdzielnia nie ma uchwały budżetowej, sesji rady ani zapytań w Biuletynie Informacji Publicznej (BIPBiuletyn Informacji Publicznej. Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) to urzędowy publikator teleinformatyczny, w którym gminy i inne podmioty zobowiązane do udostępniania informacji publicznej udostępniają ją w internecie (art. 8 ust. 1-2 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Każda gmina prowadzi własną stronę BIP (art. 9 ust. 2). Więcej) gminy.

Sygnał zakupu wygląda tu inaczej. Najważniejszy jest zwykle plan remontów na kolejny rok i decyzje organów spółdzielni o wydatkach z funduszu remontowego. Gdy wiesz, że budynek przy danej ulicy ma w planie wymianę pokrycia dachu, masz kilka miesięcy przewagi. Co to znaczy dla twojej sprzedaży: kto zna plan remontów, ten nie czeka na ogłoszenie, tylko szykuje się na nie.

Co mówi prawo: dlaczego spółdzielnia co do zasady nie stosuje Pzp

Ustawa obowiązuje zamawiających publicznych wymienionych w art. 4 Pzp. Pierwsza grupa to jednostki sektora finansów publicznych z art. 9 ustawy o finansach publicznych (ufpustawa o finansach publicznych. Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o gospodarowaniu pieniędzmi publicznymi, w tym o budżecie i wieloletniej prognozie finansowej gminy. Więcej). Spółdzielni mieszkaniowych w tym katalogu nie ma. Druga grupa (art. 4 pkt 3 Pzp) to inne osoby prawne, które łącznie spełniają dwa warunki. Muszą być utworzone do zaspokajania potrzeb powszechnych, nie przemysłowych ani handlowych. Do tego zamawiający publiczni muszą je finansować w ponad 50 % albo kontrolować ich organy (pełne warunki w sekcji „Dla zaawansowanych”).

Spółdzielnia zaspokaja potrzeby mieszkaniowe swoich członków (art. 1 ust. 1 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, dalej usm). Jej majątek jest prywatną własnością członków (art. 3 Prawa spółdzielczego), a radę nadzorczą wybierają członkowie (art. 45 § 1). Dlatego co do zasady nie jest zamawiającym publicznym. Tak oceniła też Krajowa Izba Odwoławcza: odwołanie od wyniku przetargu, który spółdzielnia prowadziła według własnego regulaminu i za własne środki, odrzuciła, bo spółdzielnia nie jest zamawiającym z art. 4 ani art. 6 Pzp, więc przepisy ustawy nie mają zastosowania (postanowienie z 20.03.2024, KIO 813/24).

Wyjątek pierwszy: zamawiający subsydiowany. Spółdzielnia może zostać zamawiającym subsydiowanym (art. 6 Pzp), ale przy remoncie bloku to praktycznie wykluczone. Muszą się zbiec łącznie trzy rzeczy: ponad 50 % wartości zamówienia ze środków publicznych, wartość od progów unijnych (dla robót 5 404 000 euro, czyli 23 291 240 zł) i przedmiot z zamkniętej listy w art. 6 pkt 3. Lista obejmuje roboty z zakresu inżynierii lądowej lub wodnej, szpitale, obiekty sportowe, rekreacyjne lub wypoczynkowe, szkoły, uczelnie i budynki administracji publicznej oraz usługi związane z tymi robotami. Budynków mieszkalnych nie wymienia. Art. 6 mógłby więc dotyczyć spółdzielni tylko przy innej inwestycji z tej listy, np. obiekcie sportowym dla osiedla.

Wyjątek drugi, częstszy: dotacja. Przy projekcie z funduszy UE spółdzielnia jako beneficjent niebędący zamawiającym publicznym stosuje zasadę konkurencyjności, bo zobowiązuje ją do tego umowa o dofinansowanie (Wytyczne, podrozdział 3.2 pkt 1). Zapytanie trafia do Bazy Konkurencyjności. Szczegóły: Baza Konkurencyjności i zasada konkurencyjności powyżej 80 tys. zł. Przy krajowej dotacji zasady wyboru wykonawcy, jeśli program je przewiduje, wynikają z umowy lub regulaminu programu, nie z ustaw spółdzielczych.

Płatności. Spółdzielnia nie jest podmiotem publicznym w rozumieniu ustawy o opóźnieniach (art. 4 pkt 2 odsyła do art. 4 Pzp). Stosujesz więc art. 7, nie art. 8. Termin zapłaty w umowie nie może przekroczyć 60 dni od doręczenia faktury. Strony mogą wyraźnie ustalić dłuższy, jeśli nie jest rażąco nieuczciwy wobec ciebie (art. 7 ust. 2). Gdy dłużnik jest dużym przedsiębiorcą, a ty MŚP (mikro, małym lub średnim przedsiębiorcą), 60 dni to granica bez wyjątku, także dla każdej raty (art. 7 ust. 2a). Duży przedsiębiorca składa ci oświadczenie o swoim statusie najpóźniej przy pierwszej umowie (art. 4c). Po terminie z umowy odsetki przysługują ci bez wezwania (art. 7 ust. 1), a do tego rekompensata 40, 70 albo 100 euro zależnie od kwoty (art. 10 ust. 1). Jeśli termin w umowie łamie granice z ust. 2 lub 2a, odsetki liczysz już po 60 dniach od doręczenia faktury (art. 7 ust. 3). Ustawa obejmuje taką umowę, bo jej stronami są przedsiębiorcy w rozumieniu Prawa przedsiębiorców (art. 2 pkt 1 ustawy o opóźnieniach). Przedsiębiorcą jest m.in. osoba prawna wykonująca działalność gospodarczą (art. 4 ust. 1 Prawa przedsiębiorców), a spółdzielnia jest osobą prawną (art. 11 § 1 Prawa spółdzielczego), która w interesie członków prowadzi wspólną działalność gospodarczą (art. 1 § 1).

Jak to wygląda w praktyce: kto w spółdzielni decyduje o zakupie

Organy spółdzielni i ich podstawowe kompetencje wyznacza Prawo spółdzielcze, a szczegóły statut. Dlatego tabelę czytaj razem ze statutem konkretnej spółdzielni.

Regulamin bywa nazwany regulaminem przetargów albo regulaminem wyboru wykonawców robót i usług. Progi kwotowe i liczba ofert to zapisy regulaminu danej spółdzielni, nie przepisy, więc sprawdź je u źródła. Ustawa podpowiada, gdzie szukać: regulaminy, uchwały i protokoły obrad organów spółdzielni powinny być na jej stronie internetowej (art. 8¹ ust. 3 usm). Ogłoszenia trafiają na stronę spółdzielni, na tablice ogłoszeń w siedzibie i administracjach osiedli, a większe zakupy także na ogólnopolskie portale z ogłoszeniami o przetargach.

Przy umowie zwróć uwagę na reprezentację. Oświadczenia woli za spółdzielnię składają dwaj członkowie zarządu albo jeden członek zarządu i pełnomocnik (art. 54 § 1 Prawa spółdzielczego). Kto jest w zarządzie, sprawdzisz w odpisie z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Co z tym zrobić

Przykład: wymiana pokryć dachowych w trzech blokach

Bez sygnału: w dwa tygodnie musisz obmierzyć trzy dachy, policzyć kosztorys ofertowy, którego wymaga regulamin, i zebrać referencje. Oferta wychodzi w ostatni dzień, liczona na kolanie.

Z sygnałem ten sam konkurs wygląda tak:

Różnica to dwa miesiące przygotowań zamiast 14 dni. Sygnałem nie było ogłoszenie, tylko listopadowa uchwała o planie remontów.

Pułapki i ograniczenia

• Oferta według Pzp zamiast według regulaminu. Firma szykuje oświadczenia i dokumenty jak w przetargu publicznym, a pomija wymagany przez regulamin kosztorys ofertowy. Skutek: odrzucenie. Zapobieganie: czytaj warunki z ogłoszenia i regulaminu spółdzielni.
• Umowa podpisana przez jedną osobę. Kierownik administracji osiedla podpisuje zlecenie sam, bez pełnomocnictwa. Ustawa wymaga podpisów dwóch członków zarządu albo członka zarządu i pełnomocnika (art. 54 § 1 Prawa spółdzielczego). Skutek: spór o ważność umowy i zapłatę. Zapobieganie: sprawdź skład zarządu w KRS i poproś o pełnomocnictwo osoby, która podpisuje obok członka zarządu.
• Termin zapłaty 90 dni bez uzasadnienia. Skutek: miesiące kredytowania klienta. Zapobieganie: negocjuj do 60 dni. Jeśli 90 dni ustalono niezgodnie z art. 7 ust. 2 lub 2a, odsetki należą ci się już po 60 dniach od doręczenia faktury (art. 7 ust. 3 ustawy o opóźnieniach).
• Pominięty wymóg dotacji. Remont z dofinansowaniem wymaga innej procedury niż regulamin. Skutek: wydatek niekwalifikowalny i spór z klientem. Zapobieganie: zapytaj o źródło finansowania na starcie.
• Czego tu nie znajdziesz. Tekst nie opisuje wspólnot mieszkaniowych ani TBS-ów. Przy sporze o ważność umowy albo o status spółdzielni wobec Pzp porozmawiaj z prawnikiem.

Dla zaawansowanych

Art. 4 pkt 3 Pzp w pełnym brzmieniu. To osoba prawna spoza sektora finansów publicznych, „utworzona w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemających charakteru przemysłowego ani handlowego”, jeżeli zamawiający publiczni, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio lub pośrednio: finansują ją w ponad 50 % (lit. a), mają ponad połowę udziałów albo akcji (lit. b), nadzorują organ zarządzający (lit. c) albo mogą powołać ponad połowę organu nadzorczego lub zarządzającego (lit. d). Spółdzielnia mieszkaniowa zwykle nie spełnia żadnego z warunków: cel to potrzeby mieszkaniowe członków i ich rodzin (art. 1 ust. 1 usm), nie powszechne; majątek jest prywatną własnością członków (art. 3 Prawa spółdzielczego), radę wybierają członkowie (art. 45 § 1), zarząd rada lub walne (art. 49 § 2). Wynik zależy jednak od stanu faktycznego, np. przy znaczącym udziale gminy w finansowaniu. W sprawie KIOKrajowa Izba Odwoławcza. Krajowa Izba Odwoławcza (KIO) to organ, który rozpoznaje odwołania na niezgodne z Prawem zamówień publicznych czynności i zaniechania zamawiającego w postępowaniach objętych tą ustawą (art. 473 ust. 1 pkt 1 i art. 513 Pzp). Poniżej progów unijnych odwołanie wnosi się co do zasady w 5 dni od przekazania informacji o czynności zamawiającego środkami komunikacji elektronicznej (art. 515 ust. 1 pkt 2 lit. a Pzp). Więcej 813/24 Izba oparła się na oświadczeniu spółdzielni, że remont dachów finansuje ze środków własnych, i na regulaminie dołączonym do odwołania; spółdzielni finansowanej lub kontrolowanej przez gminę to postanowienie nie bada.

Brak ustawowej procedury. Ani usm, ani Prawo spółdzielcze nie odsyłają do Pzp i nie nakazują przetargu przy wyborze wykonawcy robót lub usług. Słowo „przetarg” w usm dotyczy lokali po wygaśnięciu praw do nich (np. art. 11 ust. 2, art. 17¹² ust. 2). Regulamin wiąże więc spółdzielnię wewnętrznie; jego naruszenie to sprawa nadzoru rady i odpowiedzialności zarządu, nie odwołania do KIO.

Reprezentacja i pełnomocnictwa. Przy zarządzie jednoosobowym oświadczenie woli mogą złożyć także dwaj pełnomocnicy (art. 54 § 1 zdanie drugie Prawa spółdzielczego). Zarząd może udzielić pełnomocnictwa do czynności związanych z bieżącą działalnością gospodarczą albo do czynności określonego rodzaju (art. 55 § 1), a statut może wymagać na to zgody rady (art. 55 § 2). Zakres umocowania osoby podpisującej zlecenie sprawdź w pełnomocnictwie.

Jawność. Członek może żądać kopii umów i faktur spółdzielni z osobami trzecimi (art. 8¹ ust. 1 usm), więc twoje ceny mogą trafić do członków. Ustawy o dostępie do informacji publicznej spółdzielnia co do zasady nie stosuje: Ministerstwo Rozwoju i Technologii w odpowiedzi z 7.11.2025 na interpelację nr 12583 uznało ją za podmiot prawa prywatnego.

Projekt UE. Wytyczne stosuje się w wersji z dnia wszczęcia postępowania, czyli publikacji zapytania (rozdział 1 pkt 8). Beneficjent niebędący zamawiającym w rozumieniu Pzp nie może udzielać zamówień podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo (sekcja 3.2.2 pkt 7).

Odsetki po 30 dniach i termin ponad 120 dni. Przy terminie dłuższym niż 30 dni wierzyciel niebędący dużym przedsiębiorcą może żądać odsetek ustawowych po upływie 30 dni od wykonania świadczenia i doręczenia faktury, nie dłużej niż do dnia wymagalności (art. 5 ustawy o opóźnieniach). Termin ponad 120 dni od doręczenia faktury, ustalony z naruszeniem art. 7 ust. 2, daje prawo odstąpić od umowy albo ją wypowiedzieć (art. 7 ust. 3a).

Pytania

Podstawa prawna

• Pzp, t.j. Dz.U. 2026 poz. 793: art. 2 ust. 1 pkt 1, art. 4 pkt 1 i 3, art. 6.
• Obwieszczenie Prezesa UZP w sprawie progów unijnych na lata 2026-2027 (M.P. 2025 poz. 1247): próg dla robót zamawiających subsydiowanych.
• Ustawa o finansach publicznych, t.j. Dz.U. 2025 poz. 1483: art. 9, art. 44 ust. 3; art. 34a w brzmieniu Dz.U. 2025 poz. 1844.
• Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, t.j. Dz.U. 2023 poz. 1790: art. 2, art. 4 pkt 2, art. 4c, art. 5, art. 7 ust. 1-3a, art. 8 ust. 2, art. 10 ust. 1.
• Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 889: art. 1 ust. 1, art. 4 ust. 4¹, art. 6 ust. 3, art. 8¹ ust. 1 i 3, art. 8³ ust. 1, art. 11 ust. 2, art. 17¹² ust. 2.
• Prawo spółdzielcze, t.j. Dz.U. 2026 poz. 521: art. 1 § 1, art. 3, art. 11 § 1, art. 38 § 1, art. 45 § 1, art. 46 § 1-2, art. 48, art. 49 § 2, art. 54 § 1, art. 55 § 1-2.
• Prawo przedsiębiorców, t.j. Dz.U. 2025 poz. 1480: art. 3, art. 4 ust. 1.
• Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 w wersji z 19.05.2026 (komunikat M.P. 2026 poz. 523): rozdział 1 pkt 8, podrozdział 3.2.
• Odpowiedź Ministerstwa Rozwoju i Technologii z 7.11.2025 na interpelację nr 12583.
• Postanowienie Krajowej Izby Odwoławczej z 20.03.2024, KIO 813/24.